Créer un groupe d’utilisateurs n’a rien de simple. Mais travailler avec des gens qui partagent votre passion, tenir à jour et améliorer vos connaissances et compétences tout en apprenant de nouvelles choses et rencontrer de nouvelles personnes dans votre profession sont très gratifiants.
Chez JetBrains, nous formons une équipe de développeurs motivée et rassemblée autour de notre passion commune pour le code. La création d’outils remarquables serait tout simplement impossible sans l’inspiration, le travail d’équipe, les retours d’expérience et le sens du détail. Créer un groupe d’utilisateurs requiert aussi ces qualités.
Nous comptons parmi nous de nombreux organisateurs de groupes d’utilisateurs expérimentés et motivés . Dans cet article, nous partageons leurs conseils et leurs astuces pour assurer le succès de votre groupe d’utilisateurs.
Trouver des co-organisateurs
La gestion d’un groupe d’utilisateurs demande beaucoup plus de travail qu’il n’y paraît. Pour poser les bases d’un groupe opérationnel, il est essentiel de trouver des co-organisateurs qui partagent non seulement vos aspirations mais aussi les responsabilités, et qui soient en mesure de vous aider et de vous conseiller. Vous allez passer beaucoup de temps ensemble, entre le brainstorming, la programmation et l’organisation d’événements. Par conséquent, il est essentiel de choisir des personnes avec qui vous pouvez vous entendre.
“Cela va vous prendre du temps et vous aurez BESOIN d’aide. Par exemple, si vous tombez malade ou partez en vacances, il faut que quelqu’un puisse s’occuper du groupe.” (Rachel Appel, ancienne organisatrice de .NET Valley)
Rechercher des sponsors
Votre groupe d’utilisateurs peut être indépendant ou géré par votre entreprise. Quoi qu’il en soit, vous aurez besoin de sources de financement pour couvrir les coûts de location de salles, les intervenants, les prix remis lors des événements… Et tout le reste.
S’il s’agit d’un groupe d’utilisateurs géré par l’entreprise, il est plus facile d’être sponsorisé pour les salles et les promotions. Vous pouvez envoyer des invitations en utilisant la liste d’adresses de l’entreprise, afin d’informer les participants éventuels, d’inviter des intervenants et de faire la promotion de la rencontre sur le site Web de l’entreprise. L’entreprise qui héberge les rencontres du groupe d’utilisateurs y trouve également un intérêt, car cela permet de mieux faire connaître sa marque sur le marché local.
“Nous avons commencé la recherche de sponsors très tôt et cela s’est révélé très utile. Nous avons ainsi pu organiser les choses plus sereinement. Par exemple, nous avons utilisé l’argent récolté pour faire un barbecue lors de l’une des rencontres, … Cela nous a aidés et cela a aidé les sponsors à renforcer leur visibilité, le sponsoring est donc une excellente solution !” (Maarten Balliauw, Azure User Group Belgique)
Choisir le bon lieu pour vos rencontres
Tout lieu facilement accessible, suffisamment tranquille et disposant d’un projecteur et d’un grand écran fera l’affaire. La WiFi gratuite est également un bonus.
“Les coûts constituent un élément clé. C’est aussi le cas pour le choix de l’emplacement. Trouver un endroit qui soit facilement accessible par les transports publics comme en voiture est essentiel” (Rachel Appel, ancienne organisatrice de .NET Valley)
Un bureau au sein d’une entreprise ou un lieu dédié à l’événementiel sont les solutions les plus largement choisies. Si un groupe d’utilisateurs a des sponsors, ils auront tendance à demander l’organisation de réunions dans leurs locaux.
“Lorsque nous recevons un intervenant, nous contactons nos sponsors pour savoir s’ils ont une salle disponible dans leurs locaux pour 30 à 40 personnes afin de pouvoir nous y rencontrer” (Maarten Balliauw, groupe d’utilisateurs Azure Belgique)
Vous recherchez un endroit un peu plus informel pour organiser un événement ? Essayez votre bar préféré ou un espace de coworking agréable. L’organisation d’une fête type “summer party” est une excellente occasion pour changer de format et pouvoir échanger dans une atmosphère plus détendue.
