YouTrack
Powerful project management for all your teams
Migration von Atlassian Jira und Confluence zu YouTrack: der Expertenleitfaden
Atlassian hat kürzlich angekündigt, den Vertrieb der Data-Center-Produkte einzustellen; 2029 folgt das endgültige Aus für diese Produkte. Seit diesem August verwendet Atlassian zudem bestimmte Kundendaten zur Verbesserung seiner KI-Angebote. Angesichts dieser Veränderungen steht der Wechsel zu einer alternativen Lösung für viele Organisationen ganz oben auf der Prioritätsliste.
Rund 70% der Kundenprojekte, die das YouTrack-Team und unsere Beratungspartner derzeit besprechen, betreffen die Migration zu YouTrack. Organisationen suchen eine langfristige, selbst gehostete Alternative zu ihrer aktuellen Systemlandschaft – eine kostengünstige Lösung, die Projekte, eine Wissensdatenbank und einen Helpdesk vereint oder mehr Kontrolle über die Rolle von KI in den Arbeitsabläufen gewährt.
Dieser Leitfaden bietet praktische Tipps für die Migration von Jira, Confluence und Jira Service Management zu YouTrack. Dabei stellen wir Ihnen echte Kundenerfahrungen vor und zeigen Ihnen, wie unsere Beratungspartner Ihre Migration mit einer kostenlosen Demo, einem Proof-of-Concept und fachkundiger Beratung unterstützen können.
Die Migration im Überblick
Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihr Setup aus Jira, Confluence und Jira Service Management in YouTrack importieren und migrieren können. Auch bei der Migration aus einem anderen Projektmanagementsystem – oder sogar aus Chats, E-Mails, Excel oder Google Sheets – können Sie den Prozess nach denselben grundlegenden Schritten planen.
Je nachdem, wie Sie Ihre Daten hosten und verwalten möchten, hat Ihr Team bei YouTrack die Wahl zwischen Server und Cloud. Unabhängig von der Teamgröße sind die Kernfunktionen beider Versionen nahezu identisch.
Bei YouTrack Server hosten Sie die Daten auf Ihrem eigenen Server und haben damit mehr Kontrolle. Ob das die richtige Wahl für Ihre Organisation ist, können Sie anhand der allgemeinen technischen Anforderungen für größere Installationen prüfen – oder lassen Sie sich von unserem Supportteam beraten. Bei YouTrack Cloud haben Sie die Wahl zwischen den verfügbaren Regionen von Amazon Web Services (AWS): Nordkalifornien, Frankfurt, Irland oder Singapur.
Hier ein kurzer Überblick über die Schritte, die bei Ihrer Migration anstehen:
- Nehmen Sie YouTrack kostenlos in Betrieb.
- Verwenden Sie den integrierten Importassistenten, um Ihre Projekt- und Benutzerdaten automatisch aus Jira, Confluence, Jira Service Management, Asana, ClickUp, monday.com oder anderen Tools zu übernehmen.
- Erstellen Sie Elemente neu, die nicht automatisch importiert werden, z. B. Boards, Berichte, Dashboards oder SLA-Richtlinien für Helpdesk-Projekte.
- Nutzt Ihr Team Apps aus dem Atlassian Marketplace (früher „Plugins“)? Dann sollten Sie vor der Migration Ihre Anforderungen klären. Manche Funktionen sind bereits in YouTrack integriert oder über ähnliche Apps aus dem JetBrains Marketplace verfügbar. Den Rest können Sie mit eigenen Workflows oder Apps nachbilden – Sie können diese intern oder gemeinsam mit einem YouTrack-Beratungspartner entwickeln.
- Testen Sie YouTrack mit einem größeren Team in Ihrem Unternehmen. Dazu steht Ihnen eine kostenlose 14-tägige Testphase für bis zu 100 Benutzeraccounts in YouTrack Cloud bzw. 10.000 Accounts in YouTrack Server zur Verfügung.
- Aktivieren Sie den kontinuierlichen Import aus Jira, Confluence und anderen unterstützten Tools, damit Ihr Team diese Tools während der kostenlosen Testphase parallel nutzen kann. Bereits importierte Aufgaben werden in YouTrack automatisch aktualisiert.
