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Découvrez les Abonnements : un moyen de gérer les notifications de manière unifiée dans Space

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Lorsqu’une organisation utilise Space, de nouveaux commits, tickets, articles, absences et congés sont constamment ajoutés à mesure que des réunions, documents et révisions de code sont créés. Comment les organiser pour s’assurer que les informations pertinentes soient bien transmises à la personne, l’équipe ou l’outil concerné·e ?

Les Chats de Space fonctionnent comme un hub centralisant toutes les notifications. Cependant, Space constitue un vaste espace de travail et des mises à jour y sont constamment effectuées. Notre objectif n’est pas seulement de rassembler toutes les mises à jour dans un seul endroit, mais aussi d’optimiser les flux d’informations afin de réduire le bruit et d’éviter la surcharge d’informations. C’est ainsi que nous avons eu l’idée des abonnements.

Présentation des Abonnements

Avant les abonnements, il n’y avait pas de moyen unifié de gérer les notifications dans Space. Les notifications système étaient prédéfinies et vous les receviez via des flux préconfigurés dans les Chats tels que #Absence et #Blog. Elles couvraient un nombre limité d’événements et offraient très peu d’options de personnalisation. Pour notifier les modifications apportées dans Space aux outils externes, il était également possible de configurer des webhooks, qui étaient implémentés indépendamment des notifications et configurés séparément. Et si vous vouliez que le système envoie des notifications à un canal pour les chats de groupe, vous deviez créer une application dédiée à cet effet.

Le nouveau modèle d’abonnements propose un moyen efficace et flexible de configurer des notifications relatives à des événements se produisant dans Space.

Quels sont les avantages des abonnements ?

  • Les abonnements vous permettent de limiter le flux d’événements et de ne recevoir que les notifications qui vous intéressent. La liste d’événements auxquels vous pouvez vous abonner comprend déjà plus de 60 éléments et nous prévoyons d’en ajouter d’autres.
  • Les abonnements sont intégrés aux Chats de Space. Vous choisissez quelles notifications vous souhaitez recevoir dans les flux privés et lesquelles seront envoyées aux canaux de groupe pour que toutes les personnes du groupe puissent les voir. 
  • Les abonnements contribuent à réduire les distractions car les utilisateurs reçoivent uniquement des notifications sur les événements les plus importants dans les flux qu’ils ont sélectionnés. Vous pouvez par exemple choisir de configurer un flux qui vous envoie une notification push à chaque fois qu’un événement important se produit. Parallèlement, vous pouvez configurer un flux distinct concernant des événements moins importants que vous passerez rapidement en revue une fois par jour.
  • il n’est pas nécessaire de coder. Pas besoin de connecter des solutions externes ou de développer des applications de chat. Vous pouvez facilement configurer tous les paramètres d’abonnement directement depuis l’interface utilisateur de Space. 

Comment fonctionnent les abonnements ?

Il existe trois types d’abonnements, selon l’endroit où vous souhaitez que les notifications vous soient envoyées :

  • Les abonnements pour les flux personnels délivrent des notifications relatives aux modifications qui vous concernent, telles que les réunions auxquelles vous participez ou les tickets qui vous ont été attribués. Ces notifications apparaissent dans les flux personnels : des canaux en lecture seule uniquement visibles par vous. Par défaut, vous recevrez toutes ces notifications sur le flux préconfiguré #Spacebox, mais vous pouvez modifier cela. Vous pouvez choisir les type de notifications que vous souhaitez voir dans #Spacebox et créer autant de flux privés que vous le souhaitez.
  • Les abonnements aux canaux sont des notifications sur les mises à jour et les changements dans le système concernant un groupe d’utilisateurs : une équipe projet, plusieurs équipes ou l’ensemble de l’entreprise. Ces notifications sont transmises aux canaux de chat. 
  • Bientôt disponible. Les abonnements aux webhooks permettent de transmettre à des services ou applications externes des informations sur diverses mises à jour se produisant dans Space. 

Les abonnements aux canaux ne sont disponibles que dans le cadre du forfait Organization, tandis que les abonnements aux flux personnels et aux webhooks sont accessibles à tous les utilisateurs de Space.

De plus, les abonnements peuvent être personnels ou personnalisés en fonction des événements pour lesquels ils vous notifient et de votre degré d’implication concernant ces événements. 

  • Les abonnements personnels incluent les événements liés à votre équipe, vos projets, le bureau au sein duquel vous travaillez et autres éléments qui vous concernent. Ces notifications ne peuvent être envoyées qu’à des flux personnels
  • Les abonnements personnalisés comprennent une liste plus large d’événements qui ne se rapportent pas seulement à vous mais aussi à différentes équipes, projets, localisations géographiques, voire à l’ensemble de l’entreprise. Par exemple, vous pouvez vous abonner aux nouveaux tickets créés dans le cadre d’un projet spécifique ou aux mises à jour d’un référentiel précis, sous réserve que vous ayez l’autorisation d’accéder à ces événements. Les abonnements personness these events. Custom subscriptions can send notifications to personal feeds, channels, and application webhooks.

