{"id":187778,"date":"2021-09-30T12:55:37","date_gmt":"2021-09-30T11:55:37","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.jetbrains.com\/youtrack\/2021\/09\/discovering-youtrack-workflows\/"},"modified":"2021-10-04T03:45:08","modified_gmt":"2021-10-04T02:45:08","slug":"discovering-youtrack-workflows","status":"publish","type":"youtrack","link":"https:\/\/blog.jetbrains.com\/es\/youtrack\/2021\/09\/discovering-youtrack-workflows\/","title":{"rendered":"Descubriendo YouTrack: los flujos de trabajo"},"content":{"rendered":"\n
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Todos los trabajos tienen alg\u00fan tipo de rutina, especialmente cuando se trabaja en equipo: cerrar una historia de usuario cuando se resuelven todas sus subtareas; recordar a sus compa\u00f1eros de equipo sobre los pr\u00f3ximos plazos; crear una tarea de publicaci\u00f3n y un n\u00famero de subtareas y asign\u00e1rselas a las personas responsables. \u00bfLe suenan familiares estos pasos? Hacer tareas como estas de forma manual es una p\u00e9rdida de tiempo y aumenta las posibilidades de que algo importante se pase por alto. YouTrack llega al rescate. Hace varios a\u00f1os introdujimos la funcionalidad Flujos de trabajo, que puede automatizar todos estos tipos de tareas rutinarias para usted. En este art\u00edculo del blog, compartiremos los aspectos b\u00e1sicos de la funcionalidad Flujos de trabajo para que usted y su equipo puedan adaptar f\u00e1cilmente YouTrack a sus procesos y automatizar las tareas rutinarias.<\/p>\n

Y a\u00fan tenemos mejores noticias. Una de las pr\u00f3ximas actualizaciones principales de YouTrack, que llegar\u00e1 en oto\u00f1o, ampliar\u00e1 a\u00fan m\u00e1s la funcionalidad de los flujos de trabajo. El nuevo editor visual de los flujos de trabajo le permitir\u00e1 crear flujos de trabajo aunque no tenga conocimientos de programaci\u00f3n. Simplemente tendr\u00e1 que arrastrar y soltar los componentes para crear el proceso.<\/p>\n

Veamos los flujos de trabajo en YouTrack m\u00e1s en detalle y descubramos c\u00f3mo usarlos de manera eficaz.<\/p>\n

\u00bfPor qu\u00e9 necesitamos flujos de trabajo?<\/h2>\n

Los flujos de trabajo existen para apoyar los procesos de su equipo y ayudarle a automatizar las tareas rutinarias. Veamos algunos escenarios en los que los flujos de trabajo pueden ayudarle.<\/p>\n

Evitar actualizaciones no deseadas<\/h3>\n

Supongamos que tiene un equipo de contables encargados de procesar las solicitudes de pago. Su empresa no quiere que el equipo de contabilidad acepte solicitudes de pago sin la aprobaci\u00f3n de un supervisor. Eso quiere decir que debe asegurarse de que un contable acepte una solicitud de pago solo despu\u00e9s de que haya sido aprobada antes. La comprobaci\u00f3n manual del estado de cada solicitud puede llevar mucho tiempo y existe un riesgo considerable de que una solicitud no se apruebe porque se haya pasado por alto.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 pueden hacer los flujos de trabajo por usted en esta situaci\u00f3n? Un flujo de trabajo puede reaccionar cuando se intenta aceptar solicitudes de pago y tambi\u00e9n puede comprobar el estado de la solicitud de pago correspondiente. Solo permitir\u00e1 la operaci\u00f3n si la solicitud de pago se ha aprobado previamente. Si el contable intenta procesar la solicitud de pago antes de que se haya aprobado, el usuario ver\u00e1 un mensaje que le informar\u00e1 de que la solicitud de pago no se puede aceptar y la operaci\u00f3n se revertir\u00e1. Esto garantiza el cumplimiento estricto de su proceso y que no se acepten solicitudes de pago prematuramente.<\/p>\n

Crear tareas recurrentes<\/h3>\n

Imaginemos ahora que forma parte de un equipo de marketing. Cada mes, tiene que publicar un bolet\u00edn informativo sobre los productos del equipo. La incidencia que describe este bolet\u00edn es pr\u00e1cticamente id\u00e9ntica todos los meses: el mismo t\u00edtulo, la misma fecha l\u00edmite, el mismo usuario asignado; esto hace que sea f\u00e1cil olvidarse del pr\u00f3ximo bolet\u00edn y la incidencia correspondiente que tiene que crear. En este caso, los flujos de trabajo de YouTrack pueden ayudarle a resolver dos problemas.<\/p>\n