Inviter des intervenants
Vous pouvez commencer par rechercher des intervenants autour de vous, en utilisant votre réseau personnel ou professionnel, lors de conférences ou de rencontres d’autres groupes d’utilisateurs. Si un intervenant potentiel prévoit de venir dans votre ville, saisissez cette opportunité pour le contacter dès que possible et l’inviter à prendre la parole à votre événement.
“Rien ne vous empêche de contacter des personnes que vous ne connaissez pas par l’intermédiaire des réseaux sociaux, et ils seront généralement ravis de venir prendre la parole lors de votre événement à condition que vous remboursiez leurs frais” (Rachel Appel, ancienne organisatrice de .NET Valley)
Répertoriez bien toutes les personnes qui ont manifestent un intérêt pour votre groupe d’utilisateurs ou qui souhaitent prendre la parole. Tenez également une liste de participants et de sujets potentiels et contactez ces personnes lors de l’organisation de vos prochains événements.
Un intervenant n’est pas nécessairement quelqu’un de très connu avec des milliers d’abonnés sur Twitter. Il peut s’agir d’un membre de votre groupe qui participe à un projet particulièrement intéressant, travaille dans un domaine de pointe ou puisse contribuer à la résolution de questions complexes, et qui souhaite partager ses connaissances et son expérience.
“J’encourage les nouveaux membres à prendre la parole pour la première fois. Et à chaque rencontre, j’invite les participants à me contacter et à partager leurs idées. Souvent, ces idées qui deviennent les sujets de présentations quelques mois plus tard. Tout bon orateur a dû se lancer et commencer comme novice et les groupes d’utilisateurs peuvent vous aider à vous améliorer dans ce domaine. Mon objectif n’est pas d’inviter seulement de bons orateurs, mais d’aider les intervenants à améliorer leur prise de parole” (Anastasia Kazakova, groupe d’utilisateurs C++ de St. Pétersbourg)
Mais ne soyez pas trop frustré si vous ne trouvez pas d’intervenants ou s’ils annulent leur participation à la dernière minute :
“Toutes les rencontres ne requièrent pas la présence d’un intervenant. Les télé-sessions et les débats sont également des formats qui fonctionnent très bien” (Justin Kaeser, groupe d’utilisateurs Scala Munich)
Suivre votre plan
Une fois que vous avez une équipe organisatrice et un lieu pour vos rencontres, fixez une première date dans votre agenda et n’en changez plus. Cela évite à la fois la procrastination et la quête de perfection.
“Déléguez une partie du travail à une ou deux personnes, mais assurez-vous que vos objectifs sont parfaitement alignés. Recherchez d’autres responsables de groupes d’utilisateurs pour échanger avec eux, peu importe la technologie ou le domaine, et demandez-leur conseil. Effforcez-vous d’organiser des événements régulièrement, c’est une source motivation essentielle pour les membres de votre goupe.” (Yann Cebron, JUG Hanovre)
“Lancez-vous ! J’avais envie de créer un groupe d’utilisateurs depuis longtemps, mais je ne pensais pas en être capable. Parfois, entre autres difficultés, il m’arrive d’avoir du mal à trouver des intervenants pour les événements. Mais je ne baisse pas les bras car j’adore la communauté et j’ai l’impression de faire quelque chose d’utile”. (Anastasia Kazakova, groupe d’utilisateurs C++ St. Pétersbourg)
Organiser des rencontres régulièrement
L’organisation de rencontres régulières est un moyen efficace de promouvoir votre groupe d’utilisateurs et de recruter de nouveaux membres. Vous ne devez pas forcément voir grand immédiatement ; commencer avec un petit groupe motivé vous apportera de l’expérience et de la confiance pour la suite.
