YouTrack dispose maintenant d’une Base de connaissances

Publié le par Delphine Massenhove

Vous pouvez lire cet article en anglais, russe, coréen, chinois, japonais, portugais brésilien et espagnol.

Base de connaissances dans YouTrack

Nous avons le plaisir de vous annoncer la sortie de YouTrack 2020.2, qui dispose d’une Base de Connaissances intégrée ! Vous pouvez désormais créer une base de connaissances publique et conserver la documentation interne directement dans YouTrack, aux côtés de vos tâches et projets. YouTrack permet de regrouper les connaissances collectives de votre équipe dans un seul endroit.

Il apporte aussi des améliorations pour les administrateurs de projets, comme la conversion des types de champs et la possibilité de définir un groupe de visibilité par défaut pour vos projets.

Pour une meilleure collaboration entre les équipes, nous avons ajouté de nouvelles options pour partager les balises, les recherches sauvegardées, les tableaux Agiles et les rapports.

Pour améliorer l’expérience utilisateur au niveau du traitement des tickets, nous avons ajouté de nouvelles fonctionnalités qui permettent de configurer des espaces de travail personnels et des listes d’incidents, ainsi qu’une action “Clone issue as draft” pour cloner un ticket en tant que brouillon.

Pour tous ceux qui débutent avec les tableaux Agiles, nous avons simplifié le processus et réduit le nombre d’étapes nécessaires à la création d’un tableau.

Vous voulez en savoir plus ? Poursuivez votre lecture pour découvrir tout ce qui vous attend dans YouTrack 2020.2.

Une base de connaissances pour tous

Documentation interne pour votre équipe

Vous êtes-vous déjà dit qu’il serait utile de conserver et centraliser toute votre documentation et vos notes sur les produits juste à côté de vos tâches ? C’est désormais possible grâce à la nouvelle base de connaissances de YouTrack. Ajoutez les plans et feuilles de route des projets, les règles de votre équipe et vos notes de réunions. Regroupez-les par projet, organisez-les en structure arborescente et décidez qui aura accès à l’espace de travail.

La base de connaissances n’est pas seulement destinée aux équipes de développeurs. Supposons que vous organisiez un événement de team building. Vous pouvez alors créer un article dans la base de connaissances pour planifier les activités de l’événement et commencez ensuite à écrire vos idées. Vous avez tout votre temps pour réfléchir aux détails – YouTrack fait automatiquement des sauvegardes pour que rien ne se perde. Vos brouillons sont visibles dans la barre latérale gauche, avec un badge correspondant à leur statut :

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Le menu déroulant “Visible to” permet de spécifier rapidement et facilement qui peut voir vos articles. Vous pouvez limiter la visibilité de différents articles, branches ou arborescences entières d’articles à certains utilisateurs ou groupes d’utilisateurs, exactement comme vous le faites pour les tickets. Par défaut, un article est accessible à tous les utilisateurs bénéficiant de l’autorisation ‘read article’ dans YouTrack, mais vous pouvez facilement changer sa visibilité à tout moment. Les paramètres de visibilité s’appliquent à la hiérarchie de la base de connaissances de façon descendante, de sorte que les sous-articles héritent des paramètres de visibilité de leurs articles parents. Outre les autorisations de visibilité, il existe des autorisations pour créer, lire, mettre à jour et supprimer des articles, selon le schéma d’autorisations standard de YouTrack.

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Il est maintenant temps de créer votre article. Vous souvenez-vous combien vous avez apprécié l’événement d’entreprise de l’été dernier ? Aidez vos collègues à s’en souvenir en intégrant des vidéos et des documents Google, créez des tableaux et utilisez des checklists et la mise en forme du texte pour rendre votre contenu plus attrayant :

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Une fois votre article publié, vous pourrez suivre les discussions dans les commentaires. Vous pouvez ensuite passer tranquillement à d’autres tâches car vous recevrez des notifications sur les mises à jour et les nouveaux commentaires concernant vos articles. Si vous souhaitez être tenu au courant pour un article publié par quelqu’un d’autre dans la base de connaissances, il vous suffit de l’ajouter à vos favoris et vous recevrez des notifications comme si c’était le vôtre !

Créez votre base de connaissances publique pour les utilisateurs externes

Votre base de connaissances peut également être visible publiquement, ce qui en fait l’endroit idéal pour stocker tous les guides et réponses aux questions fréquentes pour vos utilisateurs externes.

Pour rendre la base de connaissances publique, vous devez autoriser les accès anonymes à votre YouTrack, afin que les utilisateurs externes puissent consulter votre base de connaissances sans avoir à s’inscrire. Vous pouvez également ouvrir votre base de connaissances à tout groupe d’utilisateurs, qu’il s’agisse de votre équipe, de vos utilisateurs enregistrés ou de tous les utilisateurs.

Il ne reste plus qu’à construire votre base de connaissances. Créez des articles avec des tableaux et des médias intégrés et organisez-les dans des arborescences d’articles. Toutes les versions d’un article sont disponibles dans l’onglet history, ce qui vous permet de suivre l’historique de ses modifications. Si vous changez d’avis sur des modifications apportées à un article, vous pouvez simplement revenir à l’une de ses versions précédentes. Rien ne sera jamais perdu !

