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Estado del sector de los eventos: la perspectiva de los organizadores y desarrolladores de conferencias de tecnología

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«No creo que la razón fundamental por la que la gente asiste a conferencias haya cambiado o vaya a cambiar; es por las conexiones significativas.»

Kevin McDonald, director comercial de Web Summit

TL;DR

El sector de los eventos ha tenido que cambiar considerablemente para adaptarse a la pandemia y continúa transformándose. A nivel mundial, todas las distintas entidades involucradas —asistentes, ponentes, organizadores y patrocinadores— han tenido que adaptarse a esta nueva realidad.

Mientras preparábamos el episodio 8 de JetBrains Connect, preguntamos a los asistentes y organizadores de eventos sobre cómo la industria está abordando estos nuevos retos y cómo creen que será en el futuro. 

En mayo y junio, el equipo de JetBrains Market Research & Analytics entrevistó a cinco organizadores de conferencias sobre tecnología y publicó una encuesta. Con la ayuda de la encuesta, recopilamos un total de 801 respuestas de personas que participaron en conferencias durante la pandemia. Alrededor del 98 % se identificaron como asistentes, el 23,5 % participaron como ponentes, el 8,6 % como organizadores de eventos y el 2,1 % como patrocinadores. Tenga en cuenta que los participantes podían elegir varios roles. La mayoría de los participantes de la encuesta eran desarrolladores (79,6 %) y las personas encuestadas procedían de EE. UU. (10,8 %), Alemania (8,4 %), Rusia (7,7 %), India (4,9 %), Polonia (4,1 %), Ucrania (3,7 %), Brasil (3,6 %), España (3,5 %), China (3,3 %) e Italia (3,1 %).

Estos han sido los resultados:

  • Dado que el sector de los eventos se vio muy afectado durante la pandemia, se está instando a los organizadores de conferencias a que reconsideren las actividadesy planteen nuevos formatos creativos.
  • Los organizadores, asistentes, patrocinadores y ponentes se dieron cuenta de que los formatos en línea tienen una serie de ventajas, por ejemplo, la accesibilidad, costes menores, un público más amplio y una administración más sencilla. Sin embargo, las conferencias tradicionales en persona parecen ser más eficaces en cuanto a la creación de contactos.
  • Los organizadores de eventos utilizan una variedad de actividades interactivas en línea, como chats en tiempo real con los participantes o ponentes, cabinas virtuales, debates solo de audio, juegos en directo y concursos.
  • Parece que los formatos en línea y presencial han llegado para quedarse: el formato presencial ofrece una mayor interacción y el formato en línea atrae a un público más global. También se llevarán a cabo eventos híbridos.
  • El valor del contenido pregrabado y la importancia de la producción de vídeos de alta calidad han aumentado considerablemente.

¿Qué está pasando con el sector de los eventos?

¿Cómo ha cambiado el comportamiento de los asistentes?

¿Cómo están superando los organizadores de eventos los retos existentes?

¿Qué motiva a los ponentes y los patrocinadores a participar en conferencias en línea?

¿Cuál es el futuro del sector de los eventos?

La perspectiva de JetBrains

¿Qué está pasando con el sector de los eventos?

El sector de los eventos fue uno de los más afectados durante la pandemia. Las restricciones y requisitos recientes obligaron a los organizadores a replantearse su enfoque y ofrecer a los participantes formatos completamente nuevos. Algunos organizadores cancelaron sus conferencias principales y se centraron en los eventos en línea. Tenga en cuenta que por formato de evento de conferencia nos referimos a una reunión, con una duración de unos días, que se organiza en torno a un asunto o una comunidad específicos. Incluye una o más series de charlas y atrae a más de 100 participantes.

Según nuestra encuesta, los eventos en línea se han convertido en el formato principal para las conferenciasdurante la pandemia. Para ser más precisos, el 81,5 % de todas las personas encuestadas (asistentes, ponentes, patrocinadores y organizadores) participaron en conferencias en línea durante este tiempo. Antes de la pandemia, solo el 34,1 % había participado en este tipo de eventos.

