Verwaltung von Produktanforderungen mit YouTrack Knowledge Base

Veröffentlicht am von Sergiy Rogalin

Zahlreiche Entwicklungs-, Marketing-, Produkt- und Projektteams setzen auf YouTrack, um großartige Produkte auf die Beine zu stellen. Dabei wird ein effektiver Prozess zur Verwaltung der Produktanforderungen benötigt. Der typische Prozess besteht darin, User Stories und Epics zu erstellen, eine Projektübersicht mit Gantt-Diagrammen zu verwenden, öffentliche und interne Funktionsanfragen zu verwalten, Bugs zu beheben und Problemfälle gemeinsam mit anderen Teams zu bearbeiten.

Jetzt gibt es einen anderen Weg. Sie können Produktanforderungen direkt in der YouTrack Knowledge Base verwalten. Dabei können Sie mit YouTrack die Dokumentation für Ihre Produktanforderungen erstellen, verwalten und verfolgen.

Sehen wir uns an, wie dies im Detail funktioniert!

Wozu wird ein Produktanforderungsdokument benötigt?

Wenn Sie für ein Produkt verantwortlich sind, eine Produkteinführung vorbereiten oder innerhalb eines Teams an einem Projekt arbeiten und wissen möchten, was das Produkt tut und wie es funktioniert, ist das Produktanforderungsdokument oft Ihre erste Anlaufstelle für weitere Informationen.

Produktanforderungen beschreiben und definieren den Gesamtzweck, das Verhalten, die Merkmale und die funktionalen Eigenschaften Ihres Produkts – und zwar von Projektbeginn an, noch bevor das Produkt selbst existiert. Aber es reicht nicht aus, diese Informationen einfach aufzuschreiben. Die Produktvision ändert sich häufig im Laufe der Zeit, und die Produktanforderungen durchlaufen oft mehrere Anpassungs- und Änderungsrunden. In vielen Fällen kann nur mit erheblichem Zeitaufwand sichergestellt werden, dass das Produkt den neuesten Anforderungen entspricht.

Aus diesem Grund ist es wichtig, einen gut konfigurierten Prozess für das Anforderungsmanagement zu haben. Bei korrekter Organisation können Sie wichtige Punkte im Auge behalten und die Kontrolle über die sich ändernden Anforderungen gewährleisten.

Hier sind einige Aspekte, die Sie beachten können, um eine reibungslose Verwaltung Ihrer Produktanforderungen zu ermöglichen.

Sammeln Sie alle Quellen für künftige Anforderungen

Ein Projekt neu aufzubauen kann eine ziemliche Herausforderung sein. Sammeln Sie unbedingt alles, was sich auf Ihr zukünftiges Produkt bezieht – Forschungsergebnisse, Feedback von potenziellen Nutzern und Ergebnisse von Planungen oder Treffen, die bereits stattgefunden haben. In dieser Phase ist es oft hilfreich, alles an einem Ort zusammenzutragen. Sie haben später immer noch die Möglichkeit, Unnötiges herauszufiltern und die wichtigen Dinge zu behalten.

Je nach Ihrem Prozess können die Anforderungen aus folgenden Quellen stammen:

  • Aktuelle Materialien zu Ihrer Geschäftsstrategie und Ihren Produktzielen
  • Input des Produktteams
  • Ergebnisse von Studien etwa zu strategischer Forschung oder zur Marktpassung
  • Feedback potenzieller Nutzer: Sprechen Sie mit Ihrem Supportteam – in der Regel ist der Support eine sprudelnde Quelle nützlicher Informationen.
  • Wettbewerbsanalyse: Vielleicht sind andere bereits vor Ihnen auf Fallstricke gestoßen, die Sie im Idealfall vermeiden können.
  • Austausch mit Kunden – z. B. durch Interviews, Umfragen und Demos
  • Ihr öffentlicher Issue-Tracker, falls vorhanden
  • Ihre eigene Vorstellung davon, wie sich das Produkt oder dessen Funktionalitäten verhalten sollen – unterschätzen Sie nicht Ihr Bauchgefühl!

In dieser Phase geht es in erster Linie darum, alles an einem Ort zu sammeln. Erstellen Sie einen Entwurf in der YouTrack Knowledge Base und nutzen Sie die verfügbaren Optionen, um Ihre Dokumente damit zu verknüpfen: Betten Sie Google-Docs mit Studienergebnissen ein, fügen Sie Links zu Tickets mit Benutzerfeedback hinzu und hängen Sie Dateien mit Ihrer Produktstrategieanalyse an.

Nachdem wir so viel Material wie möglich gesammelt haben, gehen wir dazu über, die Anforderungen zu sichten und zu ordnen, um die Verwaltung zu vereinfachen.

