YouTrack
Powerful project management for all your teams
YouTrack 살펴보기: 워크플로
특히 팀에서 일할 때는 모든 작업에 일종의 루틴이 있습니다. 예를 들어, 모든 하위 작업이 해결되면 사용자 스토리를 마감하고, 팀원들에게 다가오는 마감일을 상기시키고, 배포 작업과 많은 하위 작업을 만들어 담당자들에게 배정하는 일 등이 있습니다. 이러한 단계가 여러분에게 친숙하게 들리나요? 이와 같은 일들을 수작업으로 하면 시간이 낭비되고 중요한 부분을 놓칠 가능성이 높아집니다. 여기서 YouTrack이 도움을 줄 수 있습니다. 몇 년 전에 JetBrains는 이러한 모든 종류의 일상적 작업을 자동화할 수 있는 워크플로라는 기능을 도입했습니다. 이 블로그 게시물에서는 여러분과 팀이 YouTrack을 해당 프로세스에 쉽게 맞춤화하고 일상적인 작업을 자동화할 수 있도록 워크플로 기능의 기본 사항을 알려드립니다.
좋은 소식이 더 있습니다. 올 가을에 출시될 YouTrack의 다음 주요 업데이트에서 워크플로 기능이 더욱 확장될 예정입니다. 새로운 시각적 워크플로 에디터를 사용하여 프로그래밍 기술 없이도 워크플로를 만들 수 있게 될 것입니다. 간단히 구성 요소를 끌어다 놓기만 하여 프로세스를 구축할 수 있습니다.
YouTrack의 워크플로를 자세히 살펴보고 이를 효과적으로 사용하는 방법을 알아보겠습니다.
워크플로가 필요한 이유는 무엇일까요?
워크플로는 팀 프로세스를 지원하고 일상적 작업을 자동화하는 데 도움을 줍니다. 워크플로가 도움이 될 수 있는 몇 가지 시나리오를 살펴보겠습니다.
원하지 않는 업데이트 방지
지불 요청을 처리하는 회계팀이 있다고 가정해 보겠습니다. 회사에서는 회계팀이 관리자의 승인 없이 지불 요청을 수락하는 것을 원하지 않습니다. 즉, 먼저 승인을 얻은 후에만 회계팀이 지불 요청을 수락할 수 있도록 해야 합니다. 각 요청의 상태를 수동으로 확인하면 시간이 많이 소요될 수 있고, 요청이 누락되어 승인되지 않을 위험이 큽니다.
여기서 워크플로가 어떤 역할을 할 수 있을까요? 워크플로는 결제 요청을 수락하려는 시도가 있을 때 이에 대응할 수 있으며 해당 결제 요청의 상태를 확인할 수도 있습니다. 지불 요청이 승인된 경우에만 작업이 허용됩니다. 회계팀에서 승인 전에 지불 요청을 처리하려고 하면, 지불 요청을 수락할 수 없으며 작업을 되돌린다는 메시지가 사용자에게 표시됩니다. 이렇게 하면 절차가 엄격하게 준수되고 지불 요청이 조기에 수락되지 않도록 할 수 있습니다.
반복 작업 만들기
이번에는 여러분이 마케팅 팀의 일원이라고 가정해 보겠습니다. 매달 팀에서 담당하는 제품에 대한 뉴스레터를 발행해야 합니다. 이 뉴스레터를 설명하는 이슈는 동일한 제목, 동일한 마감일, 동일한 담당자와 같이 매달 거의 동일하기 때문에 다가오는 뉴스레터와 이와 관련하여 생성해야 하는 이슈를 쉽게 잊어버릴 수 있습니다. 여기서 YouTrack 워크플로는 두 가지 문제를 해결하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
사람이 직접 입력하지 않아도 자동으로 워크플로가 지정된 일정(예: 한 달에 한 번)에 따라 미리 정의된 제목 및 필드(담당자, 마감일, 필수 항목 목록)를 사용하여 이슈를 생성할 수 있습니다. 이는 자동화뿐만 아니라 팀에 대한 알림 역할도 합니다. 해당 이슈가 생성되면 자동으로 알림을 받게되어, 마감일을 추적할 필요가 없을 뿐만 아니라 이러한 이슈를 생성하는 데 시간을 낭비하지 않아도 됩니다.