¿Cómo ha cambiado el comportamiento de los asistentes?  

Entre las personas encuestadas que se identificaron como asistentes a conferencias, la mitad de ellas participaron en 1 o 2 conferencias en línea un año antes de la pandemia. Desde que se impusieron las restricciones, los asistentes empezaron a participar en conferencias en línea con mayor frecuencia.

Parece que la experiencia general con las conferencias en línea entre los asistentes es positiva. La mayoría quedó satisfecha con el formato en línea. La encuesta resaltaba que el 75,1 % de las personas encuestadas iban a participar en conferencias virtuales cuando se acabaran las restricciones. Aparte de esto, el 44 % afirmó que su actitud hacia este tipo de eventos ha mejorado.

Además, los asistentes pudieron identificar las ventajas de los eventos digitales. Por ejemplo, los encuestados afirmaron que las principales ventajas de asistir a conferencias en línea son el ahorro de tiempo, la accesibilidad y el menor coste.

También teníamos curiosidad por saber las motivaciones de los asistentes para participar en eventos en línea. Según la encuesta, los objetivos principales para participar en conferencias en línea eran Educación/Aprender cosas nuevas y Creación de contactos

Durante las conferencias en línea, los asistentes pudieron probar nuevos formatos de interacción. Los más utilizados fueron los chats en tiempo real con los participantes o los ponentes, las cabinas virtuales, los debates solo de audio y los juegos en directo o concursos.

Al realizar las infografías para este artículo del blog, hemos utilizado datos de la encuesta más detallados. Por ello, los valores que aparecen en el episodio de JetBrains Connect en YouTube pueden diferir ligeramente de las infografías actuales.

El 68,7 % de los encuestados confirmó que las conferencias en línea a las que asistieron eran gratuitas. Aproximadamente el 30,2 % afirmó que la participación en la conferencia la pagaron ellos mismos o su empleador.

A pesar de las ventajas de las conferencias en línea, los asistentes echaron en falta la comunicación en directo y experimentaron fatiga de Zoom (cansancio asociado al uso excesivo de las plataformas virtuales). Las personas encuestadas destacan los principales inconvenientes de las conferencias en línea, como la interacción limitada con los ponentes/participantes, las oportunidades para crear contactos y la experiencia emocional. 

¿Cómo están superando los organizadores de eventos los retos existentes?

A pesar de todas las restricciones, muchos organizadores de eventos se adaptaron a la nueva realidad y empezaron a ofrecer soluciones más exclusivas, tecnológicas e interesantes. Nos entrevistamos con organizadores de eventos de varias conferencias de tecnología destacadas para conocer cómo estaban afrontando los retos existentes.

Estos son los puntos clave de las entrevistas:

Con la situación actual de los eventos, los organizadores dependen en gran medida de su negocio principal y de lo que hacían antes de la pandemia.

Los organizadores de conferencias comerciales y conferencias de entidades no comerciales cuyo objetivo es recaudar fondos para el presupuesto anual de la organización se vierongravemente afectados por la pandemia, ya que perdieron una importante fuente de financiación. Según las personas a las que entrevistamos, los eventos en línea parecen ser menos eficaces que los eventos tradicionales en persona a la hora de contactar con clientes potenciales y la publicidad. Por lo tanto, los patrocinadores no siempre están dispuestos a invertir dinero en eventos en línea. Los asistentes tampoco están siempre dispuestos a pagar tanto por las entradas como solían hacerlo con las conferencias presenciales. Estos organizadores de eventos comerciales se ven obligados a ofrecer eventos en línea, pero están deseando volver al formato presencial.

Los organizadores de eventos cuyo objetivo principal no es recaudar dinero (p. ej., conferencias comunitarias organizadas por grupos de usuarios, conferencias cuyo objetivo principal es el marketing y dar a conocer un producto o servicio) se vieron menos afectados. Están más interesados en experimentar con nuevos formatos en línea.