- Wenn Sie YouTrack mit einem Team von mehr als 10 Personen nutzen möchten, wählen Sie eine kostenpflichtige Option – und sichern sich beim Umstieg von Jira oder einem anderen Konkurrenzprodukt 25% Rabatt.
Sollten Sie an irgendeiner Stelle nicht weiterkommen, stehen Ihnen unser Team und unsere Partner gerne zur Seite.
- In der YouTrack-Dokumentation finden Sie eine ausführliche Migrationsanleitung (für Cloud bzw. Server).
- Bei Fragen hilft Ihnen unser technischer Support gerne weiter.
- Wenden Sie sich an zertifizierte YouTrack-Beratungspartner, um eine kostenlose Demo oder einen Proof-of-Concept für Ihr Migrationsprojekt zu erhalten.
- Das praxisnahe Migrations-Whitepaper unseres bewährten Partners twenty20 hilft Ihnen bei der Einschätzung Ihrer Migrationsschritte.
So gelingt die Migration: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Einer der Hauptgründe, warum viele Teams über den Wechsel vom Atlassian-Stack nachdenken, ist das angekündigte Vertriebsende für Data Center und das Supportende am 28. März 2029. Nach diesem Datum werden die betroffenen Produkte nur noch im Lesemodus nutzbar sein und erhalten keine Updates oder Sicherheitskorrekturen mehr, was die Compliance-Risiken und die Abhängigkeit von Altsystemen erhöht.
Auch die zunehmende KI-Nutzung durch Atlassian sowie die ab dem 17. August 2026 geltenden aktualisierten Richtlinien zur Datenbereitstellung bereiten einigen Teams Sorgen. Zur Verbesserung seiner KI-Funktionen kann Atlassian nun anonymisierte und aggregierte Kundendaten nutzen – mit je nach Tarif unterschiedlichen Opt-out-Möglichkeiten. Ein vollständiges Opt-out gibt es nur im Enterprise-Tarif – Unternehmen mit niedrigeren Tarifstufen müssen also upgraden.
YouTrack lässt Ihnen die Wahl zwischen Server und Cloud – und Sie bestimmen, welche Rolle KI in Ihrer Arbeit spielen soll. Im Folgenden gehen wir die Migrationsschritte durch und beantworten die Fragen, die unsere Kund*innen dabei häufig stellen.
Schritt 1. YouTrack-Version wählen und kostenlos loslegen
Server oder Cloud – YouTrack ist flexibel!
Wählen Sie zwischen YouTrack Cloud, gehostet von uns, und YouTrack Server, installiert in Ihrer eigenen Infrastruktur. Während Atlassian seine Kundschaft zur Nutzung seiner Cloud-Plattform drängt, wird YouTrack Server weiterhin voll unterstützt. Wir fühlen uns Kund*innen, die sich für YouTrack Server entscheiden, zutiefst verpflichtet und möchten Teams jeder Größe – ob mit 10 oder mehreren Tausend Benutzer*innen – helfen, die Kontrolle über ihre Daten und Infrastruktur zu behalten.
Wenn Sie YouTrack noch nie verwendet haben, empfehlen wir den Einstieg mit YouTrack Cloud, damit Ihre Instanz schnell einsatzbereit ist. Die Einrichtung dauert nur etwa 2 Minuten, und Ihr Team kann jederzeit mit allen Daten Ihrer Cloud-Instanz zur Serverversion wechseln. Der Funktionsumfang ist in beiden Versionen identisch – Sie bekommen also in jedem Fall ein gutes Gefühl dafür, wie sich YouTrack an Ihre Anforderungen anpassen lässt.
Mit oder ohne KI – Sie haben die Wahl
YouTrack zwingt Ihr Team nicht zur Nutzung von KI. Admins legen fest, welche KI-Funktionen verfügbar sind, und die einzelnen Benutzer*innen wählen die Unterstützung aus, die sie benötigen. Je nach Ihren Anforderungen haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Sie binden Ihre bevorzugten KI-Tools, IDEs, Agents und Workplace-Apps über den Remote-MCP-Server ein, sodass diese im Projektkontext Ihrer Organisation arbeiten können.
