Gerencie requisitos de produto com a base de conhecimento do YouTrack

Postado em por luizdibella

Muitas equipes de desenvolvimento, marketing, produto e projeto estão usando o YouTrack para entregar produtos excelentes. Isto requer um processo efetivo para o gerenciamento dos requisitos do produto. O processo típico consiste em criar histórias de usuário e épicos, utilizar uma visão geral do projeto com diagramas de Gantt, acompanhar solicitações de recursos publicamente e internamente, corrigir bugs e colaborar com outras equipes para a resolução de issues.

Agora, existe um caminho alternativo. Você pode gerenciar requisitos do produto diretamente na base de conhecimento usando o YouTrack para criar, gerenciar e acompanhar sua documentação de requisitos do produto.

Vamos ver como isto funciona!

Por que você precisa de um documento de requisitos do produto?

Se você é dono de um produto, se está lançando um produto ou se é parte da equipe que trabalha em um projeto e quer saber o que o produto faz e como ele funciona, então o documento de requisitos do produto será frequentemente sua principal fonte de informação.

Os requisitos do produto descrevem e definem o propósito geral do seu produto, comportamento, recursos e características funcionais desde o início do projeto, antes que o produto em si seja materializado. Mas simplesmente escrever essas informações não é suficiente. É normal que a visão do produto seja alterada ao longo do tempo e que os requisitos do produto passem por vários ajustes e modificações. Pode levar bastante tempo para garantir que seu produto esteja em dia com os últimos requisitos.

É por isso que um processo bem configurado para gestão de requisitos é importante. Quando organizado corretamente, ele pode lhe ajudar a acompanhar quaisquer pontos importantes e manter o controle sobre os requisitos em constante mudança.

Eis algumas coisas que você pode ter em mente para gerir os requisitos do seu produto sem problemas.

Junte todas as fontes dos seus requisitos futuros

Começar um projeto do zero pode ser bastante desafiador. Certifique-se de juntar tudo o que for relacionado ao seu futuro produto: pesquisa, feedback de usuários em potencial e qualquer planejamento ou brainstorming que você já tenha feito. Nesta etapa, você pode simplesmente reunir todas as informações e recursos de que você dispôe. Depois você terá a oportunidade de se livrar do que não precisa e guardar o que é importante.

Considere as seguintes fontes de requisitos, dependendo do seu processo:

  • Materiais atuais relacionados à sua estratégia de negócios e objetivos do produto.
  • Informações da equipe de criação do produto.
  • Resultados de estudos, tais como pesquisa estratégica ou análises de viabilidade de mercado.
  • Feedback de usuários em potencial. Fale com sua equipe de apoio – é provável que eles tenham bastante informação para compartilhar.
  • Análise de concorrência. Outros podem já ter se deparado com algumas armadilhas que você pode tentar evitar.
  • Reuniões com clientes, tais como entrevistas, pesquisas e demonstrações.
  • Seu rastreador de issues público, se você tiver um.
  • Sua própria visão de como o produto ou seus recursos devem se comportar. Não subestime sua intuição!

Nesta etapa, o principal objetivo é juntar tudo num só lugar. Crie um rascunho na base de conhecimento do YouTrack e vincule seus documentos usando uma ou mais dentre as opções disponíveis: integrar documentos Google com estudos de pesquisas, colar links para issues com feedback de usuários e anexar arquivos com suas análises estratégicas do produto.

Agora que juntamos tudo o que pudemos, está na hora de analisar os requisitos e deixá-los fáceis de gerenciar.

Agora vem o primeiro rascunho

Praticamente não há quaisquer padrões ou regras para a formulação de requisitos de produto. Mas podemos compartilhar com prazer algumas práticas que tem funcionado conosco e que nos ajudaram a manter um entendimento compartilhado:

  • Descreva brevemente o objetivo geral do produto ou recurso.
  • Indique os responsáveis – para que fique imediatamente claro quem é o ponto de contato em cada fase principal (por exemplo, controle de qualidade ou design).
  • Especifique o lançamento alvo ou deadline – para que todos os membros da equipe estejam na mesma página no que se refere ao escopo do projeto, cronograma e estimativas de tempo.
  • Mantenha links para épicos correspondentes ou histórias do usuário – para manter uma conexão entre os requisitos e o desenvolvimento real (cobriremos épicos em mais detalhes posteriormente).
  • Determine os principais pontos das especificações de design, infraestrutura e comportamento.

Tente manter as idéias simples e diretas. Qualquer um deve ser capaz de entendê-las numa primeira leitura. Use tabelas e listas ordenadas para estruturar essa informação de maneira eficiente.

Use a estrutura, Luke

Agora é hora de deixar os requisitos organizados e fáceis de navegar.

Uma pesquisa textual completa pode ser a salvação dos seus usuários quando eles não tiverem uma idéia exata de onde procurar – eles só precisam digitar uma palavra-chave e navegar pelos artigos encontrados. Porém, não vamos forçá-los a recorrer à pesquisa. Em vez disso, certifique-se que qualquer um possa navegar pelos requisitos com facilidade para encontrar o que procuram.

