YouTrack mit Onboarding-Paket

Sergiy Rogalin

Wir möchten Ihnen heute eine interessante Neuigkeit vorstellen – und zwar das Willkommenspaket in YouTrack 2020.4. Dank der zahlreichen Onboarding-Funktionen in diesem Paket können Sie jetzt einfacher denn je mit der Arbeit in YouTrack beginnen. Nach einer reibungslosen und einfachen Migration – dank der neuen Importfunktion von YouTrack – können Sie die Funktionen von YouTrack in einem vorkonfigurierten Demoprojekt gefahrlos ausprobieren. Die neuen Onboarding-Tipps wiederum bieten eine zusätzliche Hilfe bei den ersten Schritten in YouTrack.

Erfahrene Nutzer*innen werden eine weitere Verbesserung bemerken: die neue Organisationsfunktion. Große Unternehmen können jetzt verwandte Projekte unter dem Dach einer Organisation zusammenfassen, um sie agiler verwalten zu können. Kleinere Teams wiederum werden sich über die Möglichkeit freuen, Swimlanes auf Boards anhand von Tags zu organisieren.

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Onboarding-Paket für den Neueinstieg

Demoprojekt für einfaches Onboarding

Um den Einstieg in die Nutzung und die Administration von YouTrack zu vereinfachen, haben wir ein Demoprojekt erstellt, in dem die Möglichkeiten und Hauptfunktionen von YouTrack wie in einer Sandbox praxisorientiert erprobt werden können. Das Demoprojekt enthält verschiedene Beispieltickets, mit denen neue Nutzer*innen in verschiedenen Rollen – System- oder Projektadministration, Ticketbearbeitung usw. – ihre ersten Schritte in YouTrack unternehmen können. Im Projekt sind bereits ein Agile-Board, ein Dashboard und mehrere Berichte angelegt, die untersucht werden können, um sich in ihre Funktionsweise und Konfiguration einzuarbeiten.
Das Demoprojekt wird in neuen YouTrack-Instanzen automatisch angelegt, um Neulingen eine Art Sandbox zu geben, in der alle wichtigen YouTrack-Funktionen bereits eingerichtet und konfiguriert sind. Diese Konfigurationen können dann als Ausgangspunkt für eine Anpassung an die eigenen Arbeitsprozesse dienen.

Wie kann das Demoprojekt eingesetzt werden?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Nutzung des Demoprojekts:

Erstens können Sie damit das Onboarding beschleunigen. Das Demoprojekt führt Sie durch die ersten Schritte in YouTrack. Sie müssen nur die in den Aufgaben beschriebenen Schritte ausführen, um die in YouTrack verfügbaren Funktionen kennenzulernen. Wählen Sie einfach die Rolle, die am besten zu Ihrer Arbeit passt, und erledigen Sie dann die Onboarding-Aufgaben.

Zweitens können Sie das Projekt als Sandbox verwenden. Das Demoprojekt enthält Beispieltickets, die untereinander verknüpft sind, Agile-Boards, ein Dashboard und beispielhafte Zeitberichte. Ändern Sie diese so, dass sie zu Ihrem eigenen realen Projekt passen, oder verwenden Sie sie als Vorlage. Manchmal ist es einfacher, Vorhandenes zu bearbeiten als von vorne zu beginnen.

Wenn Sie das System oder ein Projekt verwalten, können Sie auch Demoprojekte erstellen und Ihren Benutzerinnen und Benutzern Zugriff darauf gewähren, damit sie frei experimentieren können, ohne befürchten zu müssen, dass reale Projekte beeinträchtigt werden.

Onboarding-Tipps

Neben der Demoprojekt-Funktion haben wir auch Onboarding-Tipps für neue Nutzer*innen eingeführt. Es handelt sich dabei um Hinweise auf häufig verwendete Seiten in der Anwendung. Sie wurden hinzugefügt, um sowohl Neulingen als auch alten Hasen dabei zu helfen, sich zurechtzufinden und nützliche Funktionen zu entdecken.
Um sie anzuzeigen, öffnen Sie das Hilfemenü und wählen Sie „Tipps für neue Nutzer“.

