YouTrack
Powerful project management for all your teams
Изучаем YouTrack: рабочие процессы
В любой работе встречаются регулярно повторяющиеся действия. Возможно, вам часто приходится закрывать пользовательские истории после выполнения всех подзадач, напоминать коллегам о приближающихся дедлайнах, создавать задачи на релиз с набором подзадач и назначать ответственных за их выполнение. Звучит знакомо? Делая все это вручную, вы тратите много времени и рискуете упустить что-нибудь важное. Тут на помощь приходит YouTrack. Несколько лет назад мы добавили функцию «Рабочие процессы», которая позволяет автоматизировать выполнение однотипных задач. В этой статье мы расскажем об основных особенностях этой функции, чтобы вы с коллегами могли настроить YouTrack для автоматизации таких задач в соответствии с вашими процессами.
И еще хорошие новости: в одном из ближайших крупных обновлений YouTrack, которое выйдет этой осенью, мы еще больше расширим возможности рабочих процессов. В новом визуальном редакторе вы сможете создавать рабочие процессы, даже если вообще не умеете программировать: нужно будет просто перетащить необходимые компоненты.
Читайте далее, чтобы узнать самое главное о рабочих процессах в YouTrack и о том, как использовать их максимально эффективно.
Зачем нужны рабочие процессы?
Они автоматизируют повторяющиеся задачи, тем самым упрощая работу команды. Рассмотрим несколько ситуаций, в которых вам пригодятся рабочие процессы.
Предотвращать нежелательные обновления
Представьте, что у вас есть команда бухгалтеров, которые обрабатывают платежные требования. По правилам компании, бухгалтерия не может выполнить платежное требование без одобрения руководителя. Соответственно, нужно, чтобы бухгалтеры могли обрабатывать платежные требования только после их одобрения. Проверка статуса каждого требования вручную занимает очень много времени, а еще есть опасность, что требование не будет одобрено, потому что его просто пропустили.
И тут в игру вступает рабочий процесс: он отреагирует на попытку выполнить платежные требования и проверит их статус. Операция будет разрешена, только если платежное требование было одобрено. Если бухгалтер попытается обработать платежное требование до его одобрения, то увидит сообщение о том, что обработать платежное требование нельзя, и операция будет отклонена. Таким образом, мы гарантируем строгое соблюдение процедуры, и ни одно платежное требование не будет выполнено без одобрения.
Создавать повторяющиеся задачи
Теперь представьте, что вы работаете в отделе маркетинга. Каждый месяц вы делаете новостную рассылку о ваших продуктах. Задача по подготовке такой рассылки каждый раз выглядит практически одинаково: одно и то же название, дедлайн, исполнитель. В результате легко забыть о предстоящей рассылке и том, что под нее нужно создать задачу. В данном случае рабочие процессы YouTrack помогают решить сразу две проблемы.
Рабочий процесс может безо всякого участия человека создавать задачи с заранее заданными названиями и полями (исполнитель, дедлайн, перечень необходимых действий) по расписанию: допустим, раз в месяц. Это одновременно и автоматизация работы, и напоминание для команды. Самостоятельно отслеживать дедлайны больше не придется, потому что все, кого это касается, получат автоматическое уведомление о новой задаче, и тратить время на ее создание тоже не нужно.
Кроме того, рабочий процесс может отправлять команде маркетинга напоминания о наступающих дедлайнах, связанных с рассылкой: например, о том, что через три дня все материалы должны быть отправлены редакторам.
Обновлять поля при обновлении задачи
Практически у всех команд, независимо от выполняемой работы, есть нелюбимые задачи, которые приходится регулярно выполнять: закрывать пользовательские истории после завершения всех подзадач, оформлять запрос на ремонт кофеварки офис-менеджеру, подсчитывать и регистрировать время, затраченное на подготовку мероприятия… Список можно продолжать. Рабочие процессы избавят вас от лишней работы, и вам не придется тратить время на такие занудные мелочи.
Рабочий процесс может реагировать на обновление задачи, когда вы начинаете над ней работать, когда вы ее завершаете или меняете исполнителя. При этом можно дать рабочему процессу задание относительно следующего действия: запустить таймер, закрыть родительскую задачу или изменить приоритет текущей задачи. Благодаря этому можно встроить нужную процедуру прямо в рабочий процесс.