- Sie nutzen die kostenlose integrierte KI-Unterstützung zum Erstellen von Aufgaben, Zusammenfassen von Inhalten und Entwerfen von Antworten.
- Sie lassen die KI-Funktionen deaktiviert und verwenden YouTrack gemäß den Data-Governance-Richtlinien Ihrer Organisation weiterhin ohne KI.
Kostenlos starten und flexibel skalieren – zu einem unschlagbaren Preis
Sowohl YouTrack Cloud als auch YouTrack Server sind für Teams mit bis zu 10 Benutzer*innen dauerhaft kostenlos, sodass Sie für Ihr Pilot-Migrationsprojekt kein Budget einplanen müssen.
Wenn Sie ein größeres Team zu Ihrem Pilotprojekt einladen möchten, können Sie die kostenlose YouTrack-Testphase aktivieren. Die Cloud-Testversion ermöglicht bis zu 100 Benutzeraccounts für 14 Tage, die Server-Testversion sogar bis zu 10.000 Benutzeraccounts für 60 Tage.
Sie können jederzeit vom kostenlosen Tarif oder einer Testversion zu einem kostenpflichtigen Abonnement wechseln – alle Projektdaten bleiben dabei erhalten. YouTrack Cloud bietet flexible Monats- oder Jahresabonnements, die nach Benutzerplätzen abgerechnet werden. YouTrack Server nutzt ein Jahresabonnementmodell mit Paketen für 15, 25, 50, 100, 250, 500 oder mehr Benutzeraccounts, inklusive 1 Jahr Upgrades und Support. Mit diesem Modell sparen Sie im Vergleich zu Jira und Confluence bis zu 80% der Gesamtbetriebskosten.
In YouTrack sind Projekte, Wissensdatenbank und Helpdesk in einer Lösung vereint: Ohne Toolwechsel verwalten Teams ihre Arbeit, dokumentieren Wissen und betreuen Geschäftskund*innen oder den internen Servicedesk. Das Jonglieren mit mehreren Atlassian-Produkten hat damit ein Ende.
Schritt 2. Daten aus anderen Systemen importieren
Der Importassistent von YouTrack überträgt Tickets, Aufgaben und Vorgänge aus Jira, GitHub, GitLab, Mantis, Redmine, Bugzilla, ClickUp, Asana, monday.com und Zendesk in YouTrack. Außerdem können Sie damit Aufgaben und Projekte zwischen YouTrack-Instanzen migrieren.
Aus anderen Systemen lassen sich Daten zunächst als CSV- oder XLSX-Tabelle exportieren und dann über Google Sheets importieren. Sie können auch ein vorhandenes Skript anpassen oder ein neues erstellen, um Daten aus einer externen Quelle in YouTrack zu importieren.
Über eine Integration mit Ihrer Versionsverwaltung können Sie die importierten YouTrack-Tickets außerdem um den vollständigen Verlauf von Commit-Nachrichten und Pull-Requests aus TeamCity, GitHub, GitLab, Bitbucket Cloud und anderen Versionierungssystemen ergänzen.
YouTrack lässt sich so konfigurieren, dass Daten aus Jira, Confluence, GitHub und anderen Tools kontinuierlich importiert werden. Wenn der kontinuierliche Import aktiviert ist, überprüft YouTrack alle 10 Minuten die verbundene Jira- oder GitHub-Instanz auf Änderungen in den importierten Projekten. Tickets, die seit der letzten Überprüfung hinzugefügt oder geändert wurden, werden in YouTrack importiert und aktualisiert.
Aus Jira importieren
Mit dem Jira-Importassistenten von YouTrack holen Sie alle Ihre Teams an Bord. Benutzeraccounts, Gruppen inklusive Mitgliedschaften sowie der Aktivitätsverlauf aller Benutzer*innen werden automatisch in Ihre neue YouTrack-Instanz importiert. So können Sie zum Beispiel nachvollziehen, wer in Jira für eine Aufgabe zuständig war oder Kommentare hinterlassen hat.
