{"id":186968,"date":"2021-09-30T12:55:37","date_gmt":"2021-09-30T11:55:37","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.jetbrains.com\/youtrack\/2021\/09\/discovering-youtrack-workflows\/"},"modified":"2021-09-30T15:54:23","modified_gmt":"2021-09-30T14:54:23","slug":"discovering-youtrack-workflows","status":"publish","type":"youtrack","link":"https:\/\/blog.jetbrains.com\/de\/youtrack\/2021\/09\/discovering-youtrack-workflows\/","title":{"rendered":"YouTrack entdecken: Workflows"},"content":{"rendered":"\n
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In allen Jobs gibt es Routineaufgaben, besonders wenn man im Team arbeitet: eine User Story schlie\u00dfen, wenn alle Teilaufgaben erledigt sind; Teamkollegen an bevorstehende Termine erinnern; eine Release-Aufgabe mit einer Reihe von Teilaufgaben erstellen und diese den zust\u00e4ndigen Personen zuweisen. Kommen Ihnen einige dieser Vorg\u00e4nge bekannt vor? Die manuelle Durchf\u00fchrung dieser Aufgaben ist zeitaufw\u00e4ndig und erh\u00f6ht die Wahrscheinlichkeit, dass etwas Wichtiges \u00fcbersehen wird. YouTrack kann hier Abhilfe schaffen. Vor einigen Jahren haben wir Workflows eingef\u00fchrt, mit denen Sie all diese Routineaufgaben automatisieren k\u00f6nnen. In diesem Blogbeitrag m\u00f6chten wir Ihnen die Grundlagen der Workflows-Funktionalit\u00e4t vorstellen, damit Sie und Ihr Team YouTrack ganz einfach an Ihre Prozesse anpassen und Routineaufgaben automatisieren k\u00f6nnen.<\/p>\n\n

Und das ist nicht die einzige gute Nachricht. In einem der n\u00e4chsten gro\u00dfen YouTrack-Updates in diesem Herbst werden wir die Workflows-Funktionalit\u00e4t weiter ausbauen. Mit einem neuen visuellen Workflow-Editor werden Sie ohne Programmierkenntnisse Workflows erstellen k\u00f6nnen. Sie k\u00f6nnen dann Komponenten einfach mit der Maus ziehen und ablegen, um Ihren Prozess abzubilden.<\/p>\n\n

Schauen wir uns nun die Workflows in YouTrack etwas genauer an, um herauszufinden, wie Sie sie effektiv nutzen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n

Wozu brauchen wir Workflows?<\/h2>\n\n

Workflows unterst\u00fctzen Ihre Teamprozesse und helfen Ihnen, Routineaufgaben zu automatisieren. Sehen wir uns einige Szenarien an, bei denen Workflows Ihnen helfen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n

Unerw\u00fcnschte Updates verhindern<\/h3>\n\n

Nehmen wir an, Sie haben ein Buchhaltungsteam, das Zahlungsanforderungen bearbeitet. Ihr Unternehmen m\u00f6chte nicht, dass das Buchhaltungsteam Zahlungsaufforderungen ohne die Genehmigung eines Vorgesetzten annimmt. Das hei\u00dft, Sie wollen sicherstellen, dass die Buchhaltung eine Zahlungsanforderung erst annehmen kann, nachdem diese genehmigt wurde. Den Status jeder Anfrage manuell zu \u00fcberpr\u00fcfen ist sehr zeitaufw\u00e4ndig, und es besteht ein erhebliches Risiko, dass irgendwann eine nicht genehmigte Anfrage durchrutscht.<\/p>\n\n

Wie k\u00f6nnen Workflows hier helfen? Durch den Versuch, eine Zahlungsanforderung zu akzeptieren, k\u00f6nnte ein Workflow ausgel\u00f6st werden, der den Status der Anforderung \u00fcberpr\u00fcft. Der Vorgang wird nur zugelassen, wenn die Zahlungsanforderung genehmigt wurde. Wenn die Buchhaltung versucht, die Zahlungsanforderung zu bearbeiten, bevor sie genehmigt wurde, wird eine Meldung angezeigt, dass die Zahlungsanforderung nicht akzeptiert werden kann und der Vorgang r\u00fcckg\u00e4ngig gemacht wird. Dadurch wird sichergestellt, dass der vorgesehene Ablauf genau eingehalten wird und keine Zahlungsanforderungen vorzeitig akzeptiert werden.<\/p>\n\n

