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Situação do setor de eventos: a perspectiva dos organizadores e desenvolvedores de conferências de tecnologia

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Situação do setor de eventos: a perspectiva dos organizadores e desenvolvedores de conferências de tecnologia

“Não acho que os motivos pelos quais as pessoas vão às conferências mudaram ou mudarão no futuro. O principal aqui são as conexões.”

Kevin McDonald, Chief Commercial Officer na Web Summit

TL;DR

O setor de eventos teve que mudar de forma significativa para se adaptar à pandemia e está continuamente se transformando. No mundo inteiro, todas as diferentes entidades envolvidas – participantes, palestrantes, organizadores e patrocinadores – tiveram que se ajustar a essa nova realidade.

Enquanto preparávamos o episódio 8 do JetBrains Connect, perguntamos aos participantes e organizadores do evento como o setor está lidando com esses novos desafios e como acreditam que será no futuro. 

Em maio e junho, a equipe JetBrains Market Research & Analytics entrevistou cinco organizadores de conferências de tecnologia e lançou uma pesquisa. Com a ajuda da pesquisa, coletamos um total de 801 respostas de pessoas que participaram de conferências durante a pandemia. Cerca de 98% se identificaram como participantes, 23,5% participaram como palestrantes, 8,6% como organizadores de eventos e 2,1% como patrocinadores. Observe que os participantes poderiam escolher várias funções. A maioria dos participantes da pesquisa eram desenvolvedores (79,6%), e os entrevistados vieram dos seguintes países: EUA (10,8%), Alemanha (8,4%), Rússia (7,7%), Índia (4,9%), Polônia (4,1%), Ucrânia (3,7 %), Brasil (3,6%), Espanha (3,5%), China (3,3%) e Itália (3,1%).

Aqui está o que descobrimos:

  • Como o setor de eventos foi duramente atingido durante a pandemia, organizadores de conferências estão sendo instados a reconsiderar as atividades e bolar novos formatos criativos.
  • Organizadores, participantes, patrocinadores e palestrantes perceberam que os formatos online têm uma série de vantagens, por exemplo, acessibilidade, custos mais baixos, um público mais amplo e são mais fáceis de gerenciar. No entanto, as conferências presenciais tradicionais parecem ser mais eficientes em termos de networking.
  • Organizadores de eventos estão empregando uma série de atividades interativas online, como bate-papos em tempo real com participantes ou palestrantes, estandes virtuais, discussões somente em áudio, jogos ao vivo e competições.
  • Parece que os formatos online e offline vieram para ficar: offline para maior engajamento e online para atrair um maior público global. Eventos híbridos também deverão surgir.
  • O valor do conteúdo pré-gravado e a importância da produção de vídeo de alta qualidade aumentaram significativamente.

O que está acontecendo com o setor de eventos?

Como mudou o comportamento dos participantes?

Como os organizadores de eventos estão superando os desafios?

O que motiva palestrantes e patrocinadores a participarem de conferências online?

Qual o futuro da indústria de eventos?

Perspectiva da JetBrains

O que está acontecendo com o setor de eventos?

O setor de eventos foi um dos mais afetados durante a pandemia. Restrições e requisitos recentes forçaram os organizadores a repensar sua abordagem e oferecer formatos totalmente novos para os participantes. Alguns organizadores cancelaram suas conferências principais e se concentraram em eventos online. Observe que quando falamos de evento em formato de Conferência nos referimos a uma reunião, com duração de alguns dias, que é organizada em torno de um assunto ou comunidade específica. Uma conferência inclui uma ou mais trilhas de palestras e atrai mais de 100 participantes.

De acordo com nossa pesquisa, o formato online se tornou o principal formato de conferência durante a pandemia. Para ser mais preciso, 81,5% de todos os entrevistados (participantes, palestrantes, patrocinadores e organizadores) participaram de conferências online durante esse período. Antes da pandemia, apenas 34,1% haviam participado de eventos desse tipo.

Como mudou o comportamento dos participantes?

Entre os entrevistados que se identificaram como participantes de conferências, metade deles já tinha participado de uma ou duas conferências online um ano antes da pandemia. Desde as restrições impostas, os participantes começaram a participar de conferências online com mais frequência.

Parece que a experiência geral em relação às conferências online entre os participantes é positiva. A maioria ficou satisfeita com o formato online. A pesquisa destacou que 75,1% dos entrevistados iriam participar de conferências virtuais quando as restrições acabassem. Além disso, 44% afirmaram que sua percepção em relação a esses eventos melhorou.

Também, os participantes puderam identificar as vantagens dos eventos digitais. Por exemplo, os entrevistados afirmaram que as principais vantagens de participar de conferências online são economia de tempo, acessibilidade e economia de custos.

Também estávamos curiosos para saber o que motiva os participantes a participar de eventos online. De acordo com a pesquisa, os principais objetivos que motivavam a participação em conferências online eram Educação/Aprendizagem de coisas novas e Networking.

Durante as conferências online, os participantes puderam experimentar novos formatos de interação. Os mais usados foram chats em tempo real com participantes ou palestrantes, cabines virtuais, discussões somente em áudio e jogos ou competições ao vivo.