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Répondez aux questions de vos clients dans les commentaires des articles, recevez des notifications concernant les mises à jour et publiez des articles dans la base de connaissances en tant que réponses à des tickets YouTrack. Mentionnez vos collègues dans les commentaires pour leur demander de l’aide, mentionnez des tickets à titre de référence ou recherchez des articles pertinents et publiez-les en tant que réponses.

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Il n’a jamais été aussi facile de collecter et partager les informations essentielles sur votre produit !

Recherche plein texte à travers la base de connaissances

Les bases de connaissances publiques et internes utilisent la recherche plein texte pour trouver tous les articles contenant un mot précis ou une combinaison de mots. Vous obtiendrez tous les résultats sur une seule page et pourrez facilement naviguer vers le bon article pour trouver votre réponse.

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Autres améliorations dans YouTrack 2020.2

Conversion des types de champs pour les administrateurs de projets

Lors de la configuration d’un champ personnalisé pour les tickets, les administrateurs spécifient un type de champ qui dicte le type de valeurs stockées dans le champ. Chaîne, texte, date, période, entier, utilisateur, groupe, numéro de build – à de choisir ce qui est requis pour vos tickets. Désormais, un plus grand nombre de types de champs personnalisés peuvent être changés à tout moment du cycle de vie de votre projet sans perdre les valeurs qu’ils contiennent. YouTrack s’adapte à vos processus !

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Paramètres de visibilité liés aux projets pour les administrateurs de projets

Les administrateurs peuvent désormais spécifier un groupe de visibilité par défaut, c’est-à-dire un groupe d’utilisateurs pour lequel tous les nouveaux tickets créés dans un projet seront visibles par défaut.
Nous avons également introduit un moyen facile de préciser qui peut voir vos tickets dans YouTrack. Il suffit d’appliquer la commande ‘visible to …’ aux tickets de votre projet et de définir la visibilité par défaut pour tous les nouveaux tickets dans les paramètres du projet – plus besoin de créer un workflow pour cela. Pour partager un ticket avec une personne qui n’est pas membre de votre équipe projet et qui n’a pas besoin d’avoir accès à tous les tickets, il suffit d’ajouter cet utilisateur au groupe ‘visible to…’ pour ce ticket.

De plus, vous pouvez dorénavant spécifier une liste de groupes d’utilisateurs qui sera proposée aux créateurs de tickets dans un menu de visibilité. Cette nouvelle fonctionnalité est particulièrement utile pour les grandes organisations ayant de nombreuses équipes.

Visibility

Options de partage granulaire pour les balises, les recherches sauvegardées, les tableaux Agiles et les rapports pour la collaboration en équipe

Les utilisateurs expérimentés de YouTrack sont sûrement déjà habitués à configurer la visibilité des tickets, commentaires et pièces jointes pour plusieurs groupes d’utilisateurs.

Maintenant, vous pouvez également configurer la visibilité des balises, recherches sauvegardées, tableaux agiles et rapports pour de multiples groupes d’utilisateurs. Il est ainsi plus facile de partager tout ce dont vous avez besoin pour collaborer avec les membres de votre équipe.

tags

Mise en évidence des champs dans la liste des tickets pour tous les utilisateurs

Suite aux commentaires que nous ont fait nos utilisateurs, nous avons amélioré le design de la liste des tickets afin de rendre les statuts dans les champs des tickets plus visibles. Vous verrez le nouveau design lorsque vous utiliserez une vue détaillée M ou L sur la liste des tickets.

IssueList

Paramètres d’espace de travail personnel pour tous les utilisateurs

Les options de l’espace de travail vous permettent de personnaliser l’apparence de votre YouTrack : vous pouvez choisir entre des thèmes clairs et sombres et ajuster la position des champs et des liens du panneau à votre convenance.

Workspace

Création de tableaux agiles simplifiée pour les débutants

Nous avons simplifié le processus de mise en place des tableaux. Choisissez simplement le type de tableau (Scrum, Kanban, Mixte, Personnel, Basé sur la version ou Personnalisé), choisissez un nom et ajoutez au moins un projet à afficher sur le tableau. Votre tableau sera opérationnel en un rien de temps.

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La fonction Clone issue as a draft vous aide à automatiser les tâches courantes

La nouvelle action “Clone issue as draft” vous permet de copier n’importe quel ticket et d’en modifier les champs et le contenu avant de le valider.

Clone

Pour plus de détails techniques sur cette version, consultez les Notes de publication. Pour en savoir plus sur la configuration des nouvelles fonctionnalités, consultez la documentation la plus récente.

Si vous utilisez YouTrack InCloud, votre instance sera automatiquement mise à niveau vers YouTrack 2020.2, conformément à notre Calendrier de maintenance. Si vous avez un abonnement Standalone actif, vous pouvez télécharger YouTrack 2020.2 dès aujourd’hui. Ou bien, vous pouvez opter pour la version gratuite pour essayer le nouveau YouTrack ! Pour en savoir plus sur les options de mise à niveau des licences disponibles pour YouTrack, rendez-vous sur notre page Achats.

Vos commentaires comptent pour nous, alors n’hésitez pas à les partager dans la section ci-dessous. Et bien sûr, n’hésitez pas à contacter notre service d’assistance pour toute question. Nous sommes toujours là pour vous aider !

L’Équipe YouTrack

Auteur de l’article original en anglais : Anastasia Bartasheva