Главное о рабочих процессах в YouTrack
Рабочий процесс — это просто контейнер, включающий в себя одно или несколько правил. Каждое правило представляет собой скрипт для определенного сценария использования. Мы рекомендуем объединять правила, связанные одной целью, в рабочий процесс: таким образом можно, например, обеспечить процесс Kanban или управлять сроками выполнения. Чтобы рабочий процесс запустился, его необходимо прикрепить к проекту.
YouTrack предлагает набор заранее настроенных рабочих процессов. Используйте их для отправки напоминаний о наступающих дедлайнах, для автоматического назначения задач и других популярных действий. Если подходящего процесса не нашлось, создайте свой собственный.
Структура правила
Большинство правил состоят из трех основных частей: условие, действие, требования.
В первой части описываются условия для выполнения правила. Например, можно указать, что правило выполняется только для зарегистрированных задач, которые переходят в завершенное состояние.
В разделе действий описывается логика обработки задач. Это основная часть правила: мы указываем, что именно должно быть сделано. Например, можно настроить отправку уведомлений, обновление полей, добавление комментариев или создание новых задач.
В разделе требований правила привязываются к проектам. Например, если правило использует многозначное поле «Исполнитель» (то есть это поле указано в разделе требований), оно будет выполняться только в том случае, если в проекте, к которому привязано правило, есть такое поле.
В зависимости от типа правила его структура может содержать дополнительные части. Поговорим о правилах подробнее.
Какие бывают правила
Правила рабочих процессов бывают четырех основных видов: при изменении, по расписанию, действие и конечный автомат. Рассмотрим подробнее два самых часто используемых типа правил.
Правила при изменении
Правило при изменении выполняется, когда в задаче происходит изменение: например, при создании задачи, при добавлении комментариев, при обновлении поля и т. п. Типичные примеры: назначить задачу пользователю, который переводит ее в состояние В обработке, или запретить создание задачи без указания срока выполнения. Правила при изменении выполняются от имени пользователя, внесшего соответствующее изменение.
Правила по расписанию
Правила по расписанию выполняются в соответствии с заданным графиком: например, каждый понедельник, каждый день в 13:00 или каждую минуту. Действия, заданные в правиле по расписанию, выполняются сразу для всех задач, найденных в разделе поиска в правиле. Этот раздел содержит поисковый запрос, определяющий, какие задачи должны быть обработаны — например, незавершенные критические задачи, — а в разделе расписания регулируется периодичность выполнения правила — например, ежедневно в 15:00.
Типичные случаи использования правил по расписанию: напоминать исполнителям о наступающих дедлайнах или создавать повторяющиеся задачи по подготовке новостной рассылки, которая выходит каждый понедельник.
Расширение возможностей YouTrack
Большинство команд используют в своей инфраструктуре сразу несколько инструментов, которые должны друг с другом взаимодействовать. Вам может понадобиться обеспечить совместную работу CRM-системы с баг-трекером или инструментов для дизайнеров с системой управления проектами. Если YouTrack напрямую не интегрируется с вашими инструментами, вам помогут рабочие процессы. Они могут отправлять из YouTrack HTTP-запросы на обмен данными со сторонними инструментами, сообщая им, что создана новая задача или решена пользовательская история.
Примеры использования
Мы собираем самые распространенные варианты применения рабочих процессов в серию статей. В них мы рассказываем, как сделать эффективнее работу службы поддержки и использование почты, как создавать отчеты по времени и отправлять их по электронной почте, как упростить процесс и предотвратить нежелательные обновления в задачах (в том числе изменения настроек видимости и обновления полей). Из статей вы узнаете, как эффективно использовать рабочие процессы и автоматизировать различные этапы своей работы.
Надеемся, наши советы помогут вам настроить YouTrack так, как нужно вашей команде. Мы будем рады услышать ваше мнение о рабочих процессах в YouTrack: что нам стоит улучшить или добавить?
Вы можете поделиться своими мыслями в комментариях или напрямую связаться с нашей командой поддержки. Тем временем мы продолжаем готовить большое обновление, которое выйдет в рамках следующего крупного релиза YouTrack этой осенью, — визуальный редактор рабочих процессов. С его помощью вы сможете создавать рабочие процессы, ничего не программируя. Следите за новостями!
