Features News

Изучаем YouTrack: рабочие процессы

Read this post in other languages:
English, Français, 日本語, 한국어, Deutsch, Português do Brasil, Español, 简体中文

В любой работе встречаются регулярно повторяющиеся действия. Возможно, вам часто приходится закрывать пользовательские истории после выполнения всех подзадач, напоминать коллегам о приближающихся дедлайнах, создавать задачи на релиз с набором подзадач и назначать ответственных за их выполнение. Звучит знакомо? Делая все это вручную, вы тратите много времени и рискуете упустить что-нибудь важное. Тут на помощь приходит YouTrack. Несколько лет назад мы добавили функцию «Рабочие процессы», которая позволяет автоматизировать выполнение однотипных задач. В этой статье мы расскажем об основных особенностях этой функции, чтобы вы с коллегами могли настроить YouTrack для автоматизации таких задач в соответствии с вашими процессами.

И еще хорошие новости: в одном из ближайших крупных обновлений YouTrack, которое выйдет этой осенью, мы еще больше расширим возможности рабочих процессов. В новом визуальном редакторе вы сможете создавать рабочие процессы, даже если вообще не умеете программировать: нужно будет просто перетащить необходимые компоненты.

Читайте далее, чтобы узнать самое главное о рабочих процессах в YouTrack и о том, как использовать их максимально эффективно.

Зачем нужны рабочие процессы?

Они автоматизируют повторяющиеся задачи, тем самым упрощая работу команды. Рассмотрим несколько ситуаций, в которых вам пригодятся рабочие процессы.

Предотвращать нежелательные обновления

Представьте, что у вас есть команда бухгалтеров, которые обрабатывают платежные требования. По правилам компании, бухгалтерия не может выполнить платежное требование без одобрения руководителя. Соответственно, нужно, чтобы бухгалтеры могли обрабатывать платежные требования только после их одобрения. Проверка статуса каждого требования вручную занимает очень много времени, а еще есть опасность, что требование не будет одобрено, потому что его просто пропустили.

И тут в игру вступает рабочий процесс: он отреагирует на попытку выполнить платежные требования и проверит их статус. Операция будет разрешена, только если платежное требование было одобрено. Если бухгалтер попытается обработать платежное требование до его одобрения, то увидит сообщение о том, что обработать платежное требование нельзя, и операция будет отклонена. Таким образом, мы гарантируем строгое соблюдение процедуры, и ни одно платежное требование не будет выполнено без одобрения.

Создавать повторяющиеся задачи

Теперь представьте, что вы работаете в отделе маркетинга. Каждый месяц вы делаете новостную рассылку о ваших продуктах. Задача по подготовке такой рассылки каждый раз выглядит практически одинаково: одно и то же название, дедлайн, исполнитель. В результате легко забыть о предстоящей рассылке и том, что под нее нужно создать задачу. В данном случае рабочие процессы YouTrack помогают решить сразу две проблемы.

Рабочий процесс может безо всякого участия человека создавать задачи с заранее заданными названиями и полями (исполнитель, дедлайн, перечень необходимых действий) по расписанию: допустим, раз в месяц. Это одновременно и автоматизация работы, и напоминание для команды. Самостоятельно отслеживать дедлайны больше не придется, потому что все, кого это касается, получат автоматическое уведомление о новой задаче, и тратить время на ее создание тоже не нужно.

Кроме того, рабочий процесс может отправлять команде маркетинга напоминания о наступающих дедлайнах, связанных с рассылкой: например, о том, что через три дня все материалы должны быть отправлены редакторам.

Обновлять поля при обновлении задачи

Практически у всех команд, независимо от выполняемой работы, есть нелюбимые задачи, которые приходится регулярно выполнять: закрывать пользовательские истории после завершения всех подзадач, оформлять запрос на ремонт кофеварки офис-менеджеру, подсчитывать и регистрировать время, затраченное на подготовку мероприятия… Список можно продолжать. Рабочие процессы избавят вас от лишней работы, и вам не придется тратить время на такие занудные мелочи.

Рабочий процесс может реагировать на обновление задачи, когда вы начинаете над ней работать, когда вы ее завершаете или меняете исполнителя. При этом можно дать рабочему процессу задание относительно следующего действия: запустить таймер, закрыть родительскую задачу или изменить приоритет текущей задачи. Благодаря этому можно встроить нужную процедуру прямо в рабочий процесс.

