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Descubriendo YouTrack: los flujos de trabajo
Todos los trabajos tienen algún tipo de rutina, especialmente cuando se trabaja en equipo: cerrar una historia de usuario cuando se resuelven todas sus subtareas; recordar a sus compañeros de equipo sobre los próximos plazos; crear una tarea de publicación y un número de subtareas y asignárselas a las personas responsables. ¿Le suenan familiares estos pasos? Hacer tareas como estas de forma manual es una pérdida de tiempo y aumenta las posibilidades de que algo importante se pase por alto. YouTrack llega al rescate. Hace varios años introdujimos la funcionalidad Flujos de trabajo, que puede automatizar todos estos tipos de tareas rutinarias para usted. En este artículo del blog, compartiremos los aspectos básicos de la funcionalidad Flujos de trabajo para que usted y su equipo puedan adaptar fácilmente YouTrack a sus procesos y automatizar las tareas rutinarias.
Y aún tenemos mejores noticias. Una de las próximas actualizaciones principales de YouTrack, que llegará en otoño, ampliará aún más la funcionalidad de los flujos de trabajo. El nuevo editor visual de los flujos de trabajo le permitirá crear flujos de trabajo aunque no tenga conocimientos de programación. Simplemente tendrá que arrastrar y soltar los componentes para crear el proceso.
Veamos los flujos de trabajo en YouTrack más en detalle y descubramos cómo usarlos de manera eficaz.
¿Por qué necesitamos flujos de trabajo?
Los flujos de trabajo existen para apoyar los procesos de su equipo y ayudarle a automatizar las tareas rutinarias. Veamos algunos escenarios en los que los flujos de trabajo pueden ayudarle.
Evitar actualizaciones no deseadas
Supongamos que tiene un equipo de contables encargados de procesar las solicitudes de pago. Su empresa no quiere que el equipo de contabilidad acepte solicitudes de pago sin la aprobación de un supervisor. Eso quiere decir que debe asegurarse de que un contable acepte una solicitud de pago solo después de que haya sido aprobada antes. La comprobación manual del estado de cada solicitud puede llevar mucho tiempo y existe un riesgo considerable de que una solicitud no se apruebe porque se haya pasado por alto.
¿Qué pueden hacer los flujos de trabajo por usted en esta situación? Un flujo de trabajo puede reaccionar cuando se intenta aceptar solicitudes de pago y también puede comprobar el estado de la solicitud de pago correspondiente. Solo permitirá la operación si la solicitud de pago se ha aprobado previamente. Si el contable intenta procesar la solicitud de pago antes de que se haya aprobado, el usuario verá un mensaje que le informará de que la solicitud de pago no se puede aceptar y la operación se revertirá. Esto garantiza el cumplimiento estricto de su proceso y que no se acepten solicitudes de pago prematuramente.
Crear tareas recurrentes
Imaginemos ahora que forma parte de un equipo de marketing. Cada mes, tiene que publicar un boletín informativo sobre los productos del equipo. La incidencia que describe este boletín es prácticamente idéntica todos los meses: el mismo título, la misma fecha límite, el mismo usuario asignado; esto hace que sea fácil olvidarse del próximo boletín y la incidencia correspondiente que tiene que crear. En este caso, los flujos de trabajo de YouTrack pueden ayudarle a resolver dos problemas.
Sin que sea necesaria la intervención humana, el flujo de trabajo puede crear incidencias con títulos y campos predefinidos (usuario asignado, fecha límite, la lista de elementos obligatorios) de acuerdo con un calendario específico, por ejemplo, una vez al mes. Servirá como una automatización y como un recordatorio para el equipo. No tendrán que hacer un seguimiento de los plazos porque se les notificará de forma automática cuando se cree la incidencia correspondiente y, además, no tendrán que perder el tiempo en crear dichas incidencias.
Además, el flujo de trabajo puede enviar recordatorios al equipo de marketing sobre los próximos plazos relacionados con el boletín. Por ejemplo, podría avisar a los miembros del equipo tres días antes de la fecha en que hay que enviar los materiales al equipo de edición.
Actualizar campos en la actualización de la incidencia
Casi todos los equipos, independientemente del tipo de trabajo que realicen, tienen algunas tareas rutinarias necesarias que no les gustan: cerrar una historia de usuario cuando se han resuelto todas las subtareas, asignar una solicitud de reparación de una máquina de café al responsable de la oficina, calcular y registrar el tiempo dedicado a preparar un evento, etc. Los flujos de trabajo pueden ayudarle a eliminar la necesidad de intervención humana para que no tenga que perder el tiempo de su equipo en asuntos triviales.
Un flujo de trabajo puede reaccionar para emitir actualizaciones cuando empiece a trabajar en una incidencia, cuando la resuelva o cuando cambie el usuario asignado. Puede indicarle al flujo de trabajo qué debe hacer a continuación, por ejemplo, iniciar un temporizador, cerrar la tarea principal o actualizar la prioridad de la incidencia. Esto significa que puede crear el proceso perfecto directamente en el flujo de trabajo.
