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Descobrindo o YouTrack: workflows

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Todos os trabalhos têm algum tipo de rotina, especialmente quando se trabalha em equipe: fechar uma história de usuário quando todas as suas subtarefas estiverem resolvidas; lembrar seus colegas de equipe sobre os deadlines que se aproximam; criar uma tarefa de lançamento e várias subtarefas e delegá-las aos indivíduos responsáveis. Essas etapas soam familiares? Realizar manualmente tarefas desse tipo desperdiça tempo e aumenta as chances de que algo importante seja esquecido. O YouTrack chegou para lhe salvar. Anos atrás, introduzimos um recurso chamado Workflows, que é capaz de automatizar todo tipo de tarefa rotineira. Neste artigo, compartilharemos os fundamentos do recurso Workflows para que você e sua equipe possam facilmente personalizar o YouTrack para adaptá-lo aos seus processos e automatizar suas tarefas rotineiras.

Temos ainda mais boas notícias. Uma das próximas atualizações importantes do YouTrack, que ocorrerá neste outono, irá ampliar ainda mais a funcionalidade do Workflows. O novo editor visual de workflow permitirá que você crie workflows sem precisar ter conhecimentos de programação. Você poderá simplesmente arrastar e soltar componentes para construir seu processo.

Vamos dar uma olhada mais de perto nos workflows do YouTrack e descobrir como usá-los de forma eficaz.

Por que precisamos de workflows?

Os workflows existem para apoiar os processos da sua equipe e ajudá-lo a automatizar tarefas rotineiras. Vejamos alguns cenários em que os workflows podem ajudar.

Impedir atualizações indesejadas

Vamos supor que você tenha uma equipe de contadores que processam solicitações de pagamento. Sua empresa não quer que a equipe de contabilidade aceite solicitações de pagamento sem a aprovação de um gerente. Isto significa que você deve garantir que um contador só possa aceitar uma solicitação de pagamento depois que ela foi aprovada. Verificar o status manualmente para cada solicitação pode consumir bastante tempo e existe um risco significativo de que uma solicitação seja reprovada por ter sido esquecida.

O que os workflows podem fazer por você nesse caso? Um workflow pode reagir quando houver tentativas de aceitar solicitações de pagamento e também pode verificar o status da solicitação de pagamento correspondente. Ele só permitirá a operação se o pedido de pagamento tiver sido aprovado. Se o contador tentar processar a solicitação de pagamento antes de sua aprovação, o usuário verá uma mensagem explicando que a solicitação de pagamento não pode ser aceita e a operação será revertida. Isto garante que seu processo seja seguido rigorosamente e que nenhuma solicitação de pagamento seja aceita prematuramente.

Criar tarefas recorrentes

Agora vamos imaginar que você faça parte de uma equipe de marketing. Todos os meses, você precisa publicar um boletim informativo sobre os produtos da equipe. O issue que descreve o boletim informativo é praticamente o mesmo todos os meses: o mesmo título, o mesmo prazo, o mesmo atribuído, o que torna fácil esquecer o boletim informativo que está por vir e o issue que você precisa criar para ele. Os workflows do YouTrack podem ajudá-lo a resolver dois problemas neste caso.

Sem precisar de qualquer interferência humana, o workflow pode criar issues com títulos e campos predefinidos (responsável, deadline, lista de itens necessários) de acordo com um cronograma especificado, por exemplo, uma vez por mês. Isto vai servir tanto como uma automação quanto como um lembrete para a equipe. Eles não precisarão acompanhar os deadlines porque serão notificados automaticamente quando um issue correspondente for criado e, além disso, eles não precisarão perder tempo criando esses issues eles mesmos.

Além disso, o workflow pode enviar lembretes à equipe de marketing sobre os próximos deadlines relacionados ao boletim informativo. Por exemplo, ele poderia alertar os membros da equipe três dias antes da data em que os materiais precisam ser enviados à equipe de edição.

Atualizar campos na atualização do issue

Quase todas as equipes, independente do tipo de trabalho que realizam, possuem algumas tarefas rotineiras necessárias das quais não gostam: fechar uma história de usuário quando todas as subtarefas estiverem resolvidas; atribuir uma solicitação para conserto da máquina de café ao gerente do escritório correspondente; calcular e registrar o tempo gasto na preparação de um evento. Não faltam exemplos. Os workflows podem ajudá-lo a eliminar a necessidade de intervenção humana para que você não precise mais desperdiçar o tempo de sua equipe com essas questões triviais.

Um workflow pode reagir a atualizações de issues quando você começa a trabalhar num issue, quando o resolve ou quando altera o responsável. Você pode dizer ao workflow o que ele deve fazer em seguida, por exemplo, iniciar um cronômetro, fechar a tarefa pai ou atualizar a prioridade do issue. Isto significa que você pode criar o processo perfeito diretamente no workflow.

Fundamentos do workflow do YouTrack

Um workflow é apenas um container onde você agrega uma ou várias regras. Cada regra é um script que trata de um caso de uso específico. Recomendamos combinar regras num workflow quando elas se relacionarem com o mesmo propósito, por exemplo, organizar um processo Kanban ou lidar com datas de vencimento. Os workflows funcionam por projeto e precisam ser anexados ao projeto antes de entrarem em vigor.

