Présentation de la fonctionnalité Documents de Space

Delphine Massenhove

Quelle que soit le poste que vous occupez, vous travaillez probablement tous les jours avec des documents. Les documents ont de multiples fonctions, qu’il s’agisse de la préparation de notes avant une réunion, de la réalisation de comptes-rendus ou encore de la rédaction d’articles de blog. Ils permettent de partager des informations, des connaissances, des idées et des décisions à l’échelle de toute l’entreprise. Pour les organisations, il est aujourd’hui essentiel d’avoir des méthodes harmonisées pour le stockage, le partage et la collaboration en matière de contenu. Que les documents que vous souhaitez partager soient des plannings de projets, des analyses rétrospectives ou des décisions, il est bien plus simple de les gérer si ils sont centralisés.

C’est pourquoi nous avons introduit la fonctionnalité Documents dans Space : un emplacement unique où chacun peut créer, stocker et partager des informations.

Description de la fonctionnalité Documents

Space a vocation à servir de plateforme centralisée pour l’échange d’informations à l’échelle de toute l’entreprise et les documents jouent un rôle important à cet égard.
Les documents sont répartis en deux catégories dans Space:

  • Les documents relatifs aux projets
  • Les documents personnels

Les Documents de Projet vous permettent d’organiser les contenu liés aux projets, tels que la documentation, les plannings ou les notes de réunions, et sont directement accessibles dans chaque projet. La catégories Documents Personnels (appelés My documents) comprend tous les documents personnels qui ont été partagés avec ou par vous et tous vos brouillons. Les documents dans Space sont collaboratifs, toutes les personnes ayant accès à un document peuvent donc y travailler ensemble simultanément.
Voyons plus en détail comment tout cela fonctionne.

Documents de Projet

Les Documents de Projet servent à regrouper toutes les informations relatives à un projet au même endroit. Créez plusieurs livres pour couvrir les différents sujets qui sont pertinents pour votre projet !

Space permet en effet d’enregistrer et de partager des informations sous forme de collection de livres. Chaque livre peut être alimenté avec un nombre illimité de dossiers et d’articles. Il est aussi possible de déplacer les articles et dossiers au sein d’un même livre et entre plusieurs livres. Le contenu d’un livre peut être filtré par nom de dossier et nom d’article.

Vous pouvez ajouter un article d’introduction à un livre ou à un dossier. Cela vous permet de voir le contenu de ce fichier dans le corps de la page.

Les administrateurs de projets peuvent mettre en place des autorisations pour désigner les personnes qui peuvent éditer des livres et leur contenu et celles qui peuvent gérer et créer des livres dans leurs projets. Ils ont également la possibilité de partager un livre spécifique avec des personnes extérieures à l’équipe aui travaille sur le projet.

Documents Personnels

Les Documents Personnels (My Documents) servent à stocker vos documents privés ainsi que les ébauches que vous prévoyez de publier plus tard ou de placer dans les Documents de Projet.

Vous pouvez organiser vos documents dans des sous-dossiers imbriqués ou simplement les conserver à la racine du dossier « My Documents ». Lorsque vous créez un nouveau document, il est ajouté par défaut à la racine du dossier. Les documents situés à la racine du dossier ne seront visibles que par vous et par les personnes avec qui vous les avez partagés.

Si vous êtes l’auteur d’un document ou si celui-ci a été partagé avec vous, vous pouvez le trouver dans Recent documents. Il est possible de filtrer les documents par type, auteur, titre ou statut « partagé ». Dans Shared documents, vous trouverez uniquement les documents qui ont été partagés avec vous.

Travailler avec des articles

Il y a plusieurs façons de commencer à travailler sur vos articles.

Créer un article à partir de Documents de Projet

Vous pouvez créer un article directement à partir de l’emplacement Documents. Veuillez noter que toute personne ayant l’autorisation de voir les Documents de Projet peut voir le contenu de l’article et collaborer avec vous pendant que vous y travaillez.

Créer un article à partir de My Documents

Vous avez aussi la possibilité de créer un article à partir de la section My Documents si vous souhaitez d’abord créer une ébauche et y travailler de façon privée. Vous pourrez partager vos articles pour une édition collaborative avant de les déplacer vers les Documents de Projet ou de les publier sur le blog.

Lorsque le document est prêt, il suffit de le déplacer vers Documents de Projet ou de le publier. Si vous ne souhaitez pas rendre votre document public, fermez-le simplement afin qu’il soit sauvegardé dans My Documents.

Migration à partir d’autres outils

La migration à partir d’autres outils n’est pas encore disponible, mais nous prévoyons d’implémenter cette fonctionnalité prochainement. Il sera ainsi possible d’importer des documents Markdown dans Space.

Space est actuellement disponible en version bêta gratuite. Si vous n’avez pas encore rejoint le programme bêta, il est encore temps de vous inscrire pour commencer à utiliser Space gratuitement.

Essayez la nouvelle fonctionnalité Documents et partagez votre expérience avec nous !

Auteur de l’article original en anglais : Natasha Katson

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