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YouTrack entdecken: Workflows

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In allen Jobs gibt es Routineaufgaben, besonders wenn man im Team arbeitet: eine User Story schließen, wenn alle Teilaufgaben erledigt sind; Teamkollegen an bevorstehende Termine erinnern; eine Release-Aufgabe mit einer Reihe von Teilaufgaben erstellen und diese den zuständigen Personen zuweisen. Kommen Ihnen einige dieser Vorgänge bekannt vor? Die manuelle Durchführung dieser Aufgaben ist zeitaufwändig und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass etwas Wichtiges übersehen wird. YouTrack kann hier Abhilfe schaffen. Vor einigen Jahren haben wir Workflows eingeführt, mit denen Sie all diese Routineaufgaben automatisieren können. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen die Grundlagen der Workflows-Funktionalität vorstellen, damit Sie und Ihr Team YouTrack ganz einfach an Ihre Prozesse anpassen und Routineaufgaben automatisieren können.

Und das ist nicht die einzige gute Nachricht. In einem der nächsten großen YouTrack-Updates in diesem Herbst werden wir die Workflows-Funktionalität weiter ausbauen. Mit einem neuen visuellen Workflow-Editor werden Sie ohne Programmierkenntnisse Workflows erstellen können. Sie können dann Komponenten einfach mit der Maus ziehen und ablegen, um Ihren Prozess abzubilden.

Schauen wir uns nun die Workflows in YouTrack etwas genauer an, um herauszufinden, wie Sie sie effektiv nutzen können.

Wozu brauchen wir Workflows?

Workflows unterstützen Ihre Teamprozesse und helfen Ihnen, Routineaufgaben zu automatisieren. Sehen wir uns einige Szenarien an, bei denen Workflows Ihnen helfen können.

Unerwünschte Updates verhindern

Nehmen wir an, Sie haben ein Buchhaltungsteam, das Zahlungsanforderungen bearbeitet. Ihr Unternehmen möchte nicht, dass das Buchhaltungsteam Zahlungsaufforderungen ohne die Genehmigung eines Vorgesetzten annimmt. Das heißt, Sie wollen sicherstellen, dass die Buchhaltung eine Zahlungsanforderung erst annehmen kann, nachdem diese genehmigt wurde. Den Status jeder Anfrage manuell zu überprüfen ist sehr zeitaufwändig, und es besteht ein erhebliches Risiko, dass irgendwann eine nicht genehmigte Anfrage durchrutscht.

Wie können Workflows hier helfen? Durch den Versuch, eine Zahlungsanforderung zu akzeptieren, könnte ein Workflow ausgelöst werden, der den Status der Anforderung überprüft. Der Vorgang wird nur zugelassen, wenn die Zahlungsanforderung genehmigt wurde. Wenn die Buchhaltung versucht, die Zahlungsanforderung zu bearbeiten, bevor sie genehmigt wurde, wird eine Meldung angezeigt, dass die Zahlungsanforderung nicht akzeptiert werden kann und der Vorgang rückgängig gemacht wird. Dadurch wird sichergestellt, dass der vorgesehene Ablauf genau eingehalten wird und keine Zahlungsanforderungen vorzeitig akzeptiert werden.

Wiederkehrende Aufgaben erstellen

Stellen wir uns nun vor, Sie arbeiten in einem Marketingteam. Jeden Monat veröffentlichen Sie einen Newsletter für die Produkte des Teams. Das Ticket für diesen Newsletter ist jeden Monat ziemlich gleich – der gleiche Titel, der gleiche Termin, dieselbe zuständige Person – sodass man leicht den bevorstehenden Newsletter und das Erstellen des dazugehörigen Tickets vergessen kann. Mit YouTrack-Workflows können Sie hier gleich zwei Probleme lösen.

Ohne jeden menschlichen Eingriff kann der Workflow nach einem festgelegten Zeitplan – beispielsweise einmal im Monat – Tickets mit vordefinierten Titeln und Feldern (Bearbeiter, Termin, Liste der erforderlichen Elemente) erstellen. Dies dient einerseits als Automatisierung und andererseits als Erinnerung an das Team. Wenn ein Ticket erstellt wird, werden die entsprechenden Personen automatisch benachrichtigt, sodass sie weder die Termine im Auge behalten noch die Tickets manuell erstellen müssen.