Ao criar os infográficos para este artigo do blog, preparamos alguns dados de pesquisa mais detalhados. Dessa forma, os valores que aparecem no episódio JetBrains Connect no YouTube podem diferir um pouco dos infográficos mostrados aqui.

68,7% dos entrevistados confirmaram que as conferências online das quais participaram eram gratuitas. Cerca de 30,2% afirmaram que a participação na conferência foi paga por eles próprios ou pelo empregador.

Apesar dos benefícios das conferências online, os participantes sentiram falta da comunicação ao vivo e sentiram fadiga de zoom (cansaço associado ao uso excessivo de plataformas virtuais). Os participantes da pesquisa destacam, entre as principais desvantagens das conferências online, a interação reduzida com palestrantes/participantes, menos oportunidades de networking e falta da experiência emocional. 

Como os organizadores de eventos estão superando os desafios?

Apesar de todas as restrições, muitos organizadores de eventos abraçaram a nova realidade e passaram a oferecer soluções cada vez mais exclusivas, tecnológicas e interessantes. Entrevistamos organizadores de eventos de várias conferências de tecnologia de destaque para saber como eles estão lidando com os desafios.

Por favor, confira os principais insights dessas entrevistas:

Descobriu-se que, no estado atual dos eventos, os organizadores dependem bastante da essência de seus negócios e do que faziam antes da pandemia.

Os organizadores de conferências comerciais e conferências de entidades não comerciais cujo objetivo é arrecadar dinheiro para formar o orçamento anual da empresa foramgravemente atingidos pela pandemia, já que perderam uma importante fonte de financiamento. De acordo com nossos entrevistados, os eventos online parecem ser menos eficazes que os eventos presenciais tradicionais do ponto de vista da geração de leads e publicidade. Dessa forma, os patrocinadores nem sempre estão dispostos a investir dinheiro nos eventos online. Os participantes também nem sempre estão dispostos a pagar pelos ingressos tanto quanto costumavam pagar por conferências offline. Esses organizadores de eventos comerciais foram forçados a oferecer eventos online, mas estão ansiosos para voltar ao formato offline.

Organizadores de eventos cujo objetivo principal não é arrecadar dinheiro (por exemplo, conferências da comunidade organizadas por grupos de usuários, conferências cujo objetivo principal é o marketing e a promoção de um produto ou serviço), foram menos afetados. Eles têm mais interesse em experimentar novos formatos online.

Alguns organizadores reconsideraram seus formatos tradicionais de conferência. Por exemplo, uma conferência agora pode consistir em uma apresentação online diária de 1 hora durante 1 semana, o que não era possível antes da pandemia.

Com o aumento das conferências online, a importância do conteúdo de vídeo aumentou. Já que a necessidade de ver o famoso palestrante na vida real agora é menos relevante, há pouco incentivo para o público assistir à palestra ao vivo se souberem que ela estará disponível como um vídeo.

“Para mim, assistir a uma apresentação online ao vivo ou assistir ao vídeo depois é quase a mesma coisa. A maioria das conferências acaba publicando os vídeos de qualquer maneira.”

Sandro Mancuso, Co-fundador da Codurance

  • O crescente interesse em conteúdo de vídeo incentiva os organizadores a criar, por exemplo, uma série de discussões em vídeo pré-gravadas sobre um tópico específico, em vez de conduzir um evento ao vivo.

“Temos alguns eventos onde fazemos as gravações primeiro. Por exemplo, recentemente preparamos uma série sobre modernização de software. Esse tema é fundamental para nós e está muito alinhado aos nossos serviços. Então, decidimos criar uma série de seis episódios. Gravamos todos eles; agora estão sendo editados. Serão lançados em breve. Temos uma equipe de marketing dedicada que está trabalhando na preparação desse conteúdo de vídeo pré-gravado.”

Sandro Mancuso, Co-fundador da Codurance

Tornou-se mais fácil controlar a qualidade do conteúdo e receber feedback. Agora os organizadores têm acesso às estatísticas do vídeo: número de visualizações, taxa de abandono, etc. Durante conferências offline, as pessoas geralmente são muito tímidas para sair de uma sala durante a apresentação se uma palestra estiver chata. Em conferências online, os participantes fecham a aba assim que ficam entediados:

“O que eu gosto nos eventos virtuais é que você realmente vê quem é capaz de entregar um bom conteúdo e quem não consegue. Você não tem como se esconder atrás de um grande público como durante os eventos offline, porque as pessoas já estão sentadas nos seus lugares, porque elas já estão no local. Se o público não gostar de uma apresentação no mundo virtual, fecha a aba e volta depois para outra palestra.

Além disso, você pode ver os picos subindo e descendo durante uma conferência. Se um palestrante é chato, você vê uma queda. O conteúdo é mais importante do que qualquer outra coisa. Essa é uma grande vantagem das conferências virtuais.”

Sead Ahmetovic, CEO e Co-fundador da WeAreDevelopers

  • Os organizadores de eventos começaram a focar em formatos online e explorar seus benefícios: público mais amplo, menores barreiras para participantes e palestrantes e menos tempo e recursos para organizar. 