Uma estrutura clara de visualização em árvore pode lhe ajudar a evitar requisitos repetitivos ou contraditórios, e também ajudar ao leitor a encontrar rapidamente os artigos relevantes. É normal neste ponto ter um único nível de estrutura – o próprio documento de requisitos do produto, e mais alguns papéis relacionados com materiais estratégicos. Porém, à medida em que o produto é desenvolvido, essa estrutura provavelmente irá crescer e se transformar em algo muito maior ao incorporar novos materiais, tais como insights de entrevistas com os clientes, conclusões das reuniões de equipe, etc. Uma boa prática aqui é manter uma estrutura clara desde o início, mesmo que inicialmente pareça que você não vai precisar dela. Por exemplo, você pode criar sub-artigos fictícios para documentos que você espera acrescentar posteriormente, para poder consolidar a estrutura.

Em seguida, você pode mover seus artigos de requisitos entre diferentes árvores de páginas e construir uma hierarquia que atenda às necessidades da sua empresa.

Hora de colaborar

Pronto para ouvir outras opiniões e pontos de vista? Incentive seus colegas de equipe e stakeholders ao mencioná-los nos comentários para que possam participar da discussão. Dê permissões de edição aos colaboradores para que eles possam acrescentar suas sugestões diretamente ou mantenha a conversa nos comentários para deixar a discussão mais transparente. Você será notificado sobre cada alteração em qualquer artigo.

É importante envolver as pessoas certas na hora certa. Por exemplo, você talvez queira organizar uma reunião onde todos os stakeholders possam revisar os requisitos e discutir quaisquer preocupações potenciais pessoalmente.

Há vários critérios que um requisito deve atender para que seja considerado “bom”: ele deve ser conciso, compreensível, verificável, consistente e viável. Navegue pelos seus artigos e atualize os requisitos se for necessário. É uma boa prática estabelecer uma maneira uniforme de marcar cada requisito que tenha sido revisado e aprovado, por exemplo, deixando um comentário correspondente ou acrescentando uma nota na tabela de essenciais.

Também recomendamos manter os resultados das suas reuniões – também conhecidas como atas de reunião – em sub-artigos dedicados. Isto vai ajudá-lo a lembrar quais assuntos foram discutidos, que decisões foram alcançadas e quais questões foram adiadas.

Seja ágil (ou não)

Dependendo do seu processo, você poderá esperar que os requisitos do seu produto mudem dinamicamente durante o curso do desenvolvimento, ou poderá esperar que quaisquer mudanças sejam formalizadas antes do início de cada nova etapa do desenvolvimento. Se é esperado que as mudanças ocorram durante o processo de desenvolvimento, você precisará manter um entendimento compartilhado das tarefas o tempo todo. Se as mudanças são feitas antes que um novo estágio de desenvolvimento seja iniciado, os requisitos precisam ser aprovados com todas as partes envolvidas antes que a implementação comece.

Durante a prática de um processo ágil, o ideal é ajustar os requisitos sempre que uma mudança ocorrer. Isto significa que você precisa estar sempre a par de todas as últimas alterações. Recomendamos conduzir entrevistas com os clientes depois de cada iteração para garantir que vocês ainda estejam na mesma página. Também sugerimos prestar atenção à priorização dos backlogs para garantir que as coisas mais importantes venham primeiro. Além do mais, não faça essas coisas sozinho – em vez disso, envolva os membros apropriados da equipe nas discussões e encontros com o cliente.

Se você aderir ao modelo em cascata, nossa recomendação é conduzir diversas sessões para revisar os requisitos do produto, convidando todas as partes relevantes a participar, antes de seguir para etapas subsequentes do desenvolvimento. Isto vai ajudá-lo a evitar requisitos contraditórios e garantir que todos estejam na mesma página.

Qualquer que seja o processo escolhido, você sempre terá condições de revisar e restaurar qualquer uma das versões anteriores das suas páginas.

Conclua a história

Pronto para começar o processo de implementação? Use os tipos de issues e links do YouTrack para criar épicos e decompô-los em tarefas menores para sua equipe.

Transformar seus requisitos em recursos e issues reais é uma etapa crucial no desenvolvimento do seu produto. Neste ponto, você poderá concluir que alguns dos requisitos precisam ser revisados e ajustados mais uma vez – e não há nenhum problema nisso. Recomendamos a realização de várias iterações de revisão para ter a certeza que os requisitos estejam o mais próximo possível da realidade.

Para processos em cascata, preste atenção a outro recurso de planejamento do YouTrack: o diagrama de Gantt. Diagramas de Gantt consideram suas possíveis datas de início e dependências entre tarefas, ajudando-o a estimar melhor os deadlines do projeto.

Para processos ágeis, experimente o recurso YouTrack Agile Boards com sua visão do panorama geral que mostra todos os seus épicos e tarefas decompostas em uma única tela. Embora um épico possa representar um recurso inteiro, as tarefas devem ser pequenas o suficiente para serem concluídas em um a três dias. Priorize tarefas, configure dependências entre elas e acompanhe o andamento diretamente no seu board. Acreditamos que esta é uma das formas mais eficazes para manter-se totalmente sincronizado com seu produto.

Monte um backlog a partir das suas tarefas (reorganize-as manualmente para priorizá-las em ordem de importância, se necessário) e incorpore-o à página de requisitos. O backlog será expandido diretamente dentro do artigo para evitar o trabalho de constantemente ter que mudar entre o rastreador e a base de conhecimento.

Aventure-se e desenvolva

Esperamos que essas dicas lhe ajudem a configurar tudo de uma maneira que funcione para você, para que possa, ao final, entregar um produto incrível.

Nós temos algumas idéias sobre como tornar a base de conhecimento do YouTrack ainda melhor. Mas o que é que você acha? Conte para nós para que possamos adaptar nossos próprios requisitos do produto na direção certa e garantir a melhor experiência possível para você!

Equipe do YouTrack

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