Darüber hinaus kann der Workflow dem Marketingteam Erinnerungen an bevorstehende Termine im Zusammenhang mit dem Newsletter senden. So könnte beispielsweise drei Tage vor dem Abgabetermin der Materialien an das Redaktionsteam eine Erinnerung versendet werden.

Bei Ticketänderung Felder aktualisieren

Unabhängig von der Art der Tätigkeit gibt es in fast jedem Team notwendige Routineaufgaben, die keinen Spaß machen: eine User Story schließen, wenn alle Teilaufgaben erledigt sind; eine Kaffeemaschinenreparatur bei der Büroverwaltung anfordern; die Arbeitszeit für die Vorbereitung eines Events erfassen und protokollieren – und so weiter. Workflows können Ihnen dabei helfen, die Notwendigkeit menschlicher Eingaben zu vermeiden, damit Ihr Team keine Zeit für solche banalen Probleme aufwenden muss.

Ein Workflow kann auf Ticketänderungen reagieren – etwa wenn Sie mit der Bearbeitung des Tickets beginnen, wenn Sie es als gelöst markieren oder wenn Sie es jemand anderem zuweisen. Sie können festlegen, wie der Workflow reagieren soll – z. B. einen Timer starten, die übergeordnete Aufgabe schließen oder die Ticketpriorität ändern. Auf diese Weise können Sie den perfekten Prozess direkt im Workflow definieren.

YouTrack-Workflows – die Grundlagen

Ein Workflow ist einfach ein Container, in dem Sie eine oder mehrere Regeln hinterlegen. Jede Regel ist ein Skript, das auf einen bestimmten Anwendungsfall ausgerichtet ist. Wir empfehlen, Regeln in einem Workflow zusammenzufassen, wenn sie demselben Zweck dienen, beispielsweise der Strukturierung eines Kanban-Prozesses oder der Handhabung von Fälligkeitsterminen. Workflows beziehen sich auf ein Projekt und müssen an das Projekt angehängt werden, bevor sie aktiv werden können.

YouTrack wird mit einer Reihe von Standard-Workflows ausgeliefert, die Sie nach Belieben verwenden können. Darunter sind Workflows, die gängige Anwendungsfälle wie Erinnerungen an bevorstehende Termine und die automatische Zuweisung von Tickets umsetzen. Wenn Sie keinen Workflow finden, der Ihren Anforderungen entspricht, können Sie jederzeit Ihren eigenen Workflow erstellen.

Struktur der Regeln

Die meisten Regeln bestehen aus drei Hauptteilen: Bedingungen, Aktion und Anforderungen.

Der Abschnitt Bedingungen legt die Bedingungen für die Ausführung der Regel fest. Sie könnten im Bedingungsabschnitt beispielsweise angeben, dass die Regel nur für gemeldete Tickets ausgelöst werden soll, die in einen gelösten Zustand übergehen.

Der Abschnitt Aktion beschreibt die Logik, die auf die Tickets angewendet werden soll. Dies ist der zentrale Teil der Regel, in dem Sie festlegen, was geschehen soll. Die Logik im Aktionsabschnitt könnte beispielsweise festlegen, dass Benachrichtigungen versendet, Felder aktualisiert, Kommentare hinzugefügt oder Tickets erstellt werden.

Der Abschnitt Anforderungen stellt sicher, dass Regeln gefahrlos an Projekte angehängt werden können. Wenn eine Regel beispielsweise Mehrfachwerte für das Bearbeiterfeld verwendet (und dies im Anforderungsabschnitt angibt), wird sie nur ausgeführt, wenn das Projekt, dem sie zugeordnet ist, über ein Bearbeiterfeld mit Mehrfachwerten verfügt.

Je nach Art der Regel kann die Struktur zusätzliche Teile aufweisen. Sehen wir uns nun die verschiedenen Regeltypen an.

Arten von Workflow-Regeln

Es gibt vier Haupttypen von Workflow-Regeln: Änderungsregeln, Zeitplanregeln, Aktionsregeln und Zustandsautomat-Regeln. Schauen wir uns die beiden am häufigsten verwendeten Regeltypen genauer an.

