利用 YouTrack 知识库管理产品需求

发布于 Lei

许多开发、市场、产品和项目团队都在使用 YouTrack 交付出色的产品。 这就需要一个高效的流程来管理产品需求。 典型的流程包括创建用户案例和事件系列、使用包含甘特图的项目概览、公开和在内部跟踪功能请求、修复错误以及与其他团队协作解决问题。

现在,还有另一种方法。 您可以直接在知识库中管理产品要求,使用 YouTrack 创建、管理和跟踪您的产品要求文档。

我们来看看这是如何实现的!

您为什么需要产品需求文档?

如果您是产品所有者,想要启动产品,或者您是项目团队的一员并且想要了解产品的功能及其工作原理,那么产品要求文档将成为您的信息源泉。 在产品自身具体化之前,产品要求从项目开始就描述并定义产品的一般用途、行为、功能和功能特性。但只记录这些是远远不够的。 产品愿景经常随时间变化,产品要求也会历经多次调整和修改。 确保您的产品紧跟最新要求通常需要大量的时间。
这就是配置完善的要求管理流程至关重要的原因。 如果正确组织,流程可以帮助您跟踪任何要点并始终控制不断变化的要求。
要顺利地管理产品要求,我们列举了接下来的几个方面。

收集所有来源的未来要求

从头开始项目可能极具挑战。 确保收集未来产品的任何相关信息——研究、潜在用户的反馈和相关计划或您之前的头脑风暴。 在这一阶段,只需将所有的信息汇总到一起。 您将有机会筛掉没有价值的信息,留存重要内容。
根据您的流程,考虑以下要求来源:

  • 与您的业务策略和产品目标相关的当前资料。
  • 产品团队的意见。
  • 战略研究或产品-市场匹配分析等研究结果。
  • 潜在用户的反馈。 与您的支持团队交谈——他们可能会与您分享许多有用的信息。
  • 竞争对手分析。 您可以尽量避免其他人可能已经落入的陷阱。
  • 客户会议,如采访、调查问卷和演示。
  • 您的公开问题跟踪器,如果您已经拥有。
  • 您对产品或其功能的行为方式的愿景。 不要低估自己的直觉!

这个阶段的主要目标是将所有信息收集到一处。 在 YouTrack 知识库中创建草稿并使用一个或多个可用选项关联您的文档:嵌入包括调查研究的 Google 文档,粘贴带有用户反馈的问题的链接,并附加包含产品策略分析的文件。

现在,我们已经收集了很多信息,需要细筛这些要求并使它们易于管理。

第一份草稿

在制订产品要求方面,基本没有任何标准或规则。 不过,我们乐意分享一些有效且帮助我们达成共识的做法:

  • 简要描述产品或功能的一般目标。
  • 指明负责的同事——这样可以立即明确每个主要阶段(如 QA 或设计)的第一联系人。
  • 指定目标版本或截止时间——这样,在涉及项目范围、时间表和时间估算方面,所有团队成员都意见统一。
  • 关联相关长篇故事或用户情景——在要求和实际开发之间建立联系(我们以后会更详细地讨论长篇故事)。
  • 确定设计、基础结构和行为规范的重点。

尽可能使观点简单明了。 每个人都应当能够轻松地理解这些观点。 使用表和排序列表组织信息。

使用 Luke 结构

现在,要使需求简洁且易于导航。 全文搜索可以在用户不知道从何处查找时节省他们的时间——他们只需要输入关键字并浏览匹配的文章。 不过,还是不要强迫用户依赖搜索,而应确保每个人都可以方便地导航要求以找到要查找的内容。

清晰的树形视图结构可以帮助您避免重复或矛盾的要求,并且这样可以帮助读者快速地查找相关文章。 此时应采用单级结构——产品要求文档以及一些包含策略资料的相关文件。 不过,随着产品的开发,这个结构可能会变得更庞大,因为会吸收许多新资料,如客户采访洞见、团队会议结论等。 最佳做法是从一开始就保持清晰的结构,即使开始时您好像并不需要它。 例如,您可以为稍后要添加的文档创建虚拟子文章,以便整合结构。

接下来,您可以在不同的页面树之间移动要求文章,并构建满足您的组织需求的层次结构。

开始协作

准备好听取其他观点和意见了吗? 在评论中提及队友和利益相关者来鼓励他们,以便他们加入讨论。 为协作者提供编辑权限,这样他们就能立即添加自己的建议,或者在评论中展开对话,使讨论更透明。 如果任何文章有更改,您都会收到通知。

在正确的时间让合适的人加入至关重要。 例如,您可能需要组织一次会议,在会议上,所有的利益相关者都可以审查要求并面对面地讨论任何潜在的担忧。

要求必须满足以下几个标准才会被认定为“优质”:明确、易于理解、可证实、一致且灵活。 浏览您的文章并根据需要更新要求。 良好的做法是建立统一方法,使每个要求都得到审查和批准,例如,通过留下相关评论或为概要表添加说明。

我们还建议在专用子文章中记录会议的结果,即会议纪要。 这将帮助您回忆讨论的主题、达成的决定以及推迟的问题。

Be agile (or don’t)

根据流程,您可能希望产品要求在开发过程中动态地变化,或者希望在开发的每个新阶段开始前使变更正式生效。 如果开发流程预计会有变化,你们需要始终就任务达成共识。 如果在开发的新阶段开始前进行更改,则要求必须先得到所有相关方的批准,然后再开始实现。

采用敏捷流程时,出现变化后最好尽快调整要求。 这意味着,您需要了解所有最新变更。 我们建议每次迭代后进行客户采访,以确保你们仍意见统一。 我们还建议关注待办事项优先级,以确保最重要的事项排在前列。 另外,不要独自做这些事情——让相关团队成员参与讨论和客户会议。

如果您采用瀑布模型,我们建议召开多次会议来审查产品要求,邀请所有相关方参加,然后再进行开发的后续阶段。 这将帮助您避免矛盾的要求并确保每个人意见一致。

无论您遵循哪个流程,始终都可以检查并恢复先前任何一个版本的页面。

让故事完整

准备好开始实现流程了吗? 使用 YouTrack 问题类型和链接创建长篇故事并为您的团队分解成多个较小的任务。

将您的要求转换为实际功能和问题是产品开发中的一个重要步骤。 这时,您可能意识到一些要求需要再次审查并调整,这是正常的。 我们建议执行多次审查迭代以确保要求尽可能地接近现实。

对于瀑布模型流程,请注意 YouTrack 的另一个规划功能——甘特图。 甘特图会考虑您可能的开始日期和任务之间的依赖关系并帮助您预估项目截止时间。

对于敏捷流程,请尝试 YouTrack 敏捷面板功能及其方便的概览视图,该视图可以在一个屏幕上显示所有长篇故事和分解的多个任务。 虽然长篇故事可以展示一个完整的功能,但任务应足够小,能在一到三天内完成。 确定任务优先级,设置任务之间的依赖关系并直接在您的面板上跟踪流程。 我们认为这是与您的产品完全保持同步的最有效方式之一。

在任务中组织待办事项(手动进行重新排序,以便需要时按重要性优先处理它们)并将其嵌入要求页面。 待办事项会在文章中直接展开,这样,您无需在跟踪器和知识库之间不断地切换。

勇敢地去开发吧

我们希望这些提示能够帮助您以有效方式组织所有内容并最终交付出色的产品。对于如何使 YouTrack 知识库更完善,我们有一些想法。但<0>您怎么认为呢?请告诉我们您的意见,这样我们就能将产品要求调整到正确的方向并确保为您提供最佳体验!

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