O YouTrack vem com um conjunto de workflows default que você pode usar gratuitamente. Entre eles estão workflows que tratam de casos de uso populares, como lembretes de deadlines futuros e atribuições automáticas de issues. Se você não consegue encontrar um workflow que atenda às suas necessidades, você sempre pode criar o seu próprio.

Estrutura das regras

A maior parte das regras consiste em três partes principais: guard (condição), action (ação) e requirements (requisitos).

A seção guard especifica as condições para a execução da regra. Por exemplo, você pode especificar na seção guard que a regra deve ser acionada apenas para issues relatados que estejam caminhando para um estado de resolução.

A seção action descreve a lógica que deve ser aplicada aos issues. Esta é a parte principal da regra, onde você diz à regra o que ela deve fazer. Por exemplo, a lógica na seção action pode fazer com que a regra envie notificações, atualize campos, acrescente novos comentários ou crie issues.

A seção requirements garante que as regras possam ser anexadas aos projetos com segurança. Por exemplo, se uma regra usar um campo Assignee (responsável) de múltiplos valores (e o tiver especificado na seção requirements), a regra não será executada até que o projeto ao qual está anexada tenha também o campo Assignee multi-valor.

Dependendo do tipo de regra, ela pode conter partes adicionais na sua estrutura. Vejamos os tipos de regras.

Tipos de regras de workflow

Existem quatro tipos principais de regras de workflow: on-change, on-schedule, action e state machine. Vamos dar uma olhada mais de perto nas duas que são mais usadas.

Regras on-change (acionadas por mudanças)

Uma regra on-change é acionada quando uma mudança é aplicada a um issue. Ela pode ser acionada na criação do issue, quando novos comentários forem adicionados, quando um campo for atualizado, etc. Alguns casos de uso típicos são atribuir um issue ao usuário que o move para o estado In Progress (em andamento) ou não permitir o envio de um issue sem que seja especificada sua data de vencimento. As regras on-change são executadas em nome do usuário que acionou a mudança.

Regras on-schedule (acionadas por data)

As regras on-schedule são acionadas de acordo com um cronograma definido. Por exemplo, uma regra on-schedule pode ser acionada toda segunda-feira, ou diariamente às 13h, ou a cada minuto. As regras on-schedule aplicam sua lógica a um conjunto de issues encontrados na seção search da regra. A seção search contém uma consulta que determina quais problemas são processados por esta regra – por exemplo, problemas críticos não resolvidos – enquanto que a seção cron define o cronograma de aplicação da regra – por exemplo, diariamente às 15h.

Alguns casos de uso típicos para regras on-schedule seriam para lembrar o responsável (assignee) por um issue sobre os próximos deadlines ou para criar issues recorrentes para uma newsletter que precise ser enviada todas as segundas-feiras.

Estendendo o YouTrack

A maior parte das equipes possui mais de uma ferramenta na sua infraestrutura. Essas ferramentas, é claro, precisam interagir de alguma maneira. Você talvez precise conectar seu sistema de administração do relacionamento com o cliente e rastreador de issues, ou suas ferramentas de designer com o sistema de gerenciamento de projeto. Se não houver integração pronta para o uso entre o YouTrack e as outras ferramentas que você usa, os workflows também poderão ajudar. Os workflows do YouTrack podem enviar solicitações HTTP para se comunicar com ferramentas de terceiros, por exemplo, para dizer a elas que um novo issue foi criado ou uma história de usuário foi resolvida.

Exemplos prontos para usar

Há algum tempo, começamos a compilar os cenários de workflow mais populares numa série de artigos dedicadas no blog: Make It Workflow. Ele inclui artigos do blog que descrevem como aprimorar as experiências de helpdesk e da caixa de correio, como gerar relatórios de tempo e enviá-los para seu e-mail e como ajudar no processo evitando atualizações indesejadas em issues (incluindo alterações nas configurações de visibilidade e atualizações de campos). Convidamos você a se familiarizar com esses artigos para aprender como usar workflows eficientemente e ganhar alguns novos insights sobre como automatizar partes dos seus processos de trabalho.

Esperamos que essas dicas lhe ajudem a configurar o YouTrack para que ele se adapte às necessidades de sua equipe. Adoraríamos ouvir suas ideias e opiniões! Existe algo que você gostaria que fosse adicionado ou melhorado na funcionalidade de workflows do YouTrack?

Por favor, compartilhe suas impressões conosco nos comentários abaixo ou faça uma solicitação diretamente à nossa equipe de suporte. Enquanto isso, nós estamos preparando uma grande atualização de funcionalidades com o próximo lançamento principal do YouTrack neste outono: um editor visual para workflows. Isto permitirá que as equipes criem workflows sem precisar ter nenhuma habilidade de programação, então fique atento!

Equipe do YouTrack

Artigo original em inglês por:

Luiz Di Bella

Anastasia Bartasheva

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