또한 워크플로는 뉴스레터와 관련하여 다가오는 마감일에 대해 마케팅 팀에 알림을 보낼 수 있습니다. 예를 들어, 편집 팀에 자료를 보내야 하는 날짜 3일 전에 팀원에게 알릴 수 있습니다.
이슈 업데이트 시 필드 업데이트
거의 모든 팀은 수행하는 작업 유형에 관계없이 필수적으로 수행해야 하는, 하지만 그리 달갑지 않은 일상적 작업을 가지고 있습니다. 예를 들어, 모든 하위 작업이 확인되면 사용자 스토리를 마감하고, 해당 사무실 관리자에게 커피머신의 수리 요청을 할당하고, 이벤트 준비에 소요된 시간을 계산하여 기록하는 등의 일들입니다. 그 밖에도 예는 많을 것입니다. 워크플로를 사용하면 사람이 직접 입력해야 하는 필요성이 해소되므로 더 이상 이러한 평범한 업무에 팀의 시간을 낭비할 필요가 없습니다.
워크플로는 이슈에 대한 작업을 시작하거나, 이슈를 해결하거나, 담당자를 변경할 때 이슈 업데이트에 대응할 수 있습니다. 다음으로 수행해야 할 작업을 워크플로에 지정할 수 있습니다. 예를 들어 타이머를 시작하거나, 상위 작업을 마감하거나, 이슈의 우선 순위를 업데이트하는 것들이 있을 수 있습니다. 즉, 직접 워크플로에 완벽한 프로세스를 만들 수 있습니다.
YouTrack 워크플로 기초 내용
워크플로는 하나 이상의 규칙을 수집하는 컨테이너입니다. 각 규칙은 특정 사용 사례를 다루는 스크립트입니다. Kanban 프로세스를 구성하거나 기한을 처리하는 것과 같이 동일한 목적과 관련된 경우 여러 규칙을 하나의 워크플로로 결합하는 것이 좋습니다. 워크플로는 프로젝트 단위로 작동하므로, 적용하려면 먼저 프로젝트에 연결해야 합니다.
YouTrack에는 무료로 사용할 수 있는 디폴트 워크플로 세트가 함께 제공됩니다. 그 중에는 예정된 마감 알림 및 자동 이슈 할당과 같은 주요 사용 사례를 처리하는 워크플로가 있습니다. 여러분의 요구사항에 맞는 워크플로가 없으면 언제든지 직접 만들 수 있습니다.
규칙 구조
대부분의 규칙은 조건(guard), 액션(action) 및 요구 사항(requirements)의 세 가지 주요 부분으로 구성됩니다.
조건(guard) 섹션은 규칙을 실행하기 위한 조건을 지정합니다. 예를 들어 조건(guard) 섹션에서 해결된 상태로 이동하는 보고된 이슈에 대해서만 규칙이 트리거되도록 지정할 수 있습니다.
액션(action) 섹션에서는 이슈에 적용할 논리를 설명합니다. 이것이 규칙의 주요 부분으로, 규칙이 수행해야 할 작업을 알려줍니다. 예를 들어, 액션(action) 섹션의 로직은 알림 보내기, 필드 업데이트, 새 코멘트 추가 또는 이슈 생성 규칙을 가질 수 있습니다.
요구 사항(requirements) 섹션은 규칙이 프로젝트에 안전하게 연결될 수 있도록 합니다. 예를 들어, 규칙이 여러 값을 갖을 수 있는 Assignee(담당자) 필드를 사용하고 이 내용이 요구 사항(requirements) 섹션에 지정되어 있다면 이 규칙이 연결된 프로젝트에 여러 값을 갖을 수 있는 담당자 필드가 있을 때까지 규칙이 실행되지 않습니다.
규칙 유형에 따라 구조에 추가 부분이 있을 수 있습니다. 규칙 유형을 살펴보겠습니다.