Algunos organizadores se replantearon sus formatos tradicionales de conferencias. Por ejemplo, ahora una conferencia puede consistir en una presentación en línea diaria de una hora durante una semana, algo que no era posible antes de la pandemia.

Con el auge de las conferencias en línea, ha aumentado la importancia del contenido en vídeo. Como el deseo de ver a un ponente famoso en la vida real ahora es menos relevante, existen pocos incentivos para que el público asista a la charla en directo si sabe que podrá verla más tarde en vídeo.

«Para mí, ver una presentación en línea en directo o ver el vídeo después es casi lo mismo. En cualquier caso, la mayoría de las conferencias acabarán publicando los vídeos.»

Sandro Mancuso, cofundador de Codurance

  • El creciente interés en el contenido en vídeo incentiva a los organizadores a crear, por ejemplo, una serie de debates en vídeo pregrabados sobre un tema en concreto en lugar de realizar un evento en directo.

«Tenemos algunos eventos en los que hacemos las grabaciones primero. Por ejemplo, recientemente hemos preparado una serie sobre la modernización del software. Este tema es clave para nosotros y encaja perfectamente con nuestros servicios. Así que decidimos diseñar una serie de seis episodios. Ya los hemos grabado todos, y ahora se están editando. Los publicaremos muy pronto. Tenemos un equipo de marketing especializado que está preparando ese contenido de vídeo pregrabado.»

Sandro Mancuso, cofundador de Codurance

Se ha vuelto más sencillo controlar la calidad del contenido y recibir comentarios. Ahora los organizadores pueden acceder a las estadísticas de los videos: número de visualizaciones, tasa de abandono, etc. Durante las conferencias presenciales, a la gente le suele dar vergüenza salir de una sala durante la presentación si una charla es aburrida. En las conferencias en línea, los participantes cierran la pestaña en cuanto se aburren:

«Lo que me gusta de los eventos virtuales es que ves realmente quién puede ofrecer un buen contenido y quién no. No puedes esconderte detrás de una gran audiencia como durante los eventos presenciales porque la gente ya está sentada delante de ti, porque está en la sala. Si al público no le gusta una presentación en el mundo virtual, cierra la pestaña y vuelve más tarde para otra ponencia.

Además, puedes ver cómo suben y bajan los picos durante la conferencia. Si un ponente es aburrido, verás la caída. La importancia recae más en el contenido y menos en otros aspectos. Esa es una gran ventaja de las conferencias virtuales.»

Sead Ahmetovic, director ejecutivo y cofundador de WeAreDevelopers ‍ 

  • Los organizadores de eventos empezaron a centrarse en los formatos en línea y a aprovechar sus ventajas: una audiencia más amplia, menores barreras para los asistentes y los ponentes, y menos tiempo y recursos necesarios para su organización. 

«La ventaja de los eventos virtuales es que pudimos conseguir ponentes de todo el mundo. Debido a las largas distancias, ni siquiera nos habríamos atrevido a soñar con contar con algunos de los ponentes en nuestros eventos presenciales. Recuerdo que un ponente de nuestro evento dio la primera sesión del día a las 9:00 CET, pero en realidad se encontraba en San Diego, por lo que para él era medianoche. Fue muy divertido; pero también una gran oportunidad. Y, para nosotros, el evento solo en línea ha sido un éxito tremendo, porque de repente tuvimos una audiencia de 1400 personas para un evento de un día.»

Karim Ourtani, miembro del consejo de dataMinds

¿Qué motiva a los ponentes y los patrocinadores a participar en conferencias en línea?

Durante la encuesta y las entrevistas, pudimos recopilar información sobre los ponentes y los patrocinadores. Como el número de respuestas a la encuesta no es elevado, considere esta información como reflexiones cualitativas.