Auch Ihr Arbeitsfortschritt geht nicht verloren, denn alle Projekte werden zusammen mit den zugehörigen Aufgaben in YouTrack importiert. Der Inhalt jeder importierten Aufgabe bleibt erhalten, mit allen Anhängen, Kommentaren, benutzerdefinierten Feldern und Ticketverknüpfungen.
Was wird vollständig migriert?
Mit dem Importassistenten von YouTrack können Sie folgende Daten aus Jira nach YouTrack migrieren:
- Projekte.
- Benutzeraccounts samt Gruppenmitgliedschaften.
- Vorgänge in den Projekten, einschließlich ihrer benutzerdefinierten Felder, Kommentare, Anhänge und Verlaufsdaten.
- Verknüpfungen zwischen Vorgängen.
- Labels – in YouTrack werden daraus Tags.
- Erfasste Arbeitszeiten – sowohl Arbeitsprotokolle aus der nativen Jira-Zeiterfassung als auch unterstützte Tempo-Arbeitsprotokolle.
Aus Confluence importieren
Ihr Confluence-Setup können Sie mit dem Confluence-Importassistenten in die Knowledge Base von YouTrack migrieren. Sie können Benutzeraccounts und Gruppen, Bereiche (in YouTrack: Projekte), Seiten (in YouTrack: Artikel), Seitenlabels (in YouTrack: Tags) sowie Kommentare und Anhänge übertragen.
Nach dem Import sollten Sie Confluence-Makros gegebenenfalls noch einmal prüfen, vor allem, wenn Ihr Team sie für dynamische Inhalte oder spezielle Seitenstrukturen genutzt hat. Sie können Ihre Inhalte im Voraus vorbereiten oder das Importskript anpassen, damit migrierte Artikel besser zum Markdown-Format der YouTrack Knowledge Base passen.
Import aus Jira Service Management
Als Alternative zu Ihrer Jira-Service-Management-Lösung bietet sich YouTrack Helpdesk an. Der Jira-Service-Management-Importassistent von YouTrack funktioniert ähnlich wie der Jira-Importassistent und ermöglicht die Migration Ihrer Anfragen. Wählen Sie beim Einrichten des Imports einfach die gewünschten ITSM-Projekte aus, um sie als Helpdesk-Projekte nach YouTrack zu migrieren.
Alle vorhandenen Serviceprojekte und zugehörigen Anfragen werden mit Inhalt, Verlauf, benutzerdefinierten Feldern und Verknüpfungen automatisch importiert – ebenso wie die Daten von Agent*innen, Benutzer*innen und Meldenden. Anschließend können Sie jedes Helpdesk-Projekt fertig einrichten, indem Sie nicht importierte Projektelemente wie Kanäle und SLA-Richtlinien neu konfigurieren.
Projektmigration – einzeln oder alle auf einmal
In den Importassistenten können Sie auswählen, welches Projekt Sie zuerst importieren möchten und ob die Daten in ein vorhandenes YouTrack-Projekt übernommen oder in einem neuen Projekt gespeichert werden sollen. Wir empfehlen, mit einem kleinen Importtest zu beginnen. Importieren Sie zwei Projekte – ein relativ einfaches und ein komplexeres.
Nach der Auswertung der Ergebnisse können Sie über den vollen Umfang Ihrer Projektimporte entscheiden. Nach dem ersten Importvorgang können Sie spätere Änderungen über die kontinuierliche Importfunktion übertragen.
Schritt 3. Letzte Schritte der YouTrack-Einrichtung
Nicht automatisch migrierte Elemente neu anlegen
Nach dem Import Ihrer Daten in YouTrack werden Sie feststellen, dass einige Elemente vom Importassistenten nicht migriert wurden. Deshalb empfehlen wir, den Umfang Ihrer Migration vorab abzuschätzen – so erkennen Sie, was in YouTrack eventuell manuell angepasst oder neu erstellt werden muss.
Boards, Berichte und Dashboards
Filter, Boards, Dashboards, Roadmaps und Berichte sind in YouTrack anders umgesetzt und lassen sich nicht eins zu eins aus Jira übernehmen. Sie können sie manuell neu erstellen und an die gewohnte Arbeitsweise Ihrer Teams anpassen.
