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探索 YouTrack:工作流

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许多工作都会涉及某种例行流程,这在团队协作中尤其常见:比如,在解决所有子任务后关闭其用户情景;提醒其他成员临近的截止日期;创建发布任务和多个子任务,再将其分配给相关负责人。 这些步骤是不是看起来很熟悉? 手动执行这类任务既浪费时间,又很有可能遗漏重要环节。 选择 YouTrack 就能避免这些麻烦。 几年前,我们推出了名为“工作流”的功能,用以自动化此类例行任务。 这篇博文将分享工作流功能的基础知识,帮助使用者更轻松地根据流程调整 YouTrack,实现例行任务自动化。

我们还有更多好消息。 YouTrack 的下一个主要更新将于今年秋季推出,会进一步扩展工作流功能。 全新的可视化工作流编辑器,在创建工作流时不需要任何编程技能。 简单地拖放组件即可将流程构建起来。

接下来我们仔细研究一下 YouTrack 中的工作流,看一看如何才能更有效地使用。

我们为什么需要工作流?

工作流可用于支持团队流程和协助自动化例行任务。 来看看工作流可以发挥作用的一些场景。

防止多余的更新

假设您有一个处理付款请求的会计团队。 公司不希望会计团队在未经经理批准的情况下接受付款请求。 这意味着您应该确保会计人员只在付款请求首次获得批准后才接受请求。 如果手动检查各个请求的状态,不仅非常耗时,还有可能导致请求因遗漏而未获批准。

工作流的功能是什么? 工作流可以在试图接受付款请求时做出反应,还可以检查相应付款请求的状态。 只有在付款请求获得批准后,它才会允许操作。 如果会计人员在付款请求获得批准之前尝试处理,用户将收到一条消息,说明无法接受付款请求并且操作将被还原。 这可确保流程得到严格遵守,不会过早接受付款请求。

创建周期性任务

想象一下,您是营销团队的一员。 每个月,您都需要发布团队产品的简报。 描述这份简报的问题在每个月几乎都是相同的:相同的标题、相同的截止日期、相同的被指派者。这让人很容易忘记接下来的简报和需要为其创建的问题。 YouTrack 工作流在这里将解决两个问题。

工作流可以根据指定的时间安排(例如,每月一次)创建具有预定义标题和字段(被指派者、截止日期、所需条目列表)的问题,无需人工输入。 它既是一种自动化,也是对团队的提醒。 团队不必再跟踪截止日期,因为当相应问题被创建时会有自动通知显示。而最重要的是,团队成员不再需要浪费时间自己创建这些问题。

此外,工作流还可以向营销团队发送简报相关临近截止日期的提醒。 例如,它可以在材料应发送给编辑团队的日期前三天提醒团队成员。

在问题更新时更新字段

无论从事什么类型的工作,几乎所有团队都有一些让人头痛的必要例行任务:比如,在解决所有子任务后关闭其用户情景,把咖啡机维修请求分配给相应的办公室经理,或者计算和记录准备活动所花费的时间。 类似的例子还有很多。 工作流可以消除对人工输入的需求,让团队不必再把时间浪费在这些日常琐事上。

在开始处理问题、解决问题或更改被指派者时,工作流都可以对问题更新做出反应。 您可以告诉工作流接下来应该做什么,例如,启动计时器、关闭父任务或更新问题的优先级。 也就是说,您可以直接在工作流中构建完美的流程。

YouTrack 工作流要点

工作流只是一个容器,其中可收集一个或多个规则。 每个规则都是解决特定用例的脚本。 当规则与同一目的相关时,我们建议将规则合并到一个工作流,例如,组织看板流程或处理截止日期。 工作流按项目工作,需要附加到项目才能生效。

YouTrack 附带一组可免费使用的默认工作流。 其中包括可解决流行用例的工作流,例如临近截止日期提醒和自动问题分配。 如果找不到合适的工作流,您可以创建自己的工作流。

规则的结构

大多数规则由三个主要部分组成:保护 (Guard)、行动和要求。

保护部分指定执行规则的条件。 例如,在保护部分中,可以指定规则应仅针对正在向已解决状态发展的已报告问题触发。

行动部分描述了要应用于问题的逻辑。 这是规则的主要部分,您可以在这里告诉规则它应该做什么。 例如,行动部分的逻辑可以让规则发送通知、更新字段、添加新注释或创建问题。

要求部分确保规则可以安全地附加到项目。 例如,如果规则使用了多值 Assignee 字段(并在要求部分指定),那么,只有在其附加到的项目具有多值 Assignee 字段时,该规则才会运行。

根据规则的类型不同,其结构中可能有额外部分。 我们来看看规则类型。

工作流规则的类型

工作流规则主要有四种类型:变更时、计划时、行动和状态机。 我们来进一步研究使用最广泛的两类。

变更时规则

变更时规则在变更应用于问题时触发。 它可能会在创建问题、添加新注释、更新字段等情况下触发。 典型用例是将问题分配给将其移动到 进行中 状态的用户,或者使问题无法在不指定截止日期的情况下提交。 变更时规则代表触发变更的用户运行。

计划时规则

计划时规则根据设定的时间触发。 例如,计划时规则可能会在每周一、每天下午 1 点或每分钟触发。 计划时规则将其逻辑应用于在规则的搜索部分发现的一组问题。 搜索部分包含的查询决定了哪些问题由该规则处理(例如,未解决的关键问题),cron 部分则定义了应用规则的时间表(例如,每天下午 3 点)。

计划时规则的典型用例是提醒问题被指派者即将到来的截止日期,或为每周一需要发送的简报创建重复问题。

扩展 YouTrack

大多数团队在基础架构中都拥有不止一种工具。 当然,这些工具也必须达成互动。 您可能需要将客户关系管理系统和问题跟踪器连接起来,或者将设计师工具与项目管理系统连接起来。 如果 YouTrack 和您使用的其他工具之间没有开箱即用的集成,工作流在这里也可以提供帮助。 YouTrack 工作流可以发送 HTTP 请求与第三方工具进行通信,例如,告知已创建新问题或已解决用户情景。

现成的一些示例

前段时间,我们开始将最受欢迎的工作流场景收集在一起,组成专门的博文系列 Make It Workflow。 其中的博文讲述了如何增强帮助台和邮箱体验,如何生成时间报告并将其发送到您的电子邮件,以及如何协助流程并防止出现多余的问题更新(包括可见性设置的变更和字段更新)。 我们希望您阅读这些文章,了解如何有效地使用工作流并在工作流程自动化方面获得一些新思路。

我们希望这些提示能够帮助您配置最适合您团队需求的 YouTrack。 我们很想听到您的想法和意见! 在 YouTrack 的工作流功能中,您有什么想增加或改进的吗?

请在下方评论区中分享您的想法,或提交直接支持请求。 同时,我们准备在今年秋天 YouTrack 的下一个主要版本中为您提供新的功能更新:可视化工作流编辑器。 这将让团队能够在不使用编程技能的情况下构建工作流,敬请期待!

您的 YouTrack 团队

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