A vantagem dos eventos virtuais é que pudemos receber palestrantes de todo o mundo. Alguns palestrantes nós sequer sonhávamos em ter em nossos eventos presenciais, devido à distância. Lembro que um palestrante em nosso evento fez a primeira sessão do dia, às 9: 00 CET, mas na verdade ele estava em San Diego, o que significa que era meia-noite para ele. Aquilo foi muito divertido. Mas também é uma oportunidade enorme. E para nós, o evento apenas online foi um tremendo sucesso, porque de repente tínhamos um público de 1.400 pessoas para um evento de um dia.

Karim Ourtani, membro do conselho na dataMinds

O que motiva palestrantes e patrocinadores a participarem de conferências online?

Durante a pesquisa e as entrevistas, pudemos coletar algumas informações sobre palestrantes e patrocinadores. Como são poucas as respostas da pesquisa, por favor, considere essas informações como insights qualitativos.

Perspectiva dos palestrantes e patrocinadores

De acordo com a pesquisa, as principais vantagens dos eventos online para palestrantes e patrocinadores foram acessibilidade, economia de tempo, economia de custos, facilidade de administrar a participação e um público mais abrangente. Além disso, foi mencionado que a oportunidade de pré-gravar vídeos também é um benefício.

As principais desvantagens foram a interação limitada com o público, falta feedback em tempo real, menor envolvimento do público, problemas técnicos (por exemplo, conexão ruim com a Internet) e comparecimento imprevisível de participantes. Os patrocinadores também mencionaram a falta de leads / vendas como uma desvantagem. 

Durante nossas entrevistas, os organizadores do evento apontaram que os palestrantes sentem falta de um dos principais benefícios dos eventos: as oportunidades de viagem. Por outro lado, destacaram que ficou mais fácil para que patrocinadores entrassem em contato com os participantes dos eventos online na busca de potenciais colaboradores. Diferentemente das conferências offline, essas interações ocorrem longe dos olhos do público e os participantes se preocupam menos que seu chefe ou colegas descubram seu contato com um possível empregador.

Qual o futuro do setor de eventos?

Restrições estão sendo suspensas em alguns países e esperamos que a vida aos poucos volte aos trilhos. No entanto, todos nós entendemos que o mundo nunca mais será o mesmo. Então, perguntamos aos organizadores de eventos e aos entrevistados como eles veem o futuro do setor de eventos.

Os participantes da pesquisa preveem algumas mudanças importantes de longo prazo: mais conferências híbridas, maior interesse nos conteúdos de vídeo e maior expectativa em palestras gravadas.

Os organizadores do evento destacaram nas entrevistas que as empresas cuja principal fonte de financiamento são as conferências, muito provavelmente retomarão os formatos offline. Porém, tanto os formatos online como os formatos offline vieram para ficar: offline para maior engajamento e online para atrair um maior público global.

Além disso, eventos híbridos serão desenvolvidos. Por exemplo, um dos entrevistados mencionou que os cinemas têm procurado potenciais clientes e começaram a negociar com organizadores de eventos. Portanto, o caso de uso pode ser assim: os participantes de eventos sentam-se em cinemas (um pequeno grupo de pessoas, sem necessidade de viajar para muito longe) e assistem à conferência online e, em seguida, discutem sobre ela. Desta forma, os organizadores poderão unir vários locais físicos através de canais online.

Ao mesmo tempo, quase todos os organizadores de eventos que entrevistamos expressaram um alto nível de incerteza em relação ao futuro, já que o setor de eventos depende muito de outros setores.

Perspectiva da JetBrains

Como um participante ativo em eventos ao vivo, a JetBrains obviamente sente falta da oportunidade de encontrar nossa comunidade pessoalmente. Ao mesmo tempo, as novas restrições também nos obrigam a nos ajustar à nova realidade e a melhorar nossos formatos online e pontos de contato.

Por exemplo, JetBrains Connect – a nova série da JetBrains no YouTube – foi nossa maneira de alcançar e aprender com especialistas de TI sobre diferentes tópicos, independentemente das circunstâncias.

Para ver uma discussão com Kevin McDonald, Chief Commercial Officer da Web Summit, Maarten Balliauw, e Paul Everitt, JetBrains Developer Advocate Leads em .NET e Web&Data, sobre o que o futuro reserva para eventos de TI, assista ao episódio JetBrains Connect no YouTube.https://www.youtube.com/watch?v=OIH94ZZJFNw

Assista também outros episódios do JetBrains Connect, fique atento aos Webinars da JetBrains e entre em contato conosco via TwitterFacebookLinkedIn e Instagram. Adoramos receber feedback e conversar com você!

Além disso, se você gostou desta visão geral sobre a pesquisa e tem interesse em participar de pesquisas futuras da JetBrains, inscreva-se no nosso painel de pesquisa:

Sua equipe JetBrains
The Drive to Develop

Artigo original em inglês por:

Luiz Di Bella

Zinaida Yanauer

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