Der erste Entwurf

Bei der Formulierung von Produktanforderungen gibt es kaum Standards oder Regeln. Aber wir verraten Ihnen gerne einige Prinzipien, die sich für uns bewährt haben und uns helfen, eine gemeinsame Sicht auf die Dinge zu bewahren:

  • Beschreiben Sie kurz das allgemeine Ziel des Produkts oder der Funktion.
  • Nennen Sie die Verantwortlichen, damit sofort klar ist, wer in jeder Hauptphase (z. B. Qualitätssicherung oder Design) der Ansprechpartner ist.
  • Legen Sie die Zielversion oder den Termin fest, damit alle Teammitglieder in Bezug auf Umfang, Planung und Zeitschätzungen eine gemeinsame Grundlage haben.
  • Verlinken Sie die entsprechenden Epics oder User Stories, um eine Verbindung zwischen den Anforderungen und der tatsächlichen Entwicklung herzustellen (auf Epics gehen wir später noch näher ein).
  • Legen Sie die Hauptpunkte der Design-, Infrastruktur- und Verhaltensspezifikationen fest.

Versuchen Sie, Ideen einfach und unkompliziert zu formulieren. Jeder sollte sie beim ersten Lesen verstehen können. Verwenden Sie Tabellen und Listen, um diese Informationen zu strukturieren.

Die Struktur macht’s

Jetzt gilt es, die Anforderungen zu ordnen, um eine einfache Navigation zu ermöglichen.

Die Volltextsuche ist die Rettung für Ihre Benutzer, wenn sie nicht genau wissen, wonach sie suchen sollen. Sie müssen lediglich einen Suchbegriff eingeben, und schon können sie sich die passenden Artikel ansehen. Besser ist es jedoch, die Benutzer nicht zum Suchen zu zwingen, sondern stattdessen sicherzustellen, dass jeder leicht durch die Anforderungen navigieren und das Gesuchte finden kann.

Eine klare Baumstruktur kann helfen, Wiederholungen oder widersprüchliche Anforderungen zu vermeiden, und sie macht es dem Leser leichter, relevante Artikel schnell zu finden. Zu diesem Zeitpunkt hat man im Normalfall nur einzige Strukturebene – das Produktanforderungsdokument selbst sowie einige verknüpfte Dokumente mit strategischen Materialien. Im Laufe der Produktentwicklung wird diese Struktur jedoch höchstwahrscheinlich viel komplexer, da einiges an neuem Material hinzukommt, z. B. Erkenntnisse aus Kundeninterviews, Beschlüsse aus Teambesprechungen usw. Es empfiehlt sich daher, von Anfang an auf eine klare Struktur zu achten, auch wenn es zunächst so aussieht, als würde man dies überhaupt nicht benötigen. Um die Struktur zu konsolidieren, können Sie beispielsweise Unterartikel als Platzhalter für Dokumente erstellen, die später hinzugefügt werden sollen.

In einem nächsten Schritt können Sie Ihre Anforderungsartikel zwischen verschiedenen Seitenbäumen verschieben, um eine Hierarchie zu erstellen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Zusammenarbeit im Mittelpunkt

Sie sind an anderen Meinungen und Perspektiven interessiert? Beziehen Sie Ihre Teamkolleg*innen und Stakeholder mit ein, indem Sie sie in Kommentaren erwähnen, damit sie an der Diskussion teilnehmen können. Sie können den Mitwirkenden Bearbeitungsberechtigungen gewähren, damit sie ihre Vorschläge direkt einfügen können, oder Sie können den Austausch in den Kommentarbereich verlegen, um die Diskussion transparenter zu gestalten. Sie werden über jede einzelne Änderung eines Artikels benachrichtigt.

Es ist wichtig, die richtigen Personen zur richtigen Zeit einzubeziehen. Vielleicht möchten Sie zum Beispiel eine Besprechung organisieren, bei der alle Beteiligten die Anforderungen überprüfen und potenzielle Bedenken im persönlichen Austausch ansprechen können.

Es gibt mehrere Kriterien, die eine gut geschriebene Anforderung erfüllen muss: Sie sollte präzise, verständlich, überprüfbar, konsistent und durchführbar sein. Blättern Sie in Ihren Artikeln und aktualisieren Sie gegebenenfalls die Anforderungen. Es empfiehlt sich, eine einheitliche Methode zur Kennzeichnung von überprüften und genehmigten Anforderungen zu definieren, indem beispielsweise ein entsprechender Kommentar hinterlassen oder eine Notiz in die Zusammenfassungstabelle aufgenommen wird.

Wir empfehlen außerdem, Besprechungsergebnisse bzw. Besprechungsprotokolle in separaten Unterartikeln zu speichern. Auf diese Weise können Sie später nachvollziehen, welche Themen besprochen, welche Entscheidungen getroffen und welche Fragen zurückgestellt wurden.