Änderungsregeln

Eine Änderungsregel wird ausgelöst, wenn eine bestimmte Änderung in einem Ticket vorgenommen wird. Dies kann die Erstellung des Tickets sein, das Hinzufügen eines Kommentars oder die Aktualisierung eines Feldes. Zwei typische Anwendungsfälle: ein Ticket der Person zuweisen, die es in den Status In Bearbeitung versetzt, oder verhindern, dass ein Ticket ohne Fälligkeitstermin erstellt wird. Änderungsregeln werden im Namen der Person ausgeführt, die die Änderung ausgelöst hat.

Zeitplanregeln

Zeitplanregeln werden nach einem festen Zeitplan ausgelöst. Eine Zeitplanregel könnte beispielsweise jeden Montag, jeden Tag um 13:00 Uhr oder jede Minute ausgelöst werden. Die Logik einer Zeitplanregel wird auf alle Tickets angewendet, die den Bedingungen im Suchabschnitt der Regel entsprechen. Der Suchabschnitt enthält eine Abfrage, die bestimmt, auf welche Tickets die Regel angewendet wird – zum Beispiel ungelöste kritische Tickets. Der Cron-Abschnitt wiederum gibt den Zeitplan für die Ausführung der Regel an – beispielsweise täglich um 15:00 Uhr.

Typische Anwendungsfälle für eine Zeitplanregel wären Erinnerungen an Ticketbearbeiter bei bevorstehenden Terminen oder die Erstellung von wiederkehrenden Tickets – etwa für einen Newsletter, der jeden Montag verschickt werden muss.

YouTrack erweitern

Die meisten Teams haben mehrere Tools in ihrer Infrastruktur. Natürlich müssen diese Tools irgendwie interagieren. Vielleicht wollen Sie Ihr CRM-System mit Ihrem Issue-Tracker verbinden, oder Ihre Designertools mit der Projektverwaltung. Wenn es keine fertige Integration zwischen YouTrack und den von Ihnen verwendeten Tools gibt, können Workflows auch hier Abhilfe schaffen. YouTrack-Workflows können HTTP-Anfragen senden, um mit Tools von Drittanbietern zu kommunizieren – etwa um ihnen mitzuteilen, dass ein neues Ticket erstellt oder eine User Story fertiggestellt wurde.

Einsatzfertige Beispiele

Vor einiger Zeit haben wir damit begonnen, die beliebtesten Workflow-Szenarien in einer eigenen Artikelreihe unseres Blogs zu sammeln: Optimieren Sie Ihren Workflow. Die Blogbeiträge in dieser Reihe beschreiben, wie Sie die Helpdesk- und Mailbox-Erfahrung verbessern, Zeitberichte erstellen und per E-Mail an sich versenden können oder wie Sie Ihren Prozess unterstützen können, indem Sie unerwünschte Änderungen an Tickets unterbinden (einschließlich Änderungen an Sichtbarkeitseinstellungen und Feldaktualisierungen). Sie sind herzlich eingeladen, diese Beiträge zu lesen, um mehr über den effizienten Einsatz von Workflows zu erfahren und neue Ideen zur Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe zu erhalten.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Tipps helfen werden, YouTrack an die Anforderungen Ihres Teams anzupassen. Wenn Sie Ideen oder Feedback für uns haben, würden wir uns darüber sehr freuen! Gibt es bei der Workflows-Funktionalität in YouTrack etwas, das Sie gerne hinzufügen oder verbessern möchten?

Bitte schreiben Sie uns in den Kommentaren unten oder senden Sie uns eine direkte Supportanfrage. In der Zwischenzeit bereiten wir für Sie ein großes Funktionsupdate vor, das in der nächsten, für den Herbst geplanten YouTrack-Hauptversion enthalten sein wird: einen visuellen Workflow-Editor. Dieser wird Teams die Möglichkeit geben, ganz ohne Programmierkenntnisse Workflows zu erstellen – bleiben Sie also gespannt!

Ihr YouTrack-Team

Autorin des Original-Blogposts:

Sergiy Rogalin

Elena Pishkova