Ваша команда YouTrack
The Drive to Develop
Автор оригинальной статьи:
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YouTrack を知る: ワークフロー
すべての仕事には何らかのルーチンがつきものです。チームで働くときは特にそうでしょう。すべてのサブタスクが解決したらユーザーストーリーを終了する、チームメイトに締め切りのリマインドをする、リリースタスクと数多くのサブタスクを作成し、担当者に割り当てるなど、様々なルーチンが存在します。 よく耳にするステップではないでしょうか？ こうしたタスクは、手動で行うと時間の無駄になるだけでなく、重要なものを見落とす可能性も高くなります。 これを解決するのが YouTrack です。 数年ほど前に、当社はこうしたルーチンタスクをすべて自動化する「ワークフロー」と名付けた機能を導入しました。 このブログ記事では、皆さまのチームがそれぞれのプロセスに合わせて楽々と YouTrack を調整し、ルーチンタスクを自動化できるよう、ワークフロー機能の基礎について説明いたします。
よいお知らせはこれだけではありません。 今年の秋にリリースが予定されている YouTrack のメジャーアップデートの 1 つでは、ワークフローの機能が更に拡張されます。 プログラミングのスキルがなくても、新しいビジュアルワークフローエディターを使えばワークフローを作成できるようになります。 プロセスを構築する際は、コンポーネントをドラッグ & ドロップするだけで完了します。
それでは、YouTrack のワークフローを詳しく見ていきましょう。効果的な使い方を伝授いたします。
ワークフローが必要な理由とは？
ワークフローはチームのプロセスを支え、ルーチンタスクを自動化するための機能です。 それでは、ワークフローが重宝するシナリオをいくつか見てみましょう。
不要なアップデートを避ける
支払いの依頼を処理する会計担当者のチームがあるとしましょう。 会社は、会計チームがマネージャーの承認なしに支払いの依頼を受け付けることを好みません。 つまり、会計担当者が支払い依頼を受け付けられるのは、それが承認されてからでなくてはいけません。 依頼のステータスを 1 つ 1 つ手動で確認していると、時間がかかるだけでく、見落としが発生して依頼が拒否される危険性も高まります。
ワークフローはこれをどう解決するのか？ ワークフローは、支払い依頼を受け付けようとする試みに反応するほか、対応する支払い依頼のステータスも確認できます。 支払いを受け付ける操作は、支払い依頼が承認された場合にのみ許可します。 会計担当者が承認されていない支払い依頼を受け付けようとすると、支払い依頼の受け付けができない旨を伝えるメッセージが表示され、操作も取り消されます。 こうすることで、プロセスが厳密に守られ、未承認の支払い依頼が受け付けられるというミスも防げます。
反復タスクを作成する
それでは、今度はあなたがマーケティングチームの一員であるとしましょう。 毎月、チームの製品に関するニュースレターを発行しなくてはいけません。 このニュースレターについて説明する課題は、タイトル、締め切り、担当者が毎月同じであるため、次のニュースレターやそれ用に作成する必要がある課題をうっかり忘れがちになってしまいます。 ここでは、YouTrack のワークフローを使えば 2 つの問題を解決できます。
ワークフローは、ユーザーの操作がなくても、指定されたスケジュール (1 か月に 1 回など) に従って事前定義されたタイトルやフィールド (担当者、締め切り、必須項目の一覧) について課題を作成できます。 オートメーションおよびチームへのリマインダーの両方として機能します。 対応する課題が作成されるタイミングで自動的にチームへの通知が送信されるため、チームは締め切り日を把握しておく必要がありません。また、こうした課題を手動で作成することに時間を浪費することもありません。
また、ワークフローは、ニュースレターに関連する締め切りのリマインダーをマーケティングチームに送信することもできます。 たとえば、編集チームに資料を送る必要がある 3 日前になったらチームメンバーにアラートを送信するということができます。
課題の更新時にフィールドを更新する
ほぼすべてのチームが、担当業務を問わず、楽しくなくても処理する必要のあるルーチンタスクを抱えているものです (すべてのサブタスクが解決したらユーザーストーリーを終了する、該当するオフィスマネージャーにコーヒーマシンの修理依頼を割り当てる、イベントの準備に費やした時間を計算して記録するなど)。 いろいろなタスクがあるでしょう。 ワークフローを使用すれば、ユーザーによる操作が不要になるため、チームは前出の平凡なタスクに時間を浪費しなくて済むようになります。