워크플로 규칙 유형
워크플로 규칙에는 변경 시, 일정, 액션 및 상태 시스템의 네 가지 주요 유형이 있습니다. 가장 많이 이용되는 두 가지에 대해 자세히 살펴보겠습니다.
변경 시 규칙
변경 시 규칙은 이슈에 변경 사항이 적용될 때 트리거됩니다. 이슈 생성 시, 새 코멘트가 추가될 때, 필드가 업데이트될 때 등에 트리거될 수 있습니다. 몇 가지 일반적인 사용 사례로, 할당된 이슈를 사용자가 처리 중(In Progress) 상태로 이동하거나 기한을 지정하지 않고 이슈를 제출할 수 없도록 하는 것 등을 들 수 있습니다. 변경 시 규칙은 변경을 트리거한 사용자를 대신하여 실행됩니다.
일정 규칙
일정 규칙은 설정된 일정에 따라 트리거됩니다. 예를 들어, 일정 규칙은 매주 월요일, 매일 오후 1시 또는 1분마다 트리거될 수 있습니다. 일정 규칙은 규칙의 검색 섹션에서 발견된 일련의 이슈에 논리를 적용합니다. 검색 섹션에는 이 규칙에 의해 처리되는 이슈(예: 해결되지 않은 중요 이슈)를 결정하는 쿼리가 포함되어 있으며, cron 섹션은 규칙을 적용하기 위한 일정(예: 매일 오후 3시)을 정의합니다.
일정 규칙에 대한 몇 가지 일반적인 사용 사례로, 이슈 담당자에게 다가오는 마감일을 상기시키거나 매주 월요일에 발송해야 하는 뉴스레터에 대한 반복 이슈를 생성하는 것을 들 수 있습니다.
YouTrack 확장
대부분의 팀은 인프라에 둘 이상의 도구를 가지고 있습니다. 물론 이러한 도구들은 어떤 방식으로든 상호 작용해야 합니다. 고객 관계 관리 시스템 및 이슈 트래커, 또는 디자이너 도구를 프로젝트 관리 시스템과 연결해야 할 수도 있습니다. YouTrack과 사용하는 다른 도구 사이에 기본적인 통합이 없는 경우, 워크플로가 여기에서도 도움을 줄 수 있습니다. YouTrack 워크플로는 타사 도구와 통신하기 위해 HTTP 요청을 전송할 수 있습니다. 새 이슈가 생성되었거나 사용자 스토리가 해결되었음을 알려야 하는 경우를 예로 들 수 있습니다.
바로 사용할 수 있는 예제
얼마 전 JetBrains는 해당 블로그 게시물 시리즈인 Make It Workflow에서 가장 인기 있는 워크플로 시나리오를 수집하기 시작했습니다. 여기에는 헬프데스크 및 메일함 경험을 향상시키는 방법, 시간 보고서를 생성하여 이메일로 보내는 방법, 프로세스를 지원하고 원치 않는 이슈 업데이트(가시성 설정 변경 및 필드 업데이트 포함)를 방지하는 방법을 설명하는 블로그 게시물이 포함됩니다. 이러한 게시물을 잘 숙지하여 워크플로를 효율적으로 사용하는 방법을 배우고 작업 프로세스의 일부를 자동화하는 방법에 대한 새로운 아이디어를 얻으세요.
이러한 팁이 팀의 요구에 맞게 YouTrack을 구성하는 데 도움이 되기를 바랍니다. 여러분의 아이디어와 의견을 듣고 싶습니다! YouTrack의 워크플로 기능에 추가하거나 개선하고 싶은 사항이 있나요?
아래에 의견을 남겨주시거나 직접 지원 요청을 해 주세요. 한편, 이번 가을에 예정된 YouTrack의 다음 주요 릴리스에서 주목할 새로운 기능 업데이트, 바로 시각적 워크플로 에디터를 준비하고 있습니다. 이 기능을 이용하면 프로그래밍 기술 없이도 워크플로를 만들 수 있으니 소식을 기다려 주세요!
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