Perspectiva de los ponentes y patrocinadores

Según la encuesta, las principales ventajas de los eventos en línea para los ponentes y los patrocinadores fueron la accesibilidad, el ahorro de tiempo, el ahorro de costes, la facilidad para gestionar la participación y una audiencia más amplia. Además de esto, mencionaron que la oportunidad de grabar vídeos previamente también era una ventaja.

Las principales desventajas fueron la limitada interacción con la audiencia, pocos comentarios en directo, menor implicación de la audiencia, problemas técnicos (p. ej., mala conexión a Internet) y asistencia impredecible. Los patrocinadores también mencionaron la falta de clientes potenciales/ventas como un inconveniente. 

Durante nuestras entrevistas, los organizadores de eventos señalaron que los ponentes ahora echan en falta una de las principales ventajas de los eventos: la oportunidad de viajar. Por otro lado, destacaron que se ha vuelto más fácil para los patrocinadores contactar con los asistentes a los eventos en línea cuando buscan empleados potenciales. A diferencia de lo que ocurre en las conferencias presenciales, ese tipo de interacciones se realiza fuera del escrutinio público y los asistentes están menos preocupados de que su jefe o algún compañero se enteren de su contacto con un posible empleador.

¿Cuál es el futuro del sector de los eventos?

Se están retirando las restricciones en algunos países y es de esperar que la vida vuelva a la normalidad gradualmente. Aun así, todos entendemos que el mundo nunca volverá a ser igual. Por eso preguntamos a los organizadores de eventos y a las personas encuestadas cómo ven el futuro del sector de los eventos.

Las personas encuestadas predicen algunos cambios importantes a largo plazo: más conferencias híbridas, mayor interés en el contenido en vídeo y una expectativa cada vez mayor de que se graben las conferencias.

Los organizadores de eventos destacaron en las entrevistas que las empresas cuya principal fuente de ingresos sean las conferencias probablemente reanudarán los formatos presenciales. Sin embargo, los formatos en línea y presencial han llegado para quedarse: el formato presencial ofrece una mayor interacción y el formato en línea atrae a un público más global.

Además, se desarrollarán eventos híbridos. Por ejemplo, una de las personas entrevistadas mencionó que los cines están buscando clientes potenciales y han empezado a hacer negocios con organizadores de eventos. El caso de uso podría ser el siguiente: los participantes al evento acuden a salas de cine (grupos pequeños de personas; no es necesario viajar muy lejos) y ven la conferencia en línea, después, debaten sobre ella. De este modo, los organizadores unirán varias ubicaciones físicas a través de canales en línea.

Al mismo tiempo, casi todos los organizadores de eventos que entrevistamos expresaron un alto nivel de incertidumbre con respecto al futuro, ya que el sector de los eventos depende en gran medida de otros sectores.

La perspectiva de JetBrains

Como participantes activos de eventos en directo, no hay duda de que en JetBrains echamos en falta la oportunidad de reunirnos en persona con nuestra comunidad. Al mismo tiempo, las nuevas restricciones también nos empujan a adaptarnos a la nueva realidad y a mejorar nuestros formatos y puntos de contacto en línea.

Por ejemplo, JetBrains Connect (la nueva serie de JetBrains en YouTube) fue nuestra forma de acercarnos y aprender de los expertos en informática sobre diferentes temas, a pesar de las circunstancias.

Para ver un debate con Kevin McDonald, director comercial de Web Summit, Maarten Balliauw y Paul Everitt, responsables promotores de desarrolladores en JetBrains sobre .NET y Web&Data, sobre lo que depara el futuro a los eventos de TI, consulte este episodio de JetBrains Connect en YouTube.https://www.youtube.com/watch?v=OIH94ZZJFNw

Vea otros episodios de JetBrains Connect, esté atento a próximos seminarios web de JetBrains y póngase en contacto con nosotros en TwitterFacebookLinkedIn e Instagram. ¡Nos encanta recibir comentarios y hablar con usted!

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Artículo original en inglés de:

Luiz Di Bella

Zinaida Yanauer

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