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YouTrack entdecken: Zeiterfassung

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Für die Produktivität hat die Zeiterfassung eine entscheidende Bedeutung – aber es gibt nicht die eine Zeiterfassungsmethode, die für alle perfekt funktioniert. Manche bevorzugen eine automatische Zeiterfassung, andere möchten ihre Zeiteinträge manuell erstellen – und es gibt sogar Leute, die aus Zeiterfassungsdaten Berichte erstellen und diese analysieren müssen.

Die gute Nachricht ist, dass YouTrack Ihnen dabei helfen kann, genau über Ihren Zeitaufwand Buch zu führen, egal welchen Ansatz Sie und Ihr Team bevorzugen.

Und das ist nicht die einzige gute Nachricht. Mit dem nächsten großen Update, das in diesem Sommer kommt, wird die Zeiterfassungsfunktionalität von YouTrack weiter ausgebaut. Die neuen Zeittabellen werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten bieten, Arbeitsaufgaben für sich selbst und andere in einer Kalenderansicht zu betrachten und zu bearbeiten und für einzelne Projekte interaktive Tabellen zu nutzen.

Lesen Sie weiter, um mehr über die Grundlagen der Zeiterfassung und -analyse mit YouTrack zu erfahren und einige neue Integrationen kennenzulernen, die eine ganze Reihe von zusätzlichen Zeiterfassungsoptionen bieten.

Grundlagen der Zeiterfassung mit YouTrack

Die Zeiterfassung in YouTrack ist in drei Hauptkategorien gegliedert: Zeitschätzung, Zeitaufwand und Arbeitsaufgaben.

  • Das Feld Zeitschätzung ist am einfachsten unter diesen – hier tragen Sie die voraussichtliche Zeit ein, die zum Erledigen einer Aufgabe erforderlich ist. 
  • Eine Arbeitsaufgabe ist ein Eintrag, der einen im Rahmen einer Aufgabe ausgeführten Arbeitsvorgang definiert. Sie hat folgende Merkmale: Autor, Datum, Dauer, Art der Arbeit und einen optionalen Kommentar. In einer Arbeitsaufgabe können Sie beispielsweise 4 Stunden Entwicklung erfassen, die Sie heute geleistet haben. Arbeitsaufgaben werden Tickets zugeordnet, und ein Ticket kann viele Arbeitsaufgaben mit unterschiedlichen Autoren, Typen und Dauern enthalten.
  • Das Feld Zeitaufwand eines Tickets enthält die Gesamtdauer aller Arbeitsaufgaben, die in diesem Ticket protokolliert wurden.

Die Zeitschätzungen und Zeitaufwände der Teilaufgaben werden für einen besseren Überblick in der übergeordneten Aufgabe zusammengefasst, sodass Sie den Fortschritt von User Stories und Epics leicht verfolgen können.

Erste Schritte

Als Erstes müssen Sie in den Einstellungen Ihres Projekts die Zeiterfassung konfigurieren. Aktivieren Sie die Zeiterfassung und überprüfen Sie die Felder, die zum Speichern der Zeitschätzungen und Zeitaufwände verwendet werden.

Sobald das erledigt ist, können Sie mit YouTrack-Befehlen oder der Schaltfläche Zeitaufwand hinzufügen Arbeitsaufgaben mit einer bestimmten Dauer zu den Tickets in Ihrem Projekt hinzufügen.

Eingebaute automatische Timer

Was ist, wenn Sie nicht jedes Mal eine Schaltfläche anklicken möchten, um Ihren Zeitaufwand zu speichern? Oder wenn Sie vergessen haben, die Zeit zu protokollieren, die Sie mit der Arbeit an einer Aufgabe verbracht haben? Die Antwort lautet: Automatisierung. Wir bieten Ihnen zwei Workflows für die automatische Zeiterfassung. Bei der einen Methode wird der Timer gestartet, wenn Sie Ihr Ticket in den Status In Bearbeitung versetzen. Bei der zweiten Methode wird der Timer gestartet, wenn Sie explizit das Feld Timer auf Start setzen. 

Wenn Sie Ihr Ticket in den Status „Behoben“ versetzen oder den Timer manuell stoppen, wird dem entsprechenden Ticket automatisch eine Arbeitsaufgabe hinzugefügt.

Um einen Workflow zu aktivieren, fügen Sie ihn dem Projekt an.

Pomodoro-Timer

Beim Pomodoro-Ansatz arbeiten Sie in kleinen Zeitintervallen (normalerweise etwa 25 Minuten) und widmen sich während dieser Zeit ausschließlich und ohne Ablenkung der jeweiligen Aufgabe.

Die von PomoDoneApp entwickelte App PomoDone bietet einen konfigurierbaren Pomodoro-Timer, der diese Intervalle mit minimalen manuellen Eingriffen erfasst. Sie legen einfach die Intervalldauer fest, exportieren Ihre YouTrack-Tickets zu PomoDone, und schon können Sie mit der Arbeit an Ihren Aufgaben beginnen.

