Gérer les exigences produits avec la base de connaissances YouTrack

Posted on by Delphine Massenhove

Gérez les exigences produits avec la base de connaissances YouTrack

De nombreuses équipes de développement, marketing, produits et projets utilisent YouTrack pour créer des produits de haute qualité. Cela requiert de mettre en place un processus de gestion des exigences produits efficace. Le processus typique implique la création de user stories et d’epics, l’utilisation d’une vue d’ensemble du projet avec diagrammes de Gantt, le suivi des demandes de fonctionnalités internes et externes, la correction des bugs et la collaboration avec d’autres équipes pour la résolution les problèmes.

Nous vous proposons une nouvelle façon de procéder : vous pouvez gérer les exigences produits directement dans la base de connaissances, en utilisant YouTrack pour créer, organiser et suivre votre documentation.

Voyons comment cela fonctionne !

Pourquoi avez-vous besoin d’un document dédié aux exigences produits ?

Si vous êtes product owner, responsable du lancement d’un produit ou membre de l’équipe projet, et que vous voulez savoir ce que fait le produit et comment il fonctionne, ce document sur les exigences produits sera souvent votre principale source d’information.

Les exigences produits définissent et décrivent l’usage général, le comportement, les fonctionnalités et les caractéristiques fonctionnelles de votre produit dès le début du projet, bien avant la matérialisation du produit. Mais il ne suffit pas de consigner tout cela par écrit. La vision du produit évolue souvent au fil du temps et les exigences font l’objet de multiples ajustements et modifications. S’assurer que le produit répond bien aux exigences les plus récentes prend du temps.

C’est pourquoi il est important d’avoir un processus de gestion des exigences bien configuré. Lorsqu’il est correctement structuré, il permet d’assurer un suivi efficace des points importants et de garder le contrôle sur l’évolution des exigences.

Voici quelques éléments à garder à l’esprit pour une gestion harmonieuse et efficace de vos exigences produits.

Collectez toutes les sources de vos futures exigences

Démarrer un projet de zéro peut être assez compliqué. Assurez-vous de collecter et de rassembler tout ce qui se rapporte à votre futur produit : recherches, retours d’utilisateurs potentiels, tout élément de planification ou de brainstorming déjà effectué. À ce stade, il s’agit de regrouper toutes les informations et ressources dont vous disposez. Vous aurez la possibilité de les filtrer et de conserver uniquement les éléments importants plus tard.

En fonction de votre processus, les sources d’exigences suivantes seront à prendre en compte  :

  • Documents actuels relatifs à votre stratégie commerciale et aux objectifs de votre produit.
  • Contributions de l’équipe produit.
  • Résultats d’études, telles que des recherches stratégiques ou l’analyse de l’adéquation produit-marché.
  • Retours d’utilisateurs potentiels. Échangez avec votre équipe d’assistance : il y a de fortes chances qu’elle ait beaucoup d’informations utiles à partager.
  • Analyse de la concurrence. D’autres ont peut-être déjà été confrontés à certains problèmes que vous pouvez essayer d’éviter.
  • Rencontres avec les clients, telles que des entretiens, des enquêtes et des démonstrations.
  • Votre outil de suivi des incidents public, si vous en avez un.
  • Votre propre vision du comportement du produit ou de ses fonctionnalités. Ne sous-estimez pas votre intuition !

L’objectif principal à ce stade est de tout rassembler en un seul endroit. Créez un brouillon dans la base de connaissances YouTrack et associez vos documents en utilisant une ou plusieurs des options disponibles : intégrez des documents Google avec des études de recherche, collez des liens vers les tickets avec des commentaires d’utilisateurs, joignez des fichiers avec votre analyse de stratégie produit.

Maintenant que vous avez collecté le maximum d’informations possible, il est temps de passer les exigences en revue et d’optimiser leur gestion.

Vient alors la première ébauche

Il n’existe pas vraiment de normes ou de règles en matière de formulation des exigences produits. Cependant, nous vous suggérons de suivre certaines pratiques qui ont fonctionné pour nous et nous ont aidé à maintenir une compréhension commune :

  • Décrivez brièvement l’objectif général du produit ou de la fonctionnalité.
  • Indiquez les pairs responsables – ainsi, le point de contact pour chaque phase importante (telle que l’assurance qualité ou la conception) est clairement défini.
  • Précisez la date de lancement visée ou la date butoir – tous les membres de l’équipe sont ainsi sur la même longueur d’onde en ce qui concerne la portée du projet, le calendrier et les estimations de temps.
  • Établissez un lien avec les Epics ou les récits utilisateurs pertinents afin de maintenir un lien entre les exigences et le développement réel (nous reviendrons plus en détail sur les Epics plus tard).
  • Déterminez les principaux éléments de la conception, de l’infrastructure et des spécifications de comportement.

Efforcez-vous de garder les idées aussi simples et directes que possible. N’importe qui devrait être capable de les comprendre dès la première lecture. Utilisez des tableaux et des listes structurées pour bien organiser ces informations.

Utilisez la structure

Il est maintenant temps de rendre les exigences claires et faciles à parcourir.

La recherche en texte intégral est d’une grande aide pour vos utilisateurs lorsqu’ils ne savent pas exactement où chercher – il leur suffit de saisir un mot clé et de parcourir les articles correspondants. Mais plutôt que des obliger à chercher, faites en sorte qu’ils puissent facilement parcourir les exigences pour trouver ce qu’ils cherchent.