Experimentell: Importschnittstelle für Ein-Klick-Migrationen

Das Importieren von Aufgaben und Projekten aus anderen Anwendungen war noch nie so einfach. Mit unserem neuen Importassistenten können Sie das kontinuierliche Importieren aus Jira und GitHub einrichten. Sie können auch aus anderen Trackern wie Mantis und Redmine – oder aus anderen YouTrack-Installationen – Tickets extrahieren.

Die Funktion erfordert keine Programmier- oder Befehlszeilenkenntnisse mehr – geben Sie einfach die Anmeldeinformationen für Ihren bisherigen Tracker ein und schon kann es losgehen! Wenn Ihr bisheriger Tracker noch nicht unterstützt wird, können Sie jetzt Ihre eigenen Importskripte erstellen, um Aufgaben und Projekte in YouTrack zu importieren.

Bitte beachten Sie, dass sich diese Funktion derzeit in einer experimentellen Phase befindet und daher möglicherweise nicht in jeder Situation einwandfrei funktioniert. Wir sind dabei, die Liste der unterstützten Tracker zu erweitern. Die Liste wird auch Confluence enthalten, sodass Sie Ihre Wissensdatenbank von dort importieren können.

Verbesserungen für Unternehmen mit vielen Projekten

Organisationen

Für große Unternehmen kann die bisherige flache Projektmanagementstruktur möglicherweise unzureichend sein. Es kann zum Beispiel Abteilungen oder Projekte innerhalb einer YouTrack-Installation geben, die in Bezug auf Logik, Berechtigungen oder Benutzer voneinander getrennt werden müssen. Ab sofort können verwandte Projekte unter einer Dachorganisation (als Projektordner) gruppiert werden. Die Benutzer einer Organisation müssen dabei nicht einmal die Existenz der Benutzer aus anderen Organisationen mitbekommen! Sie können die Zugriffsverwaltung vereinfachen, indem Sie Rollen auf Organisationsebene zuweisen. Rollen, die für eine Organisation zugeteilt werden, gelten für alle Projekte dieser Organisation.

Duplizierte Feldnamen für benutzerdefinierte Felder in unterschiedlichen Projekten

Unterschiedliche Projekte haben unterschiedliche Anforderungen. Wir wissen, wie schwierig es sein kann, verschiedene Projekte zu verwalten, bei denen jedes Team seine eigenen Prozesse und Bedürfnisse hat. Während zum Beispiel in einem Projekt mehrere Bearbeiter pro Ticket möglich sind, soll in einem anderen Projekt jedes Ticket auf einen Bearbeiter beschränkt werden. Für jedes Projekt ein eigenes Feld einzurichten war keine sehr praktische Lösung. Wir haben uns daher eine Vereinfachung für solche Situationen überlegt: Sie können jetzt benutzerdefinierte Felder verwenden, die denselben Namen haben, sich jedoch in ihrem Feldtyp oder in der Anzahl der Werte (Einzel- oder Mehrfachwert) unterscheiden. So können Sie die Feldeigenschaften an die Anforderungen der einzelnen Teams anpassen, ohne die Suchmöglichkeiten zu beeinträchtigen.

Verbesserungen für Fans von Agile-Boards

Tag-basierte Swimlanes für Agile-Boards

Tags und Felder mit Mehrfachwerten können jetzt als Swimlanes verwendet werden! Dadurch ist es noch einfacher, das Agile-Board Ihres Teams perfekt einzurichten.
Die Verwendung von Tags für Swimlanes ist zum Beispiel dann nützlich, wenn in einer Swimlane eine ganze Ticket-Baumstruktur statt nur einer einzigen Teilaufgabenebene angezeigt werden soll. Mit einem On-Change-Workflow können Sie alle Tickets automatisch mit den entsprechenden Tags markieren, und wenn Ihr Board nach Tags organisiert ist, werden alle Tickets korrekt in ihren jeweiligen Swimlanes anzeigt.