Voici un schéma qui représente le fonctionnement des abonnements : 

Vous pouvez gérer les abonnements directement à partir de n’importe quel flux ou canal personnel dans Chats du moment que vous disposez des droits d’administrateur. Pour ce faire, cliquez sur channel-info.png(Channel info) dans le coin supérieur droit et allez dans l’onglet Subscriptions. Vous pouvez également accéder à tous les abonnements et les gérer depuis My Profile → Subscriptions. Pour en savoir plus sur la gestion des abonnements et des notifications, consultez la documentation de Space

Voyons maintenant en détail chaque type d’abonnement.

Abonnements aux flux personnels

Ce type d’abonnement permet d’envoyer des notifications aux flux personnels : des canaux en lecture seule qui contiennent diverses notifications système concernant les invitations, les mises à jour des réunions, les nouvelles absences, les articles de blog, etc.

#Spacebox, votre flux personnel par défaut, est déjà préconfiguré pour vous transmettre les notifications les plus pertinentes. Il centralise toutes les notifications que vous receviez dans les flux prédéfinis tels que #Absence et #Blog, vous pouvez donc supprimer ces anciens flux en toute sécurité. 

Notre objectif avec les abonnements préconfigurés est de vous fournir les mises à jour les plus pertinentes dès le départ. Cependant, tous ces paramètres sont personnalisables. Vous pouvez, si nécessaire, ajuster vos abonnements #Spacebox afin de réduire ou d’augmenter le nombre d’événements pour lesquels vous êtes notifié·e. 

Vous avez aussi la possibilité de créer autant de flux personnels que vous le souhaitez en plus de #Spacebox. Par exemple, vous pouvez créer un flux distinct nommé #New Issues in Design pour recevoir les notifications sur les tickets relatifs au design ou un flux #Members pour vous tenir au courant des nouvelles personnes qui rejoignent votre organisation. 

Abonnements aux canaux

Selon les cas, pour garantir une collaboration efficace, il est pertinent de communiquer des informations à l’ensemble de l’équipe ou seulement à des groupes de personnes spécifiques. Par exemple, les notifications concernant les échecs de builds intéressent surtout les développeurs. Les responsables RH ont besoin de connaître les nouvelles absences ajoutées par les membres de l’équipe. Mais dans le cas de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, toute l’équipe devrait être informée.

Les abonnements aux canaux vous permettent d’informer toutes les personnes intéressées par un événement donné via l’envoi de notifications automatiques aux canaux dans Chats.

Cela s’apparente aux applications Slack, qui permettent d’intégrer dans Slack des notifications provenant d’outils externes en temps réel. La principale différence est qu’avec le caractère intégré Space, vous n’avez pas besoin de connecter des services externes, car il contient déjà tous les événements et outils nécessaires à la transmissions des informations aux bons destinataires.

PLes abonnements Space présentent plusieurs avantages par rapport aux applications Slack :

  • Les abonnements Space éliminent les silos de données, qui résultent souvent de la nécessité d’intégrer plusieurs applications qui transmettront les notifications d’outils externes à une plateforme de collaboration comme Slack.  
  • Les abonnements Space vous aident à économiser du temps et de l’énergie car vous n’avez pas besoin d’installer ou de développer quoi que ce soit pour qu’ils fonctionnent. Vous pouvez facilement configurer tous les types d’abonnements directement depuis l’interface de Space.  

Bientôt disponibles : les Abonnements aux Webhooks

Le nouveau modèle d’abonnements vous permet de notifier des services externes, tels qu’un outil de suivi de tickets, un serveur de CI ou un outil de déploiement, des événements qui se produisent dans Space. Cela se fait par le biais des webhooks : une méthode qui vous permet de pousser des notifications aux applications, ce qui est généralement préférable au polling. Le traitement des donnees des webhooks est pris en charge par le SDK Space pour Kotlin et .NET.

Lorsque les abonnements aux webhooks seront disponibles, vous pourrez les gérer dans les paramètres de la section Applications.

Lancez-vous et profitez des avantages des abonnements

Grâce au modèle d’abonnements, vous pouvez choisir les événements dont vous souhaitez être informé·e, ainsi que l’endroit où vous souhaitez recevoir les notifications. Les abonnements vous permettent de vous tenir informé·e des mises à jour de l’espace de travail qui vous intéressent, suppriment les silos de données et améliorent le partage des connaissances au sein de votre entreprise.

Essayez les abonnements et faites-nous part de vos retours d’expérience ! Les abonnements aux flux privés et aux webhooks sont disponibles pour toutes les organisations de Space, mais les abonnements aux canaux ne sont disponibles que dans le cadre du forfait Organization.

Article original en anglais par :

Delphine Massenhove

Alyona Chernyaeva