Документы в Space

Oksana Mandryka

Чем бы вы ни занимались, наверняка вам часто приходится работать с документами. Мы используем их постоянно: делаем заметки перед встречей, ведем записи во время совещаний, пишем черновики блог-постов. Документы — удобный формат для обмена информацией, знаниями, идеями и решениями. Они помогают коллегам быть в курсе того, что им нужно знать. В больших компаниях становится все важнее иметь оптимизированные способы хранения информации и совместной работы над контентом. С какими бы документами вы ни работали, будет удобнее, если они собраны в одном месте.

Поэтому мы добавили в Space раздел Documents — место, где каждый может создавать документы и делиться информацией.

Что такое Documents

Мы хотим, чтобы Space стал основным способом обмена информацией в рамках целой компании, и документы играют в этом не последнюю роль.
В Space документы делятся на два типа:

  • Project Documents — проектные документы,
  • Personal Documents — персональные документы.

Проектные документы позволяют хранить и структурировать контент, связанный с проектом, например документацию, планы развития и записи совещаний. В персональных документах (My documents) хранятся все личные документы, к которым вам предоставили доступ, которыми вы поделились с коллегами, а также все ваши черновики. Документы в Space предназначены для совместной работы: все пользователи, у которых есть доступ к документу, могут редактировать его параллельно.
Далее расскажем подробнее, как все это устроено.

Проектные документы

Проектные документы позволяют хранить всю информацию, относящуюся к проекту, в одном месте. Вы можете создать несколько книг, чтобы охватить все важные темы.

Книги — удобный способ хранить информацию и делиться знаниями. В книге может быть неограниченное количество папок и статей. Вы можете перемещать статьи и папки внутри книги и между разными книгами, а также фильтровать содержимое книги по папкам и названиям статей.

В книгу или папку можно добавить вводную статью. Это позволяет видеть содержимое файла в теле страницы.

Администраторы проектов могут устанавливать правила доступа, определяющие, кто может редактировать книги и их содержимое, а также кто может создавать книги в проектах и управлять ими. Они также вправе открывать доступ к определенной книге людям, не входящим в команду проекта.

Персональные документы

Персональные документы (My Documents) — место хранения ваших личных документов и черновиков статей, которые вы планируете опубликовать в блоге или переместить в проектные документы.

Документы можно организовать по вложенным папкам или просто хранить в папке верхнего уровня My Documents. Новые документы по умолчанию сохраняются в папке верхнего уровня. В этой папке документы видны только вам и тем, кто получил доступ напрямую от вас.

Если вы являетесь автором документа или вам предоставили доступ к нему, вы найдете его в разделе Recent documents. Документы можно отфильтровать по типу, автору, заголовку и статусу «shared». В разделе Shared documents отображаются только те документы, к которым вам предоставили доступ.

Работа со статьями

В Space можно работать со статьями несколькими способами.

Создание статьи из Project Documents

Вы можете создать статью прямо из раздела документов. Обратите внимание: все, у кого есть доступ к документам проекта, будут видеть содержимое статьи и смогут редактировать ее вместе с вами.

Создание статьи из My Documents

В разделе My Documents можно создавать статьи и работать над ними в одиночку. Прежде чем переместить статью в Project Documents или опубликовать ее в блоге, вы можете открыть коллегам доступ к ней для совместного редактирования.

Если документ готов, переместите его в Project Documents или опубликуйте в блоге, а если нет, можете просто закрыть его — черновик будет сохранен в My Documents.

Импорт документов из других систем

Пока что опция импорта из других инструментов недоступна, но мы добавим ее в ближайшее время. Можно будет импортировать в Space документы Markdown.

Бета-версия Space является бесплатной и доступна для всех. Для участия в программе бета-тестирования оформите бесплатную подписку на Space и начните пользоваться инструментом уже сегодня.

Попробуйте поработать с документами в Space и расскажите нам о своих впечатлениях.

Ваша команда Space
The Drive to Develop

Подписаться

Подписаться на блог о Space