Wiederkehrende Aufgaben erstellen<\/h3>\n\n

Stellen wir uns nun vor, Sie arbeiten in einem Marketingteam. Jeden Monat ver\u00f6ffentlichen Sie einen Newsletter f\u00fcr die Produkte des Teams. Das Ticket f\u00fcr diesen Newsletter ist jeden Monat ziemlich gleich \u2013 der gleiche Titel, der gleiche Termin, dieselbe zust\u00e4ndige Person \u2013 sodass man leicht den bevorstehenden Newsletter und das Erstellen des dazugeh\u00f6rigen Tickets vergessen kann. Mit YouTrack-Workflows k\u00f6nnen Sie hier gleich zwei Probleme l\u00f6sen.<\/p>\n\n

Ohne jeden menschlichen Eingriff kann der Workflow nach einem festgelegten Zeitplan \u2013 beispielsweise einmal im Monat \u2013 Tickets mit vordefinierten Titeln und Feldern (Bearbeiter, Termin, Liste der erforderlichen Elemente) erstellen. Dies dient einerseits als Automatisierung und andererseits als Erinnerung an das Team. Wenn ein Ticket erstellt wird, werden die entsprechenden Personen automatisch benachrichtigt, sodass sie weder die Termine im Auge behalten noch die Tickets manuell erstellen m\u00fcssen.<\/p>\n\n

Dar\u00fcber hinaus kann der Workflow dem Marketingteam Erinnerungen an bevorstehende Termine im Zusammenhang mit dem Newsletter senden. So k\u00f6nnte beispielsweise drei Tage vor dem Abgabetermin der Materialien an das Redaktionsteam eine Erinnerung versendet werden.<\/p>\n\n

Bei Ticket\u00e4nderung Felder aktualisieren<\/h3>\n\n

Unabh\u00e4ngig von der Art der T\u00e4tigkeit gibt es in fast jedem Team notwendige Routineaufgaben, die keinen Spa\u00df machen: eine User Story schlie\u00dfen, wenn alle Teilaufgaben erledigt sind; eine Kaffeemaschinenreparatur bei der B\u00fcroverwaltung anfordern; die Arbeitszeit f\u00fcr die Vorbereitung eines Events erfassen und protokollieren \u2013 und so weiter. Workflows k\u00f6nnen Ihnen dabei helfen, die Notwendigkeit menschlicher Eingaben zu vermeiden, damit Ihr Team keine Zeit f\u00fcr solche banalen Probleme aufwenden muss.<\/p>\n\n

Ein Workflow kann auf Ticket\u00e4nderungen reagieren \u2013 etwa wenn Sie mit der Bearbeitung des Tickets beginnen, wenn Sie es als gel\u00f6st markieren oder wenn Sie es jemand anderem zuweisen. Sie k\u00f6nnen festlegen, wie der Workflow reagieren soll \u2013 z. B. einen Timer starten, die \u00fcbergeordnete Aufgabe schlie\u00dfen oder die Ticketpriorit\u00e4t \u00e4ndern. Auf diese Weise k\u00f6nnen Sie den perfekten Prozess direkt im Workflow definieren.<\/p>\n\n

YouTrack-Workflows \u2013 die Grundlagen<\/h2>\n\n

Ein Workflow<\/a> ist einfach ein Container, in dem Sie eine oder mehrere Regeln hinterlegen. Jede Regel ist ein Skript, das auf einen bestimmten Anwendungsfall ausgerichtet ist. Wir empfehlen, Regeln in einem Workflow zusammenzufassen, wenn sie demselben Zweck dienen, beispielsweise der Strukturierung eines Kanban-Prozesses oder der Handhabung von F\u00e4lligkeitsterminen. Workflows beziehen sich auf ein Projekt und m\u00fcssen an das Projekt angeh\u00e4ngt<\/a> werden, bevor sie aktiv werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n