ワークフローは、ユーザーが課題への取り組みを開始したときやそれを解決したとき、担当者を変更したときなど、課題の更新に反応します。 ワークフローには、タイマーを開始する、親タスクを終了する、課題の優先度を更新するなど、次に行う作業を指示することができます。 つまり、パーフェクトなプロセスをワークフローに直接構築することができます。
YouTrack ワークフローの要点
ワークフローは、複数のルールが集められたコンテナー（入れ物）です。 各ルールは、特定のユースケースに対処するスクリプトです。 当社では、同じ目的に関連するルールを 1 つのワークフローとして組み合わせるようお勧めしています (カンバンプロセスの整理や期日の処理など)。 ワークフローは、プロジェクトごとに機能します。また有効化するにはプロジェクトにアタッチされていなくてはいけません。
YouTrack には自由に使用できる一連のデフォルトワークフローが搭載されています。 その中には、締め切り日が迫っていることを知らせるリマインダーや課題の自動割り当てなど、よくあるユースケースに対処するものが含まれています。 自分のニーズに合ったワークフローが見つからない場合は、いつでも独自のワークフローを作成できます。
ルール構造
ほとんどのルールは、「ガード」、「アクション」、「要件」という 3 つの主な要素で構成されます。
「ガード」セクションは、ルールを実行する条件を指定します。 たとえば、「ガード」セクションでは、報告された課題のうち、解決済みの状態に移行中のものに対してだけトリガーするよう指定できます。
「アクション」セクションは、課題に適用するロジックを説明します。 これが、ルールの主な要素となります。ルールへの指示はここで行います。 たとえば、「アクション」セクションのロジックには、通知を送信する、フィールドを更新する、新規コメントを追加する、課題を作成する、などのルールを指定できます。
「要件」セクションは、ルールが安全にプロジェクトにアタッチされることを保証します。 たとえば、複数値を持つ「担当者」フィールドがルールに使用されており、かつそれが「要件」セクションに指定されている場合、ルールはアタッチ先のプロジェクトに複数値を持つフィールドが設けられまで実行されません。
ルールの種類によっては、構造の中に別の要素も含まれる場合があります。 それでは、ルールの種類を見てみましょう。
ワークフロールールの種類
ワークフローのルールは、主に「変更時」、「スケジュール時」、「アクション」、「ステートマシン」の 4 つがあります。 それでは、一番多用される 2 つのルールを詳しく見ていきましょう。
「変更時」のルール
変更時のルールは、課題に変更が適用されたときにトリガーします。 課題の作成時や新しいコメントが追加されたとき、フィールドが更新されたときなどにもトリガーする場合があります。 一般的なユースケースとしては、課題をユーザーに割り当て、そのユーザーがその課題を進行中の状態に移行させる場合や期日を指定せずには課題を送信できなくする場合などが挙げられます。 「変更時」のルールは、変更をトリガーしたユーザーに代わって実行されます。
「スケジュール時」のルール
スケジュール時のルールは、設定されたスケジュールに従ってトリガーします。 たとえば、スケジュール時のルールは、毎週月曜日、毎日午後 1 時、毎分などのタイミングでトリガーするように設定されることが考えられます。 スケジュール時のルールは、ルールの検索セクションで見つかる一連の課題にロジックを適用します。 検索セクションには、このルールによって処理される課題 (未解決の重大な課題など) を決定するクエリが含まれる一方で、「cron」セクションでは、ルールを適用するスケジュール (毎日午後 3 時など) を定義します。
スケジュール時のルールにおける一般的なユースケースとしては、課題の担当者に締め切りに関するリマインダーを送信したり、毎週月曜日に配信する必要があるニュースレターについて再発課題を作成したりすることなどが挙げられます。
YouTrack を拡張する
チームの多くは、インフラストラクチャに複数のツールを持っています。 もちろん、そうしたツールは何とかして対話させなくてはいけません。 顧客関係管理（CRM）システムと課題トラッカー、またはデザイナーツールとプロジェクト管理システムを連携する必要があるかもしれません。 YouTrack とご使用のツールをそのまま連携できないという場合も、ワークフローを使えば対応できます。 YouTrack ワークフローは、サードパーティのツールに HTTP リクエストを送信することにより、新しい課題が作成されたことやユーザーストーリーが解決されたことなどを伝えることができます。