Sin que sea necesaria la intervenci\u00f3n humana, el flujo de trabajo puede crear incidencias con t\u00edtulos y campos predefinidos (usuario asignado, fecha l\u00edmite, la lista de elementos obligatorios) de acuerdo con un calendario espec\u00edfico, por ejemplo, una vez al mes. Servir\u00e1 como una automatizaci\u00f3n y como un recordatorio para el equipo. No tendr\u00e1n que hacer un seguimiento de los plazos porque se les notificar\u00e1 de forma autom\u00e1tica cuando se cree la incidencia correspondiente y, adem\u00e1s, no tendr\u00e1n que perder el tiempo en crear dichas incidencias.<\/p>\n

Adem\u00e1s, el flujo de trabajo puede enviar recordatorios al equipo de marketing sobre los pr\u00f3ximos plazos relacionados con el bolet\u00edn. Por ejemplo, podr\u00eda avisar a los miembros del equipo tres d\u00edas antes de la fecha en que hay que enviar los materiales al equipo de edici\u00f3n.<\/p>\n

Actualizar campos en la actualizaci\u00f3n de la incidencia<\/h3>\n

Casi todos los equipos, independientemente del tipo de trabajo que realicen, tienen algunas tareas rutinarias necesarias que no les gustan: cerrar una historia de usuario cuando se han resuelto todas las subtareas, asignar una solicitud de reparaci\u00f3n de una m\u00e1quina de caf\u00e9 al responsable de la oficina, calcular y registrar el tiempo dedicado a preparar un evento, etc. Los flujos de trabajo pueden ayudarle a eliminar la necesidad de intervenci\u00f3n humana para que no tenga que perder el tiempo de su equipo en asuntos triviales.<\/p>\n

Un flujo de trabajo puede reaccionar para emitir actualizaciones cuando empiece a trabajar en una incidencia, cuando la resuelva o cuando cambie el usuario asignado. Puede indicarle al flujo de trabajo qu\u00e9 debe hacer a continuaci\u00f3n, por ejemplo, iniciar un temporizador, cerrar la tarea principal o actualizar la prioridad de la incidencia. Esto significa que puede crear el proceso perfecto directamente en el flujo de trabajo.<\/p>\n

Aspectos b\u00e1sicos de los flujos de trabajo de YouTrack<\/h2>\n

Un flujo de trabajo<\/a> es solo un contenedor donde recopila una o varias reglas. Cada regla es un script que aborda un caso de uso particular. Recomendamos combinar reglas en un flujo de trabajo cuando est\u00e9n relacionadas con el mismo prop\u00f3sito, por ejemplo, organizar un proceso de Kanban o gestionar fechas de vencimiento. Los flujos de trabajo funcionan por proyecto y tienen que adjuntarse al proyecto<\/a> antes de que entren en vigor.<\/p>\n

YouTrack incluye un conjunto de flujos de trabajo predeterminados que puede utilizar libremente. Entre ellos se encuentran los flujos de trabajo que abordan casos de uso populares, como recordatorios de plazos pr\u00f3ximos y asignaciones autom\u00e1ticas de incidencias. Si no puede encontrar un flujo de trabajo que se adapte a sus necesidades, siempre puede crear uno propio.<\/p>\n

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Estructura de las reglas<\/h2>\n

La mayor\u00eda de las reglas constan de tres partes principales: condici\u00f3n (guard), acci\u00f3n (action) y requisitos (requirements).<\/p>\n

La secci\u00f3n \u00abguard\u00bb especifica las condiciones para ejecutar la regla. Por ejemplo, en esta secci\u00f3n puede especificar que la regla solo debe activarse para las incidencias declaradas que se pasen a un estado de resoluci\u00f3n.<\/p>\n

La secci\u00f3n de acci\u00f3n describe la l\u00f3gica que se aplicar\u00e1 a las incidencias. Esta es la parte principal de la regla, donde le indica a la regla lo que debe hacer. Por ejemplo, la l\u00f3gica en la secci\u00f3n \u00abaction\u00bb puede hacer que la regla env\u00ede notificaciones, actualice campos, a\u00f1ada comentarios nuevos o cree incidencias.<\/p>\n

La secci\u00f3n \u00abrequirements\u00bb garantiza que se puedan adjuntar las reglas a los proyectos de forma segura. Por ejemplo, si una regla usa un campo de usuario asignado de varios valores (y lo especifica en la secci\u00f3n de \u00abrequirements\u00bb), la regla no se ejecutar\u00e1 hasta que el proyecto al que se adjunta tenga el campo de usuario asignado de varios valores.<\/p>\n

En funci\u00f3n del tipo de regla, puede tener partes adicionales<\/a> en su estructura. Veamos los tipos de reglas.<\/p>\n