YouTrack wird mit einer Reihe von Standard-Workflows ausgeliefert, die Sie nach Belieben verwenden k\u00f6nnen. Darunter sind Workflows, die g\u00e4ngige Anwendungsf\u00e4lle wie Erinnerungen an bevorstehende Termine und die automatische Zuweisung von Tickets umsetzen. Wenn Sie keinen Workflow finden, der Ihren Anforderungen entspricht, k\u00f6nnen Sie jederzeit Ihren eigenen Workflow erstellen. <\/p>\n\n\n\n

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Struktur der Regeln<\/h2>\n\n

Die meisten Regeln bestehen aus drei Hauptteilen: Bedingungen, Aktion und Anforderungen.<\/p>\n\n

Der Abschnitt Bedingungen legt die Bedingungen f\u00fcr die Ausf\u00fchrung der Regel fest. Sie k\u00f6nnten im Bedingungsabschnitt beispielsweise angeben, dass die Regel nur f\u00fcr gemeldete Tickets ausgel\u00f6st werden soll, die in einen gel\u00f6sten Zustand \u00fcbergehen.<\/p>\n\n

Der Abschnitt Aktion beschreibt die Logik, die auf die Tickets angewendet werden soll. Dies ist der zentrale Teil der Regel, in dem Sie festlegen, was geschehen soll. Die Logik im Aktionsabschnitt k\u00f6nnte beispielsweise festlegen, dass Benachrichtigungen versendet, Felder aktualisiert, Kommentare hinzugef\u00fcgt oder Tickets erstellt werden.<\/p>\n\n

Der Abschnitt Anforderungen stellt sicher, dass Regeln gefahrlos an Projekte angeh\u00e4ngt werden k\u00f6nnen. Wenn eine Regel beispielsweise Mehrfachwerte f\u00fcr das Bearbeiterfeld verwendet (und dies im Anforderungsabschnitt angibt), wird sie nur ausgef\u00fchrt, wenn das Projekt, dem sie zugeordnet ist, \u00fcber ein Bearbeiterfeld mit Mehrfachwerten verf\u00fcgt.<\/p>\n\n

Je nach Art der Regel kann die Struktur zus\u00e4tzliche Teile<\/a> aufweisen. Sehen wir uns nun die verschiedenen Regeltypen an.<\/p>\n\n

Arten von Workflow-Regeln<\/h2>\n\n

Es gibt vier Haupttypen von Workflow-Regeln: \u00c4nderungsregeln, Zeitplanregeln, Aktionsregeln und Zustandsautomat-Regeln. Schauen wir uns die beiden am h\u00e4ufigsten verwendeten Regeltypen genauer an.<\/p>\n\n

\u00c4nderungsregeln<\/h3>\n\n

Eine \u00c4nderungsregel<\/a> wird ausgel\u00f6st, wenn eine bestimmte \u00c4nderung in einem Ticket vorgenommen wird. Dies kann die Erstellung des Tickets sein, das Hinzuf\u00fcgen eines Kommentars oder die Aktualisierung eines Feldes. Zwei typische Anwendungsf\u00e4lle: ein Ticket der Person zuweisen, die es in den Status In Bearbeitung<\/em> versetzt, oder verhindern, dass ein Ticket ohne F\u00e4lligkeitstermin erstellt wird. \u00c4nderungsregeln werden im Namen der Person ausgef\u00fchrt, die die \u00c4nderung ausgel\u00f6st hat.<\/p>\n\n