そのまま使える実例
しばらく前に、当社はワークフローのシナリオで最も人気の高いものを集め、Make It Workflow と題した専用のブログ記事シリーズ（英語）に掲載し始めました。 ヘルプデスクや受信トレイの使用を充実させる方法やタイムレポートを生成してメールに送信する方法、プロセスをアシストして課題の不要な更新 (可視性設定の変更やフィールドの更新を含む) が行われるのを避ける方法などを説明するブログ記事が含まれます。 こうした記事をお読みいただくことで、ワークフローを効率よく使用する方法を学び、作業プロセスを部分的に自動化する方法について新しいアイデアを得ていただければと思います。
以上のヒントが YouTrack をチームのニーズに合わせてセットアップするのに役立つことを願っています。 皆さんのアイデアや意見を募集しています！ YouTrack のワークフローについて、追加したり、改善したりすればいいと思われる機能はございませんか？
以下のコメント欄よりご意見をお聞かせください。また直接サポートを依頼することもできます。 また、この秋に予定している YouTrack の次期メジャーリリースでは大規模な新機能アップデート「ビジュアルワークフローエディター」を披露する予定です。 プログラミングのスキルを持ち合わせていないチームでも、ワークフローを構築できるようになります。楽しみにお待ちください！
YouTrack チーム一同より
オリジナル（英語）ブログ投稿の作者：
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YouTrack 살펴보기: 워크플로
특히 팀에서 일할 때는 모든 작업에 일종의 루틴이 있습니다. 예를 들어, 모든 하위 작업이 해결되면 사용자 스토리를 마감하고, 팀원들에게 다가오는 마감일을 상기시키고, 배포 작업과 많은 하위 작업을 만들어 담당자들에게 배정하는 일 등이 있습니다. 이러한 단계가 여러분에게 친숙하게 들리나요? 이와 같은 일들을 수작업으로 하면 시간이 낭비되고 중요한 부분을 놓칠 가능성이 높아집니다. 여기서 YouTrack이 도움을 줄 수 있습니다. 몇 년 전에 JetBrains는 이러한 모든 종류의 일상적 작업을 자동화할 수 있는 워크플로라는 기능을 도입했습니다. 이 블로그 게시물에서는 여러분과 팀이 YouTrack을 해당 프로세스에 쉽게 맞춤화하고 일상적인 작업을 자동화할 수 있도록 워크플로 기능의 기본 사항을 알려드립니다.
좋은 소식이 더 있습니다. 올 가을에 출시될 YouTrack의 다음 주요 업데이트에서 워크플로 기능이 더욱 확장될 예정입니다. 새로운 시각적 워크플로 에디터를 사용하여 프로그래밍 기술 없이도 워크플로를 만들 수 있게 될 것입니다. 간단히 구성 요소를 끌어다 놓기만 하여 프로세스를 구축할 수 있습니다.
YouTrack의 워크플로를 자세히 살펴보고 이를 효과적으로 사용하는 방법을 알아보겠습니다.
워크플로가 필요한 이유는 무엇일까요?
워크플로는 팀 프로세스를 지원하고 일상적 작업을 자동화하는 데 도움을 줍니다. 워크플로가 도움이 될 수 있는 몇 가지 시나리오를 살펴보겠습니다.
원하지 않는 업데이트 방지
지불 요청을 처리하는 회계팀이 있다고 가정해 보겠습니다. 회사에서는 회계팀이 관리자의 승인 없이 지불 요청을 수락하는 것을 원하지 않습니다. 즉, 먼저 승인을 얻은 후에만 회계팀이 지불 요청을 수락할 수 있도록 해야 합니다. 각 요청의 상태를 수동으로 확인하면 시간이 많이 소요될 수 있고, 요청이 누락되어 승인되지 않을 위험이 큽니다.
여기서 워크플로가 어떤 역할을 할 수 있을까요? 워크플로는 결제 요청을 수락하려는 시도가 있을 때 이에 대응할 수 있으며 해당 결제 요청의 상태를 확인할 수도 있습니다. 지불 요청이 승인된 경우에만 작업이 허용됩니다. 회계팀에서 승인 전에 지불 요청을 처리하려고 하면, 지불 요청을 수락할 수 없으며 작업을 되돌린다는 메시지가 사용자에게 표시됩니다. 이렇게 하면 절차가 엄격하게 준수되고 지불 요청이 조기에 수락되지 않도록 할 수 있습니다.