Automatisierung und Workflows
Jira-Automatisierungen lassen sich mit YouTrack-Workflows nachbilden, und Jira-Workflows können oft durch Zustandsautomat-Regeln ersetzt werden, die den Statuswechsel von Aufgaben definieren.
Wenn Sie ScriptRunner oder ein anderes skriptbasiertes Tool zur Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse nutzen, können Sie diese Automatisierungen als YouTrack-Workflows in JavaScript umsetzen. Für einfachere Anwendungsfälle bietet der Workflow-Builder von YouTrack eine codefreie Oberfläche mit Drag-and-drop sowie vordefinierten Bedingungen und Aktionen.
Detailliertere Anpassung von YouTrack
Jira-App-Ökosystem durch YouTrack-Apps ersetzen
Wenn Ihr Team viele Apps aus dem Atlassian Marketplace (früher „Plugins“) verwendet, finden Sie im JetBrains Marketplace eine wachsende Auswahl an Alternativen für YouTrack – die meisten davon kostenlos.
Sie können im JetBrains Marketplace nach einer passenden YouTrack-App suchen, eine eigene App entwickeln oder gemeinsam mit einem Beratungspartner die benötigten Funktionalitäten für Ihr Team umsetzen. Unsere Partner sind auf hochwertige Apps für spezifische Kundenszenarien spezialisiert und sorgen dafür, dass Ihre Add-ons langfristig unterstützt werden können.
Für Teams, die Apps intern entwickeln möchten, bietet YouTrack Entwicklungstools für JavaScript und TypeScript, die sich in moderne – auch KI-gestützte – Entwicklungsworkflows einfügen. Das sagen YouTrack-App-Entwickler*innen:
„Die Entwicklung von Apps für YouTrack erfordert detaillierte Kenntnisse der YouTrack-API, Architekturplanung und allgemeines technisches Verständnis – aber nicht zwingend umfangreiche Programmierkenntnisse. Als Vibe-Coder habe ich den Großteil mit etwas Unterstützung aus dem Entwicklungsteam selbst geschafft, und viele Aufgaben lassen sich mit Cursor, Windsurf, Junie oder anderen Coding-Agents erledigen.“
YouTrack-Oberfläche mit Apps anpassen
Im Rahmen der Migration können Sie auch die Bedienoberfläche anpassen. Mit YouTrack-Apps können Sie Tickets, Supportfällen, Artikeln und Dashboards benutzerdefinierte Widgets hinzufügen oder neue Seiten erstellen, die über das Hauptmenü oder Projektseiten erreichbar sind. Denkbar sind zum Beispiel eine neue Seite für Ihr Unternehmensintranet oder benutzerdefinierte Aufgabenschaltflächen für Genehmigungsprozesse.
Benutzerbenachrichtigungen einrichten
Benachrichtigungen funktionieren in YouTrack anders. Falls Ihr Team bisher von Admins verwaltete Abonnements auf Jira-Projektebene nutzt, sollten Sie beachten, dass in YouTrack alle Benutzer*innen ihr persönliches Nachrichtencenter selbst verwalten. Damit alle auf dem Laufenden sind, sollte die Einrichtung der Benachrichtigungen Teil des Onboardings sein.
Benutzerauthentifizierung konfigurieren
Zum Abschluss der Einrichtung legen Sie fest, wie die Anmeldung der Benutzer*innen bei YouTrack erfolgt. Dieser Schritt ist meist schnell erledigt, denn YouTrack lässt sich mit den Identitätssystemen verbinden, die Ihr Team bereits für Jira, Confluence oder andere Tools nutzt. YouTrack bietet native Authentifizierungsmodule für OAuth 2.0, SAML, LDAP, OpenID und andere Authentifizierungsmethoden von Drittanbietern – bei Bedarf auch mit Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Migrationsberichte von YouTrack-Kund*innen
Jede Migration ist anders, und echte Kundenberichte erleichtern die Einschätzung des Prozesses. Diese Berichte zeigen, warum sich Teams für YouTrack entschieden haben und wie sie bei der Migration vorgegangen sind – von einem kleinen Entwicklungsteam mit 10 Personen bis hin zu einem Unternehmen, das Marketingautomatisierung für große Handelsmarken entwickelt.