Seien Sie agil (oder auch nicht)

Es hängt von Ihrem Prozess ab, ob sich Ihre Produktanforderungen im Laufe der Entwicklung dynamisch ändern oder aber Änderungen vor Beginn jeder neuen Entwicklungsphase formalisiert werden. Wenn während des gesamten Entwicklungsprozesses Änderungen zu erwarten sind, müssen Sie dafür sorgen, dass zu jedem Zeitpunkt ein gemeinsames Verständnis der Aufgaben gegeben ist. Wenn Änderungen vor Beginn einer neuen Entwicklungsphase vorgenommen werden, müssen die Anforderungen vor Implementierungsbeginn mit allen Beteiligten abgestimmt werden.

Bei einem agilen Prozess ist es am besten, die Anforderungen sofort anzupassen, sobald eine Änderung eingetreten ist. Dies bedeutet, dass Sie über die neuesten Änderungen auf dem Laufenden bleiben müssen. Wir empfehlen, nach jeder Iteration Kundeninterviews durchzuführen, um Missverständnisse auszuschließen. Wir empfehlen außerdem, auf die Priorisierung des Backlogs zu achten, damit zu jeder Zeit die wichtigen Dinge im Vordergrund stehen. All dies müssen Sie nicht alleine bewältigen – beteiligen Sie stattdessen die entsprechenden Teammitglieder an Diskussionen und Kundenbesprechungen.

Wenn Sie dem Wasserfallmodell folgen, empfehlen wir, die Produktanforderungen in mehreren Sitzungen zu überprüfen und alle relevanten Parteien zur Teilnahme einzuladen, bevor Sie mit der nächsten Entwicklungsstufe fortfahren. Auf diese Weise können Sie widersprüchliche Anforderungen vermeiden und sicherstellen, dass alle an einem Strang ziehen.

Unabhängig davon, welchen Prozess Sie einsetzen, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, alle vorherigen Versionen Ihrer Seiten einzusehen und wiederherzustellen.

Der Abschluss

Sind Sie bereit, den Implementierungsprozess zu starten? Verwenden Sie YouTrack-Tickettypen und -Links, um Epics zu erstellen und in kleinere Aufgaben für Ihr Team aufzuteilen.

Die Umsetzung Ihrer Anforderungen in tatsächliche Features und Tickets ist ein entscheidender Schritt der Produktentwicklung. An diesem Punkt stellt man bisweilen fest, dass die eine oder andere Anforderung überprüft und überarbeitet werden muss – und das ist auch in Ordnung so. Wir empfehlen, mehrere Review-Iterationen durchzuführen, um sicherzugehen, dass die Anforderungen so realitätsnah wie möglich sind.

Bei Wasserfallprozessen ist eine weitere Planungsfunktion von YouTrack hilfreich – das Gantt-Diagramm. Gantt-Diagramme berücksichtigen Ihre möglichen Startzeitpunkte und die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und helfen Ihnen bei der Schätzung der Projektfristen.

Bei agilen Prozessen können Sie die Agile-Boards von YouTrack ausprobieren. Diese bieten eine praktische Gesamtansicht, die alle Epics und die dazugehörigen Einzelaufgaben auf einem Bildschirm anzeigen. Während ein Epic ein ganzes Feature darstellen kann, sollten Aufgaben klein genug sein, um in ein bis drei Tagen erledigt zu werden. Priorisieren Sie Aufgaben, definieren Sie Abhängigkeiten zwischen ihnen und verfolgen Sie den Arbeitsfortschritt direkt auf Ihrem Board. Aus unserer Sicht ist dies eine der effektivsten Methoden, eine vollständige Synchronisierung mit Ihrem Produkt zu gewährleisten.

Bilden Sie aus Ihren Aufgaben ein Backlog und binden Sie es in die Anforderungsseite ein. Bei Bedarf können Sie die Aufgaben priorisieren, indem Sie sie manuell in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit anordnen. Das Backlog wird direkt in den Artikel eingebunden, damit Sie nicht ständig zwischen Tracker und Knowledge Base wechseln müssen.

Und jetzt auf ans Entwickeln!

Wir hoffen, dass Ihnen diese Tipps dabei helfen, die Abläufe nach Ihren Bedürfnissen optimal einzurichten, damit am Ende ein fantastisches Produkt entsteht.

Wir haben noch einige Ideen, wie die Knowledge Base von YouTrack noch besser werden könnte. Aber was denken Sie? Geben Sie uns Feedback, damit wir unsere eigenen Produktanforderungen entsprechend anpassen und Ihnen das optimale Produkt bieten können!

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