Главное о рабочих процессах в YouTrack

Рабочий процесс — это просто контейнер, включающий в себя одно или несколько правил. Каждое правило представляет собой скрипт для определенного сценария использования. Мы рекомендуем объединять правила, связанные одной целью, в рабочий процесс: таким образом можно, например, обеспечить процесс Kanban или управлять сроками выполнения. Чтобы рабочий процесс запустился, его необходимо прикрепить к проекту.

YouTrack предлагает набор заранее настроенных рабочих процессов. Используйте их для отправки напоминаний о наступающих дедлайнах, для автоматического назначения задач и других популярных действий. Если подходящего процесса не нашлось, создайте свой собственный. 

Структура правила

Большинство правил состоят из трех основных частей: условие, действие, требования.

В первой части описываются условия для выполнения правила. Например, можно указать, что правило выполняется только для зарегистрированных задач, которые переходят в завершенное состояние.

В разделе действий описывается логика обработки задач. Это основная часть правила: мы указываем, что именно должно быть сделано. Например, можно настроить отправку уведомлений, обновление полей, добавление комментариев или создание новых задач.

В разделе требований правила привязываются к проектам. Например, если правило использует многозначное поле «Исполнитель» (то есть это поле указано в разделе требований), оно будет выполняться только в том случае, если в проекте, к которому привязано правило, есть такое поле.

В зависимости от типа правила его структура может содержать дополнительные части. Поговорим о правилах подробнее.

Какие бывают правила

Правила рабочих процессов бывают четырех основных видов: при изменении, по расписанию, действие и конечный автомат. Рассмотрим подробнее два самых часто используемых типа правил.

Правила при изменении

Правило при изменении выполняется, когда в задаче происходит изменение: например, при создании задачи, при добавлении комментариев, при обновлении поля и т. п. Типичные примеры: назначить задачу пользователю, который переводит ее в состояние В обработке, или запретить создание задачи без указания срока выполнения. Правила при изменении выполняются от имени пользователя, внесшего соответствующее изменение.

Правила по расписанию

Правила по расписанию выполняются в соответствии с заданным графиком: например, каждый понедельник, каждый день в 13:00 или каждую минуту. Действия, заданные в правиле по расписанию, выполняются сразу для всех задач, найденных в разделе поиска в правиле. Этот раздел содержит поисковый запрос, определяющий, какие задачи должны быть обработаны — например, незавершенные критические задачи, — а в разделе расписания регулируется периодичность выполнения правила — например, ежедневно в 15:00.

Типичные случаи использования правил по расписанию: напоминать исполнителям о наступающих дедлайнах или создавать повторяющиеся задачи по подготовке новостной рассылки, которая выходит каждый понедельник.

Расширение возможностей YouTrack

Большинство команд используют в своей инфраструктуре сразу несколько инструментов, которые должны друг с другом взаимодействовать. Вам может понадобиться обеспечить совместную работу CRM-системы с баг-трекером или инструментов для дизайнеров с системой управления проектами. Если YouTrack напрямую не интегрируется с вашими инструментами, вам помогут рабочие процессы. Они могут отправлять из YouTrack HTTP-запросы на обмен данными со сторонними инструментами, сообщая им, что создана новая задача или решена пользовательская история.

Примеры использования

Мы собираем самые распространенные варианты применения рабочих процессов в серию статей. В них мы рассказываем, как сделать эффективнее работу службы поддержки и использование почты, как создавать отчеты по времени и отправлять их по электронной почте, как упростить процесс и предотвратить нежелательные обновления в задачах (в том числе изменения настроек видимости и обновления полей). Из статей вы узнаете, как эффективно использовать рабочие процессы и автоматизировать различные этапы своей работы.

Надеемся, наши советы помогут вам настроить YouTrack так, как нужно вашей команде. Мы будем рады услышать ваше мнение о рабочих процессах в YouTrack: что нам стоит улучшить или добавить?

Вы можете поделиться своими мыслями в комментариях или напрямую связаться с нашей командой поддержки. Тем временем мы продолжаем готовить большое обновление, которое выйдет в рамках следующего крупного релиза YouTrack этой осенью, — визуальный редактор рабочих процессов. С его помощью вы сможете создавать рабочие процессы, ничего не программируя. Следите за новостями!

Ваша команда YouTrack
The Drive to Develop

Автор оригинальной статьи:

Oksana Mandryka

Anastasia Bartasheva

Discover more