Zeitplanregeln<\/h3>\n\n

Zeitplanregeln<\/a> werden nach einem festen Zeitplan ausgel\u00f6st. Eine Zeitplanregel k\u00f6nnte beispielsweise jeden Montag, jeden Tag um 13:00 Uhr oder jede Minute ausgel\u00f6st werden. Die Logik einer Zeitplanregel wird auf alle Tickets angewendet, die den Bedingungen im Suchabschnitt der Regel entsprechen. Der Suchabschnitt enth\u00e4lt eine Abfrage, die bestimmt, auf welche Tickets die Regel angewendet wird \u2013 zum Beispiel ungel\u00f6ste kritische Tickets. Der Cron-Abschnitt wiederum gibt den Zeitplan f\u00fcr die Ausf\u00fchrung der Regel an \u2013 beispielsweise t\u00e4glich um 15:00 Uhr.<\/p>\n\n

Typische Anwendungsf\u00e4lle f\u00fcr eine Zeitplanregel w\u00e4ren Erinnerungen an Ticketbearbeiter bei bevorstehenden Terminen oder die Erstellung von wiederkehrenden Tickets \u2013 etwa f\u00fcr einen Newsletter, der jeden Montag verschickt werden muss.<\/p>\n\n

YouTrack erweitern<\/h2>\n\n

Die meisten Teams haben mehrere Tools in ihrer Infrastruktur. Nat\u00fcrlich m\u00fcssen diese Tools irgendwie interagieren. Vielleicht wollen Sie Ihr CRM-System mit Ihrem Issue-Tracker verbinden, oder Ihre Designertools mit der Projektverwaltung. Wenn es keine fertige Integration zwischen YouTrack und den von Ihnen verwendeten Tools gibt, k\u00f6nnen Workflows auch hier Abhilfe schaffen. YouTrack-Workflows k\u00f6nnen HTTP-Anfragen senden<\/a>, um mit Tools von Drittanbietern zu kommunizieren \u2013 etwa um ihnen mitzuteilen, dass ein neues Ticket erstellt oder eine User Story fertiggestellt wurde.<\/p>\n\n

Einsatzfertige Beispiele<\/h2>\n\n

Vor einiger Zeit haben wir damit begonnen, die beliebtesten Workflow-Szenarien in einer eigenen Artikelreihe unseres Blogs zu sammeln: Optimieren Sie Ihren Workflow<\/a>. Die Blogbeitr\u00e4ge in dieser Reihe beschreiben, wie Sie die Helpdesk- und Mailbox-Erfahrung verbessern, Zeitberichte erstellen und per E-Mail an sich versenden k\u00f6nnen oder wie Sie Ihren Prozess unterst\u00fctzen k\u00f6nnen, indem Sie unerw\u00fcnschte \u00c4nderungen an Tickets unterbinden (einschlie\u00dflich \u00c4nderungen an Sichtbarkeitseinstellungen und Feldaktualisierungen). Sie sind herzlich eingeladen, diese Beitr\u00e4ge zu lesen, um mehr \u00fcber den effizienten Einsatz von Workflows zu erfahren und neue Ideen zur Automatisierung Ihrer Arbeitsabl\u00e4ufe zu erhalten.<\/p>\n\n

Wir hoffen, dass Ihnen diese Tipps helfen werden, YouTrack an die Anforderungen Ihres Teams anzupassen. Wenn Sie Ideen oder Feedback f\u00fcr uns haben, w\u00fcrden wir uns dar\u00fcber sehr freuen! Gibt es bei der Workflows-Funktionalit\u00e4t in YouTrack etwas, das Sie gerne hinzuf\u00fcgen oder verbessern m\u00f6chten?<\/p>\n\n

Bitte schreiben Sie uns in den Kommentaren unten oder senden Sie uns eine direkte Supportanfrage<\/a>. In der Zwischenzeit bereiten wir f\u00fcr Sie ein gro\u00dfes Funktionsupdate vor, das in der n\u00e4chsten, f\u00fcr den Herbst geplanten YouTrack-Hauptversion enthalten sein wird: einen visuellen Workflow-Editor. Dieser wird Teams die M\u00f6glichkeit geben, ganz ohne Programmierkenntnisse Workflows zu erstellen \u2013 bleiben Sie also gespannt!<\/p>\n\n

Ihr YouTrack-Team<\/p>\n\n\n\n

Autorin des Original-Blogposts:<\/p>\n\n\n

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