Von Jira und Confluence zum selbst gehosteten YouTrack Server
Die MSP AG bietet integrierte Marketing-Softwarelösungen und IT-Abläufe für große europäische Handelsketten, darunter REWE und Hagebau. Das Team hatte 10 Jahre lang Jira und Confluence für Kundenprojekte genutzt, suchte aber nach einer Alternative, nachdem Atlassian Jira Server abgekündigt hatte. Wegen des geringeren Wartungsaufwands und der Möglichkeit einer On-Premises-Bereitstellung entschied sich das Team für YouTrack.
Die Migration zu YouTrack Server erfolgte mit dem Jira-Importassistenten in Phasen über mehrere Monate hinweg; Lücken wurden durch manuelle Konfiguration und selbst entwickelte Apps geschlossen. Später ersetzte das Team Confluence durch die YouTrack Knowledge Base, bereinigte dabei die Seitenformate und migrierte über einige Monate hinweg einen Bereich pro Tag. Heute arbeiten alle Abteilungen – Entwicklung, Projektmanagement sowie B2B- und B2C-Support – in einer einzigen YouTrack-Instanz.
Entwicklung und Helpdesk: von Jira und Freshdesk zu YouTrack
Fullworks entwickelt und betreut WordPress-Plugins für Events, Sicherheit und Zahlungen und hat kürzlich mit Broadcaster ein neues SaaS-Angebot gestartet. Vor YouTrack nutzte das Team Jira für das Entwicklungsmanagement und Freshdesk für den Plugin-Support. Die Supportanfragen von Hunderttausenden Personen – darunter Plugin-Nutzer*innen und Premium-Kund*innen – führten oft zu Entwicklungsaufgaben, sodass Arbeitsabläufe zwischen separaten Tools hin und her wechseln mussten.
Dank YouTrack und YouTrack Helpdesk bündelt Fullworks Issue-Tracking und externen Kundensupport in einem System. Für YouTrack Helpdesk nutzt das Unternehmen den kostenlosen Tarif für bis zu 10 Benutzeraccounts, 3 Supportagent*innen und unbegrenzt viele Meldende. Außerdem band das Team YouTrack über den Remote-MCP-Server in seine KI-gestützten Workflows ein, sodass Claude Code im Rahmen des Softwareentwicklungszyklus Aufgaben erstellen, bearbeiten und schließen kann.
YouTrack-Beratungspartner unterstützen Sie bei komplexen Migrationen
In größeren Organisationen erfordert die Migration vom Atlassian-Stack oft umfangreiche Planung. Mit ihrer praktischen Erfahrung sorgen zertifizierte YouTrack-Beratungspartner dafür, dass der Umstieg so reibungslos wie möglich verläuft.
Unser Partnernetzwerk deckt verschiedene Regionen und Branchen ab – wir vermitteln Ihnen also einen Partner, der zu Ihrem Standort und Ihrem Anwendungsfall passt. Die Partner können einen Proof-of-Concept erstellen, benutzerdefinierte Apps als Ersatz für Jira-Plugins entwickeln und Ihrem Team helfen, typische Fallstricke bei der Migration zu vermeiden.
Starten Sie mit dem Migrations-Whitepaper von twenty20
Wenn Ihr Team Jira oder Confluence nutzt und über eine baldige Migration nachdenkt, bietet sich zu Beginn eine praktische Selbsteinschätzung an. Unser Beratungspartner twenty20 behandelt in einem Whitepaper häufige Fragen zum Umstieg auf YouTrack. Neben einem ehrlichen Überblick darüber, welche Systeme YouTrack ersetzen kann, bietet es eine Checkliste zur Planung der nötigen Migrationsschritte von Anfang an.
Das Whitepaper ist auf Englisch und Deutsch auf der twenty20-Website verfügbar. Bei Fragen zu Ihrer Migration können Sie sich auch direkt an twenty20 wenden.
Wenn Sie weitere Fragen zum Umstieg auf YouTrack haben, stellen Sie sie gerne unten in den Kommentaren oder wenden Sie sich an unseren technischen Support. Wir helfen Ihnen gerne!
Autorin des ursprünglichen Blogposts