반복 작업 만들기
이번에는 여러분이 마케팅 팀의 일원이라고 가정해 보겠습니다. 매달 팀에서 담당하는 제품에 대한 뉴스레터를 발행해야 합니다. 이 뉴스레터를 설명하는 이슈는 동일한 제목, 동일한 마감일, 동일한 담당자와 같이 매달 거의 동일하기 때문에 다가오는 뉴스레터와 이와 관련하여 생성해야 하는 이슈를 쉽게 잊어버릴 수 있습니다. 여기서 YouTrack 워크플로는 두 가지 문제를 해결하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
사람이 직접 입력하지 않아도 자동으로 워크플로가 지정된 일정(예: 한 달에 한 번)에 따라 미리 정의된 제목 및 필드(담당자, 마감일, 필수 항목 목록)를 사용하여 이슈를 생성할 수 있습니다. 이는 자동화뿐만 아니라 팀에 대한 알림 역할도 합니다. 해당 이슈가 생성되면 자동으로 알림을 받게되어, 마감일을 추적할 필요가 없을 뿐만 아니라 이러한 이슈를 생성하는 데 시간을 낭비하지 않아도 됩니다.
또한 워크플로는 뉴스레터와 관련하여 다가오는 마감일에 대해 마케팅 팀에 알림을 보낼 수 있습니다. 예를 들어, 편집 팀에 자료를 보내야 하는 날짜 3일 전에 팀원에게 알릴 수 있습니다.
이슈 업데이트 시 필드 업데이트
거의 모든 팀은 수행하는 작업 유형에 관계없이 필수적으로 수행해야 하는, 하지만 그리 달갑지 않은 일상적 작업을 가지고 있습니다. 예를 들어, 모든 하위 작업이 확인되면 사용자 스토리를 마감하고, 해당 사무실 관리자에게 커피머신의 수리 요청을 할당하고, 이벤트 준비에 소요된 시간을 계산하여 기록하는 등의 일들입니다. 그 밖에도 예는 많을 것입니다. 워크플로를 사용하면 사람이 직접 입력해야 하는 필요성이 해소되므로 더 이상 이러한 평범한 업무에 팀의 시간을 낭비할 필요가 없습니다.
워크플로는 이슈에 대한 작업을 시작하거나, 이슈를 해결하거나, 담당자를 변경할 때 이슈 업데이트에 대응할 수 있습니다. 다음으로 수행해야 할 작업을 워크플로에 지정할 수 있습니다. 예를 들어 타이머를 시작하거나, 상위 작업을 마감하거나, 이슈의 우선 순위를 업데이트하는 것들이 있을 수 있습니다. 즉, 직접 워크플로에 완벽한 프로세스를 만들 수 있습니다.
YouTrack 워크플로 기초 내용
워크플로는 하나 이상의 규칙을 수집하는 컨테이너입니다. 각 규칙은 특정 사용 사례를 다루는 스크립트입니다. Kanban 프로세스를 구성하거나 기한을 처리하는 것과 같이 동일한 목적과 관련된 경우 여러 규칙을 하나의 워크플로로 결합하는 것이 좋습니다. 워크플로는 프로젝트 단위로 작동하므로, 적용하려면 먼저 프로젝트에 연결해야 합니다.
YouTrack에는 무료로 사용할 수 있는 디폴트 워크플로 세트가 함께 제공됩니다. 그 중에는 예정된 마감 알림 및 자동 이슈 할당과 같은 주요 사용 사례를 처리하는 워크플로가 있습니다. 여러분의 요구사항에 맞는 워크플로가 없으면 언제든지 직접 만들 수 있습니다.
규칙 구조
대부분의 규칙은 조건(guard), 액션(action) 및 요구 사항(requirements)의 세 가지 주요 부분으로 구성됩니다.
조건(guard) 섹션은 규칙을 실행하기 위한 조건을 지정합니다. 예를 들어 조건(guard) 섹션에서 해결된 상태로 이동하는 보고된 이슈에 대해서만 규칙이 트리거되도록 지정할 수 있습니다.
액션(action) 섹션에서는 이슈에 적용할 논리를 설명합니다. 이것이 규칙의 주요 부분으로, 규칙이 수행해야 할 작업을 알려줍니다. 예를 들어, 액션(action) 섹션의 로직은 알림 보내기, 필드 업데이트, 새 코멘트 추가 또는 이슈 생성 규칙을 가질 수 있습니다.