Une structure arborescente claire évite d’avoir des exigences répétitives ou contradictoires et aide le lecteur à trouver rapidement les articles pertinents. Il est normal à ce stade d’avoir un seul niveau de structure : le document des exigences produit lui-même, plus des documents connexes avec des éléments stratégiques. Toutefois, au fur et à mesure du développement du produit, cette structure deviendra probablement beaucoup plus importante car elle intégrera de nouveaux éléments comme les résultats des entretiens clients, les conclusions des réunions d’équipe, etc. Même s’il vous semble à première vue ne pas en avoir besoin, maintenir une structure claire dès le début fait partie des bonnes pratiques. Vous pouvez par exemple créer des sous-articles factices pour les documents que vous envisagez d’ajouter plus tard afin de consolider la structure.

Ensuite, vous pouvez déplacer les articles entre différentes arborescences de pages et construire une hiérarchie qui répond aux besoins de votre organisation.

Il est temps de collaborer

Prêt·e à entendre d’autres opinions et points de vue ? Mentionnez vos collaborateurs et les parties prenantes dans les commentaires pour les inciter à prendre part à la discussion. Donnez des autorisations d’édition aux contributeurs pour qu’ils puissent ajouter leurs suggestions immédiatement ou conservez la conversation dans les commentaires pour rendre la discussion plus transparente. Vous serez informé·e de chaque modification apportée à un article.

Il est essentiel d’impliquer les bonnes personnes au bon moment. Par exemple, vous pouvez organiser une réunion au cours de laquelle toutes les parties prenantes ont la possibilité d’examiner les exigences et de discuter face à face de toute préoccupation potentielle.

Pour être considérée comme “bonne”, une exigence doit répondre à plusieurs critères : elle doit être concise, compréhensible, vérifiable, cohérente et réalisable. Parcourez vos articles et actualisez les exigences si nécessaire. Une bonne pratique est d’établir une façon uniforme de signaler chaque exigence qui a été examinée et approuvée, par exemple en laissant un commentaire ou en ajoutant une note au tableau des éléments essentiels.

Nous vous recommandons également de conserver vos comptes-rendus de réunion dans des sous-articles dédiés. Cela vous aidera à vous rappeler quels sujets ont été abordés, quelles décisions ont été prises et quelles questions ont été reportées.

Soyez agile (ou pas)

Selon vos processus, les exigences du produit peuvent changer de manière dynamique tout au long du développement ou être formalisées avant le début de chaque nouvelle étape de développement. Si la survenance de changements tout au long du processus de développement est probable, vous devrez maintenir une compréhension partagée des tâches à tout moment. Si des modifications sont apportées avant le début d’une nouvelle étape de développement, les exigences doivent être approuvées par toutes les parties concernées avant le début de l’implémentation.

Dans le cadre d’un processus Agile, il est préférable d’ajuster les exigences dès qu’un changement survient, ce qui implique que vous vous teniez bien informé·e. Nous recommandons de mener des entretiens avec les clients après chaque itération pour vous assurer que vous êtes toujours sur la même longueur d’onde. Faites également attention à la hiérarchisation des priorités du backlog afin de vous assurer que les éléments les plus importants soient bien placées en premier. Ne réalisez pas ces actions seul·e – faites participer les membres de l’équipe concernée aux discussions et aux réunions clients.

Si vous adhérez au modèle en cascade, nous vous conseillons d’organiser plusieurs sessions pour examiner les exigences produit avec toutes les parties concernées avant de passer aux étapes suivantes du développement. Cela vous permettra d’éviter les exigences contradictoires et de vous assurer que tout le monde a le même niveau d’information.

Quelle que soit la méthode utilisée, vous pourrez toujours revoir et restaurer les versions précédentes de vos pages.

Pour terminer

Prêt·e à commencer le processus d’implémentation ? Utilisez les types d’incidents et liens YouTrack pour créer des epics et les diviser en tâches plus petites pour votre équipe.

Transformer les exigences en fonctionnalités et problèmes réels est une étape cruciale du développement de votre produit. À ce stade, vous vous rendez peut-être compte que certaines des exigences doivent être révisées et ajustées une fois de plus, ce qui est tout à fait normal. Nous recommandons de procéder à de multiples itérations de révision afin que les exigences sont aussi proches de la réalité que possible.

Pour la méthode en cascade, pensez à utiliser une autre fonctionnalité de planification de YouTrack : le diagramme de Gantt. Les diagrammes de Gantt tiennent compte des dates de début possibles, des dépendances entre les tâches et vous aident à évaluer les délais du projet.

Pour les processus agile, essayez les tableaux Agile de YouTrack, dont la vue d’ensemble permet d’afficher toutes vos epic stories et tâches décomposées à l’écran. Alors qu’une epic story peut représenter une fonctionnalité complète, les tâches doivent être suffisamment petites pour être effectuées en un à trois jours. Classez les tâches par ordre de priorité, établissez des dépendances entre elles et suivez leur progression sur votre tableau de bord. Selon nous, c’est l’un des moyens les plus efficaces de rester totalement synchronisé·e avec votre produit.

Constituez un backlog à partir de vos tâches (réordonnez-les manuellement afin de les classer par ordre importance si besoin) et intégrez-le dans la page des exigences. Le backlog sera présenté directement dans l’article pour vous éviter d’avoir à passer constamment de l’outil de suivi à la base de connaissances.

Aventurez-vous et développez

Nous espérons que ces conseils vous aideront à vous organiser au mieux et à concevoir de super produits.

Nous avons plusieurs idées sur la façon d’améliorer encore la base de connaissances de YouTrack. Mais qu’en pensez-vous ? Faites-le nous savoir pour nous permettre d’orienter nos propres exigences produit dans la bonne direction et de vous offrir la meilleure expérience possible !

L’Équipe YouTrack

Auteur de l’article original en anglais : Anastasia Bartashevava

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