PomoDone erstellt automatisch Arbeitsaufgaben in Ihren YouTrack-Tickets entsprechend den erfassten Intervallen. Sie werden auch an Pausen und bevorstehende Intervalle erinnert – Sie müssen sich also nur noch um Ihre Arbeit kümmern.

Der integrierte Pomodoro-Workflow von YouTrack wurde ebenfalls entwickelt, um Ihnen zu helfen, sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren. Fügen Sie den Workflow einfach Ihren Projekten an und wenden Sie die vorgeschlagenen Änderungen an – YouTrack fügt dann die erforderlichen Felder automatisch zu Ihren Projekten hinzu.

Alles erfassen

Wenn Sie alle Ihre Aktivitäten im Laufe des Tages erfassen wollen, werfen Sie einen Blick auf die Desktop-Anwendung timeBro. timeBro protokolliert alle Ihre Computeraktivitäten und zeichnet die Zeit auf, die Sie offline, in Messengern, Browsern und natürlich in YouTrack verbringen. Diese erfassten Zeitintervalle können Sie dann in einer Zeitleiste verschiedenen Aufgaben zuordnen, um sicherzustellen, dass Sie bei Ihren Zeitabrechnungen den gesamten Zeitaufwand berücksichtigen. Gleichzeitig wird der gesamte YouTrack-bezogene Zeitaufwand in den entsprechenden Tickets erfasst, sodass Sie im Nachhinein genaue Zeitberichte erstellen können.

Zeitberichte

In Zeitberichten können Sie alle erfassten Zeiteinträge auf einer Seite zusammenfassen und nach Bedarf filtern, um einen Gesamtüberblick darüber zu erhalten, wie sich die Arbeitszeit auf die Projektaufgaben verteilt. Mit unterschiedlichen Datenansichten für verschiedene Zwecke – etwa nach Tickets, Projekten, Benutzern oder Arbeitsaufgaben – können Sie beispielsweise überprüfen, ob jemand im Team beim letzten Releaseprozess überlastet war oder ob eine User Story deutlich mehr Zeit in Anspruch nahm als geplant.

Zeitberichte können für weitere Analysen und Berechnungen im CSV- oder Excel-Format exportiert oder zu YouTrack-Dashboards hinzugefügt werden, damit Ihre Zeitstatistiken stets zur Hand sind.

Bleiben Sie immer bei Ihrem Code: mit dem YouTrack-Plugin für Ihre IntelliJ-basierte IDE

Verschwenden Sie keine Zeit und verlieren Sie nicht die Konzentration, indem Sie ständig zwischen YouTrack und Ihrer JetBrains-IDE wechseln. Das YouTrack-Plugin für IntelliJ-basierte IDEs ist einfach einzurichten und zeigt die Liste Ihrer Aufgaben direkt in der IDE an.

Das Plugin kann eine Liste von Tickets anzeigen – z. B. Ihren persönlichen Backlog, eine Aufgabenliste für ein bevorstehendes Release oder Ihre technischen Schulden – je nachdem, über welche Aspekte Sie einen Überblick benötigen. Sie können diese Liste jederzeit anpassen, um die wichtigsten Tickets zur Hand zu haben und sie innerhalb der IDE aktualisieren zu können. Fügen Sie Kommentare hinzu, wenden Sie Befehle an oder ändern Sie den Ticketstatus, um Ihr Team über Ihren Fortschritt zu informieren. Das Plugin übermittelt zudem Update-Benachrichtigungen für Ihre Tickets an die IDE, damit Sie stets über die neuesten Entwicklungen informiert sind.

Sie können mit wenigen Klicks auch ein neues Ticket in YouTrack erstellen, ohne die IDE zu verlassen.

Das Plugin unterstützt mehrere Zeiterfassungsmodi. Bei der automatischen Erfassung verfolgt das Plugin Ihre Aktivität in der IDE. In voreingestellten Intervallen oder wenn Sie einen Commit vornehmen oder das IDE-Projekt schließen, lädt das Plugin Zeitprotokolle hoch. Bei der manuellen Erfassung starten und stoppen Sie den Timer manuell und laden die erfassten Zeiten zu YouTrack hoch.

Weitere Informationen zum Plugin finden Sie in diesem Beitrag.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Tipps helfen werden, die Zeiterfassung genau an die Anforderungen Ihres Teams anzupassen. Wenn Sie Ideen oder Feedback für uns haben, würden wir uns darüber sehr freuen! Gibt es bei der Zeiterfassung in YouTrack etwas, das Sie gerne hinzufügen oder verbessern möchten?

Bitte schreiben Sie uns in den Kommentaren unten oder senden Sie uns eine direkte Supportanfrage. In der Zwischenzeit bereiten wir für Sie ein großes Zeittabellen-Funktionsupdate vor, das in der nächsten, für den Sommer geplanten YouTrack-Hauptversion enthalten sein wird. Durch separate, interaktive Seiten in den Zeittabellen werden Sie den gesamten Zeitaufwand für Ihre Projekte an einem Ort verfolgen können. Bis demnächst also!

Ihr YouTrack-Team

Autor des Original-Blogposts:

Sergiy Rogalin

Anastasia Bartasheva