“Je m’efforce de planifier les événements du groupe suffisamment l’avance, ainsi lors d’un événement je peux inviter les participants en personne à venir assister à la prochaine rencontre. J’inclus généralement l’annonce de la rencontre suivante dans l’introduction de la présentation que je fais lors de l’événement en cours.” (Anastasia Kazakova, groupe d’utilisateurs C++ St. Pétersbourg)
Il est judicieux d’organiser les rencontres le même jour de chaque mois. Par exemple, le premier jeudi du mois. S’il existe déjà d’autres groupes d’utilisateurs locaux établis dans la zone dans laquelle vous vous trouvez, assurez-vous que les événements ne se chevauchent pas. Privilégiez les médias sociaux et le bouche-à-oreille pour inviter un maximum de monde participer à vos événements.
“Twitter et notre newsletter sont les canaux de communication les plus efficaces. LinkedIn et Facebook viennent en deuxième position.” (Maarten Balliauw, groupe d’utilisateurs Azure Belgique)
Utilisez tous les canaux de communication à votre disposition. Vous ne pourrez jamais sur-promouvoir un événement. Même les groupes d’utilisateurs les mieux organisés et les plus populaires connaissent des taux de participation décevants de temps à autre. Soyez donc prêt à persévérer.
“Je viens d’annoncer des événements sur meetup.com et il m’arrive d’envoyer des tweets sur mon propre compte Twitter (avec environ 1 300 abonnés), afin d’avoir une liste de réservations et une liste d’attente. Toutefois, entre 40 et 50 % des réservations sont régulièrement annulées. Cela ne me pose pas de problème, je sais que c’est la norme” (Anastasia Kazakova, groupe d’utilisateurs C++ St. Petersbourg)
Échangez avec les participants à vos événements
Impliquez la communauté : demandez aux participants ce qui les intéresse et qui ils souhaitent rencontrer. Certains groupes d’utilisateurs privilégient le format interactif pour la première réunion. Ils posent des questions et laissent les participants débattre. Cela permet aux organisateurs de déterminer les centres d’intérêt et les attentes des membres du groupe d’utilisateurs. Si vous faites une liste des points évoqués, vous obtiendrez des sujets pour vos prochains événements.
“Nous utilisions un formulaire Google pour collecter les retours après chaque événement, mais avons arrêté lorsque nous nous sommes aperçus que tout le monde ne l’utilisait pas et que cela n’était pas représentatif. Désormais, nous essayons de privilégier le dialogue avec les participants afin d’avoir leurs avis sur la rencontre/l’intervenant.” (Maarten Balliauw, groupe d’utilisateurs Azure User Group Belgique)
S’il y a beaucoup de questions après une présentation, vous pouvez proposer aux participants de poursuivre la discussion dans un bar proche.
Prévoir des prix pour les membres de votre groupe d’utilisateurs
Des autocollants, des bloc-notes, des t-shirts, des licences logicielles, feront d’excellents prix pour les participants vos événements. Cela n’est pas indispensable, mais c’est un petit plus convivial qui sera certainement apprécié par votre communauté et vous permettre d’évaluer l’intérêt de vos événements.
JetBrains procure aux groupes d’utilisateurs actifs des licences gratuites pour ses outils professionnels à faire gagner aux participants lors des événements de votre groupe d’utilisateurs. Nous proposons des solutions efficaces pour tous les langages et technologies les plus populaires: IntelliJ IDEA pour Java, ReSharper pour .NET, PhpStorm pour PHP, PyCharm pour Python, et bien d’autres.
Nous souhaitons encourager l’engagement des organisateurs de groupe d’utilisateurs auprès de leur communauté, c’est pourquoi nous leur proposons des abonnements annuels gratuits.
Compléter le formulaire en ligne pour bénéficier de notre support pour votre groupe d’utilisateurs ou envoyez-nous un email à community-support@jetbrains.com pour toute question 
Auteur de l’article original en anglais : Nadya Davydova