Wir haben auch detaillierte Sichtbarkeitseinstellungen für Tags hinzugefügt. Jetzt können Sie für Tags einzeln angeben, wer sie anzeigen, verwenden (d. h. hinzufügen und entfernen) und aktualisieren darf. Tags können einer Gruppe, einem Projektteam oder auch nur einzelnen Benutzer*innen zugänglich gemacht werden. Ein Ticket kann mehrere Tags haben, aber jede Person sieht nur die Tags, die für sie relevant sind. Auf diese Weise können Sie und Ihr Team Tags verwenden, um Ihre Boards zu strukturieren.

Zeitschätzungen für Burndown-Diagramme

Das Burndown-Diagramm auf Ihrem Agile-Board bietet eine Zeitschätzung für den idealen Ablauf Ihres Sprints. Wenn die Vorbereitungen für Ihren Sprint abgeschlossen sind und alle Aufgaben hinzugefügt wurden, klicken Sie auf „Sprint starten“, damit Zeitschätzungen für das Diagramm berechnet werden. Sie können das Burndown-Diagramm jederzeit während des Sprints verwenden, um den geschätzten mit dem tatsächlichen Burndown-Verlauf zu vergleichen.

Flexible Suche für alle

Suche nach genauen Übereinstimmungen

Manchmal will man in den Tickets eine bestimmte Wortform oder Symbolfolge finden. Auch die Groß- und Kleinschreibung kann dabei wichtig sein! Nehmen wir einmal an, Sie möchten alle Tickets finden, in denen YouTrack fälschlicherweise als Youtrack geschrieben ist, um den Fehler zu beheben. Mit der Suche nach genauen Übereinstimmungen ist dies nun möglich. Dabei wird der Suchbegriff nur in der eingegebenen Form gefunden, unter Beachtung der Groß- und Kleinschreibung und unter Ausschluss anderer Wortformen.

Relative Datumsparameter in Suchanfragen

Wenn Sie die Such- und Berichtsfunktionen aktiv nutzen, können Sie sich auf noch flexiblere Datenansichten freuen, ermöglicht durch relative Zeitraumangaben. Bisher waren in dieser Richtung nur einige wenige Optionen verfügbar, z. B. {Gestern} oder {Letzten Monat}. Jetzt können Sie fast jeden Zeitraum relativ angeben. Dadurch können Sie mit einer gespeicherten Suche oder einem Bericht zum Beispiel Tickets finden, die in den letzten 7 Stunden aktualisiert wurden oder in den nächsten 5 Tagen überfällig werden. Ihre Suchanfrage spiegelt immer die aktuelle Situation wider, ohne dass Sie die Suchparameter jedes Mal manuell anpassen müssen.

Ausführliche technische Details zur neuen Version finden Sie in den Versionshinweisen. Weitere Informationen zum Einrichten der neuen Funktionen finden Sie in der neuesten Version der Dokumentation.
Wenn Sie YouTrack InCloud verwenden, wird Ihre Instanz gemäß unserem Wartungskalender automatisch auf YouTrack 2020.4 aktualisiert. Wenn Sie ein aktives Standalone-Abonnement haben, können Sie YouTrack 2020.4 sofort herunterladen. Alternativ können Sie die neuen YouTrack-Funktionen auch in der kostenlosen Version ausprobieren! Weitere Informationen zu den Lizenzupgrade-Optionen für YouTrack finden Sie im Kaufbereich unserer Website.

Wir freuen uns sehr auf Ihr Feedback, das Sie uns weiter unten im Kommentarbereich hinterlassen können. Und natürlich können Sie sich bei Fragen jederzeit an unseren Support wenden – wir sind immer für Sie da!

Ihr YouTrack-Team

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