Aspectos básicos de los flujos de trabajo de YouTrack
Un flujo de trabajo es solo un contenedor donde recopila una o varias reglas. Cada regla es un script que aborda un caso de uso particular. Recomendamos combinar reglas en un flujo de trabajo cuando estén relacionadas con el mismo propósito, por ejemplo, organizar un proceso de Kanban o gestionar fechas de vencimiento. Los flujos de trabajo funcionan por proyecto y tienen que adjuntarse al proyecto antes de que entren en vigor.
YouTrack incluye un conjunto de flujos de trabajo predeterminados que puede utilizar libremente. Entre ellos se encuentran los flujos de trabajo que abordan casos de uso populares, como recordatorios de plazos próximos y asignaciones automáticas de incidencias. Si no puede encontrar un flujo de trabajo que se adapte a sus necesidades, siempre puede crear uno propio.
Estructura de las reglas
La mayoría de las reglas constan de tres partes principales: condición (guard), acción (action) y requisitos (requirements).
La sección «guard» especifica las condiciones para ejecutar la regla. Por ejemplo, en esta sección puede especificar que la regla solo debe activarse para las incidencias declaradas que se pasen a un estado de resolución.
La sección de acción describe la lógica que se aplicará a las incidencias. Esta es la parte principal de la regla, donde le indica a la regla lo que debe hacer. Por ejemplo, la lógica en la sección «action» puede hacer que la regla envíe notificaciones, actualice campos, añada comentarios nuevos o cree incidencias.
La sección «requirements» garantiza que se puedan adjuntar las reglas a los proyectos de forma segura. Por ejemplo, si una regla usa un campo de usuario asignado de varios valores (y lo especifica en la sección de «requirements»), la regla no se ejecutará hasta que el proyecto al que se adjunta tenga el campo de usuario asignado de varios valores.
En función del tipo de regla, puede tener partes adicionales en su estructura. Veamos los tipos de reglas.
Tipos de reglas de los flujos de trabajo
Hay cuatro tipos principales de reglas de los flujos de trabajo: en cambio, en programa, acción y máquina de estados. Veamos en más detalle los dos que se utilizan con mayor frecuencia.
Reglas en cambio
Una regla en cambio se activa cuando se aplica un cambio a una incidencia. Puede activarse al crear una incidencia, cuando se añaden comentarios nuevos, cuando se actualiza un campo, etc. Algunos casos de uso típicos serían asignar una incidencia al usuario que lo mueve al estado En curso o hacer que sea imposible enviar una incidencia sin especificar la fecha de vencimiento. Las reglas en cambio se ejecutan en nombre del usuario que activó el cambio.
Reglas en programa
Las reglas en programa se activan según una programación establecida. Por ejemplo, una regla en programa puede activarse cada lunes, todos los días a la 1 p. m. o cada minuto. Las reglas en programa aplican su lógica a un conjunto de incidencias que se encuentran en la sección de búsqueda de la regla. La sección de búsqueda contiene una consulta que determina qué incidencias son procesadas por esta regla (por ejemplo, incidencias críticas no resueltas), mientras que la sección cron define el horario para aplicar la regla (por ejemplo, cada día a las 3 p. m.)
Un par de casos de uso típicos de las reglas en programa serían recordarle al usuario asignado una incidencia sobre un plazo próximo o crear incidencias recurrentes para un boletín que hay que enviar cada lunes.
Ampliar YouTrack
La mayoría de los equipos tienen más de una herramienta en su infraestructura. Lógicamente, estas herramientas tienen que interactuar de algún modo. Es posible que tenga que conectar su sistema de gestión de relaciones con el cliente y el sistema de seguimiento de incidencias, o las herramientas de su diseñador con el sistema de gestión de proyectos. Si no existe una integración lista para usar entre YouTrack y las otras herramientas que usa, los flujos de trabajo también pueden ayudarle en tal caso. Los flujos de trabajo de YouTrack pueden enviar solicitudes HTTP para comunicarse con herramientas de terceros, por ejemplo, para decirles que se ha creado una incidencia nueva o que se ha resuelto una historia de usuario.
Ejemplos listos para usar
Hace un tiempo, empezamos a recopilar los escenarios de flujos de trabajo más populares en una serie de artículos del blog: Make It Workflow. Incluye artículos del blog que describen cómo mejorar la experiencia del centro de ayuda y el buzón, cómo generar informes de tiempo y enviarlos a su correo electrónico, y cómo ayudar en su proceso y evitar actualizaciones no deseadas en las incidencias (incluidos cambios en los ajustes de visibilidad y actualizaciones en campos). Le invitamos a familiarizarse con estos artículos para aprender a usar los flujos de trabajo de manera eficaz y obtener ideas nuevas sobre cómo automatizar partes de sus procesos de trabajo.
Esperamos que estos consejos le ayuden a configurar YouTrack para satisfacer las necesidades de su equipo. ¡Nos encantaría escuchar sus ideas y opiniones! ¿Hay algo que le gustaría que añadamos o mejoremos en la funcionalidad de los flujos de trabajo de YouTrack?
Díganos qué piensa en los comentarios a continuación o envíenos una solicitud de soporte directa. Mientras tanto, estamos preparando una gran actualización en la funcionalidad para la próxima versión principal de YouTrack de otoño: un editor visual de los flujos de trabajo. Ofrecerá a los equipos la posibilidad de crear flujos de trabajo sin necesidad de conocimientos de programación; ¡pronto tendrá más información!
El equipo de YouTrack
Artículo original en inglés de:
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