Neu: „Documents“ in Space

Natasha Katson

Fast alle von uns arbeiten täglich mit Dokumenten, unabhängig davon, wie unsere genaue Aufgabenbeschreibung lautet. Wir verwenden Dokumente für alles – von Besprechungsnotizen bis hin zu Blog-Entwürfen. Dokumente bieten eine großartige Möglichkeit für den Austausch von Erkenntnissen, Informationen, Ideen und Entscheidungen. Sie helfen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einer Organisation, auf die jeweils benötigten Informationen zuzugreifen. Wenn Sie in einem Team arbeiten, wird es auch für Sie immer wichtiger, optimale Lösungen für das Speichern, Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Inhalten zu finden. Unabhängig davon, ob es um Projektpläne, Entscheidungen oder Postmortem-Analysen geht – die Arbeit mit Dokumenten ist immer einfacher, wenn sie zentralisiert vorliegen.

Um dieses Problem anzugehen, haben wir in Space „Documents“ eingeführt – einen zentralen Ort, an dem jeder Informationen erstellen, speichern und teilen kann.

Documents – Übersicht

Wir möchten, dass Space zu einer Drehscheibe für den unternehmensweiten Informationsaustausch wird, und Dokumente spielen dabei eine gewichtige Rolle.
Dokumente werden in Space in zwei Kategorien unterteilt:

  • Projektdokumente
  • Persönliche Dokumente

Mit Projektdokumenten strukturieren Sie projektbezogene Inhalte: Dokumentationen, Roadmaps oder Besprechungsnotizen. Sie sind in jedem Projekt direkt erreichbar. Persönliche Dokumente (zu finden in My documents) sind alle persönlichen Inhalte, die mit Ihnen geteilt wurden, solche, die Sie selbst erstellt und geteilt haben, sowie alle Ihre privaten Entwürfe. In Space sind Dokumente für die gemeinsame Bearbeitung vorgesehen. Dies bedeutet, dass alle Nutzer*innen, die Zugriff auf ein Dokument haben, auch gleichzeitig daran arbeiten können.
Sehen wir uns einmal an, wie dies im Detail funktioniert.

Projektdokumente

Mit Projektdokumenten können Sie alle projektbezogenen Informationen an einem Ort zusammenfassen. Erstellen Sie verschiedene Bücher, um alle Themen abzudecken, die für Ihr Projekt relevant sind!

In Space können Sie Wissen in einer Sammlung von Büchern speichern und teilen. Jedes Buch kann eine unbegrenzte Anzahl von Ordnern und Artikeln enthalten. Sie können Artikel und Ordner innerhalb eines Buches oder zwischen Büchern verschieben. Den Inhalt eines Buches können Sie anhand der darin enthaltenen Ordner- und Artikelnamen filtern.

Bücher und Ordner können einen Einführungsartikel haben. Auf diese Weise können Sie den Inhalt einer Datei im Hauptbereich der Seite anzeigen.

Projektadmins können durch Berechtigungen festlegen, wer in ihren Projekten Bücher verwalten und erstellen und Buchinhalte bearbeiten darf. Es besteht auch die Möglichkeit, ein bestimmtes Buch mit bestimmten Personen außerhalb des Projektteams zu teilen.

Persönliche Dokumente

Persönliche Dokumente (My Documents) dienen als Speicherort für Ihre privaten Dokumente und Artikelentwürfe, die Sie später im Blog veröffentlichen oder zu den Projektdokumenten verschieben möchten.

Sie können Ihre Dokumente in verschachtelten Unterordnern strukturieren oder einfach im Hauptordner „My Documents“ speichern. Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, wird es standardmäßig im Hauptordner gespeichert. Dokumente im Hauptordner sind nur für Sie selbst sichtbar sowie für Personen, denen Sie explizit Zugriff erteilt haben.

Dokumente, die Sie selbst erstellt haben oder die für Sie freigegeben wurden, finden Sie unter Recent documents. Sie können Dokumente nach Typ, Autor, Titel oder Freigabestatus filtern. In Shared documents finden Sie nur die Dokumente, die für Sie freigegeben wurden.

Arbeiten mit Artikeln

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, die Arbeit an einem Artikel zu beginnen.

Artikel in Project Documents erstellen

Sie können einen Artikel direkt in Documents erstellen. Auf diese Weise kann jeder, der die Berechtigung zum Einsehen von Projektdokumenten hat, den Inhalt des Artikels sehen und gleichzeitig mit Ihnen am Artikel arbeiten.

Artikel in My Documents erstellen

Sie können einen Artikel auch im Bereich My Documents erstellen, wenn Sie vorerst privat an Ihrem Entwurf arbeiten möchten. Sie können diese Artikel für eine gemeinsame Bearbeitung mit anderen teilen, bevor Sie sie zu den Projektdokumenten verschieben oder im Blog veröffentlichen.

Wenn das Dokument fertig ist, verschieben Sie es einfach in Project Documents oder veröffentlichen es im Blog. Wenn das Dokument noch nicht zur Veröffentlichung bereit ist, können Sie es einfach schließen – der Entwurf wird dann in My Documents gespeichert.

Migration von anderen Tools

Die Migration von anderen Tools ist noch nicht einsatzbereit, soll aber nach unseren Plänen bald zur Verfügung stehen. Diese Funktion wird die Möglichkeit bieten, Markdown-Dokumente in Space zu importieren.

Space ist jetzt in der Betaphase und steht allen Interessierten kostenlos zur Verfügung. Wenn Sie sich noch nicht für unser Beta-Programm angemeldet haben, registrieren Sie sich kostenlos bei Space und machen Sie noch heute Ihre ersten Schritte.

Probieren Sie die Dokumentfunktion aus und lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben!

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