요구 사항(requirements) 섹션은 규칙이 프로젝트에 안전하게 연결될 수 있도록 합니다. 예를 들어, 규칙이 여러 값을 갖을 수 있는 Assignee(담당자) 필드를 사용하고 이 내용이 요구 사항(requirements) 섹션에 지정되어 있다면 이 규칙이 연결된 프로젝트에 여러 값을 갖을 수 있는 담당자 필드가 있을 때까지 규칙이 실행되지 않습니다.
규칙 유형에 따라 구조에 추가 부분이 있을 수 있습니다. 규칙 유형을 살펴보겠습니다.
워크플로 규칙 유형
워크플로 규칙에는 변경 시, 일정, 액션 및 상태 시스템의 네 가지 주요 유형이 있습니다. 가장 많이 이용되는 두 가지에 대해 자세히 살펴보겠습니다.
변경 시 규칙
변경 시 규칙은 이슈에 변경 사항이 적용될 때 트리거됩니다. 이슈 생성 시, 새 코멘트가 추가될 때, 필드가 업데이트될 때 등에 트리거될 수 있습니다. 몇 가지 일반적인 사용 사례로, 할당된 이슈를 사용자가 처리 중(In Progress) 상태로 이동하거나 기한을 지정하지 않고 이슈를 제출할 수 없도록 하는 것 등을 들 수 있습니다. 변경 시 규칙은 변경을 트리거한 사용자를 대신하여 실행됩니다.
일정 규칙
일정 규칙은 설정된 일정에 따라 트리거됩니다. 예를 들어, 일정 규칙은 매주 월요일, 매일 오후 1시 또는 1분마다 트리거될 수 있습니다. 일정 규칙은 규칙의 검색 섹션에서 발견된 일련의 이슈에 논리를 적용합니다. 검색 섹션에는 이 규칙에 의해 처리되는 이슈(예: 해결되지 않은 중요 이슈)를 결정하는 쿼리가 포함되어 있으며, cron 섹션은 규칙을 적용하기 위한 일정(예: 매일 오후 3시)을 정의합니다.
일정 규칙에 대한 몇 가지 일반적인 사용 사례로, 이슈 담당자에게 다가오는 마감일을 상기시키거나 매주 월요일에 발송해야 하는 뉴스레터에 대한 반복 이슈를 생성하는 것을 들 수 있습니다.
YouTrack 확장
대부분의 팀은 인프라에 둘 이상의 도구를 가지고 있습니다. 물론 이러한 도구들은 어떤 방식으로든 상호 작용해야 합니다. 고객 관계 관리 시스템 및 이슈 트래커, 또는 디자이너 도구를 프로젝트 관리 시스템과 연결해야 할 수도 있습니다. YouTrack과 사용하는 다른 도구 사이에 기본적인 통합이 없는 경우, 워크플로가 여기에서도 도움을 줄 수 있습니다. YouTrack 워크플로는 타사 도구와 통신하기 위해 HTTP 요청을 전송할 수 있습니다. 새 이슈가 생성되었거나 사용자 스토리가 해결되었음을 알려야 하는 경우를 예로 들 수 있습니다.
바로 사용할 수 있는 예제
얼마 전 JetBrains는 해당 블로그 게시물 시리즈인 Make It Workflow에서 가장 인기 있는 워크플로 시나리오를 수집하기 시작했습니다. 여기에는 헬프데스크 및 메일함 경험을 향상시키는 방법, 시간 보고서를 생성하여 이메일로 보내는 방법, 프로세스를 지원하고 원치 않는 이슈 업데이트(가시성 설정 변경 및 필드 업데이트 포함)를 방지하는 방법을 설명하는 블로그 게시물이 포함됩니다. 이러한 게시물을 잘 숙지하여 워크플로를 효율적으로 사용하는 방법을 배우고 작업 프로세스의 일부를 자동화하는 방법에 대한 새로운 아이디어를 얻으세요.
이러한 팁이 팀의 요구에 맞게 YouTrack을 구성하는 데 도움이 되기를 바랍니다. 여러분의 아이디어와 의견을 듣고 싶습니다! YouTrack의 워크플로 기능에 추가하거나 개선하고 싶은 사항이 있나요?
아래에 의견을 남겨주시거나 직접 지원 요청을 해 주세요. 한편, 이번 가을에 예정된 YouTrack의 다음 주요 릴리스에서 주목할 새로운 기능 업데이트, 바로 시각적 워크플로 에디터를 준비하고 있습니다. 이 기능을 이용하면 프로그래밍 기술 없이도 워크플로를 만들 수 있으니 소식을 기다려 주세요!
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