Tipos de reglas de los flujos de trabajo<\/h2>\n

Hay cuatro tipos principales de reglas de los flujos de trabajo: en cambio, en programa, acci\u00f3n y m\u00e1quina de estados. Veamos en m\u00e1s detalle los dos que se utilizan con mayor frecuencia.<\/p>\n

Reglas en cambio<\/h3>\n

Una regla en cambio<\/a> se activa cuando se aplica un cambio a una incidencia. Puede activarse al crear una incidencia, cuando se a\u00f1aden comentarios nuevos, cuando se actualiza un campo, etc. Algunos casos de uso t\u00edpicos ser\u00edan asignar una incidencia al usuario que lo mueve al estado En curso<\/em> o hacer que sea imposible enviar una incidencia sin especificar la fecha de vencimiento. Las reglas en cambio se ejecutan en nombre del usuario que activ\u00f3 el cambio.<\/p>\n

Reglas en programa<\/h3>\n

Las reglas en programa<\/a> se activan seg\u00fan una programaci\u00f3n establecida. Por ejemplo, una regla en programa puede activarse cada lunes, todos los d\u00edas a la 1 p. m. o cada minuto. Las reglas en programa aplican su l\u00f3gica a un conjunto de incidencias que se encuentran en la secci\u00f3n de b\u00fasqueda de la regla. La secci\u00f3n de b\u00fasqueda contiene una consulta que determina qu\u00e9 incidencias son procesadas por esta regla (por ejemplo, incidencias cr\u00edticas no resueltas), mientras que la secci\u00f3n cron define el horario para aplicar la regla (por ejemplo, cada d\u00eda a las 3 p. m.)<\/p>\n

Un par de casos de uso t\u00edpicos de las reglas en programa ser\u00edan recordarle al usuario asignado una incidencia sobre un plazo pr\u00f3ximo o crear incidencias recurrentes para un bolet\u00edn que hay que enviar cada lunes.<\/p>\n

Ampliar YouTrack<\/h2>\n

La mayor\u00eda de los equipos tienen m\u00e1s de una herramienta en su infraestructura. L\u00f3gicamente, estas herramientas tienen que interactuar de alg\u00fan modo. Es posible que tenga que conectar su sistema de gesti\u00f3n de relaciones con el cliente y el sistema de seguimiento de incidencias, o las herramientas de su dise\u00f1ador con el sistema de gesti\u00f3n de proyectos. Si no existe una integraci\u00f3n lista para usar entre YouTrack y las otras herramientas que usa, los flujos de trabajo tambi\u00e9n pueden ayudarle en tal caso. Los flujos de trabajo de YouTrack pueden enviar solicitudes HTTP<\/a> para comunicarse con herramientas de terceros, por ejemplo, para decirles que se ha creado una incidencia nueva o que se ha resuelto una historia de usuario.<\/p>\n

Ejemplos listos para usar<\/h2>\n

Hace un tiempo, empezamos a recopilar los escenarios de flujos de trabajo m\u00e1s populares en una serie de art\u00edculos del blog: Make It Workflow<\/a>. Incluye art\u00edculos del blog que describen c\u00f3mo mejorar la experiencia del centro de ayuda y el buz\u00f3n, c\u00f3mo generar informes de tiempo y enviarlos a su correo electr\u00f3nico, y c\u00f3mo ayudar en su proceso y evitar actualizaciones no deseadas en las incidencias (incluidos cambios en los ajustes de visibilidad y actualizaciones en campos). Le invitamos a familiarizarse con estos art\u00edculos para aprender a usar los flujos de trabajo de manera eficaz y obtener ideas nuevas sobre c\u00f3mo automatizar partes de sus procesos de trabajo.<\/p>\n

Esperamos que estos consejos le ayuden a configurar YouTrack para satisfacer las necesidades de su equipo. \u00a1Nos encantar\u00eda escuchar sus ideas y opiniones! \u00bfHay algo que le gustar\u00eda que a\u00f1adamos o mejoremos en la funcionalidad de los flujos de trabajo de YouTrack?<\/p>\n

D\u00edganos qu\u00e9 piensa en los comentarios a continuaci\u00f3n o env\u00edenos una solicitud de soporte directa<\/a>. Mientras tanto, estamos preparando una gran actualizaci\u00f3n en la funcionalidad para la pr\u00f3xima versi\u00f3n principal de YouTrack de oto\u00f1o: un editor visual de los flujos de trabajo. Ofrecer\u00e1 a los equipos la posibilidad de crear flujos de trabajo sin necesidad de conocimientos de programaci\u00f3n; \u00a1pronto tendr\u00e1 m\u00e1s informaci\u00f3n!<\/p>\n

El equipo de YouTrack<\/p>\n

Art\u00edculo original en ingl\u00e9s de:
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